In de release van woensdag 30 september zal HROffice Recruitment uitgebreid worden met een aantal nieuwe functionaliteiten en verbeteringen. Vanwege de hoeveelheid en omvang van de update worden er een aantal webinars gegeven om hier inhoudelijk meer informatie te geven. In deze webinars wordt besproken hoe er invulling gegeven kan worden aan de nieuwe functionaliteiten en wat de toegevoegde waarde is. Klik hier als je je wilt inschrijven voor de voor het webinar van 24 september of 29 september.
Het webinar in het kort:
Uitbreiding vacature workflow:
Gebruikers koppelen aan specifieke fases in de workflow
Status specifieke taken en checklist
Automatische interview planning
Automatische consentverlenging kandidaten
Gecombineerde privé en gedeelde notities
Heb je onlangs feedback gegeven of suggesties gedaan ter verbetering van HROffice? Lees dan snel verder om te ontdekken of jouw input is meegenomen in deze release. In deze nieuwsbrief zetten we de belangrijkste aanpassingen kort voor je op een rij.
Toegang kandidaat enkel voor gekozen statussen in de workflow
Het is nu mogelijk om per lid van een team binnen een vacature, aan te geven bij welke workflowstatussen deze persoon toegang heeft tot de kandidaat. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat een teamlid alleen kandidaten in de status "Nieuw" en "Interview" kan zien. Hierdoor kun je de toegang binnen een vacature beter laten aansluiten op de werkzaamheden van verschillende gebruikers. De ingestelde statusbeperking geldt alleen voor toegang via het vacatureteam. Wanneer een gebruiker op een andere manier toegang heeft tot een kandidaat, bijvoorbeeld via de Talentpool, blijft die toegang van toepassing. Hierbij is het scherm voor het aanmaken van automatische acties direct verbeterde en is iIn het overzicht nu per status te zien hoeveel acties er actief zijn en welke dit zijn.
Uitgebreid takenbeheer/Checklist
Het werken met taken wordt uitgebreider en overzichtelijker. Je kunt een taak vanaf nu aan meerdere gebruikers toewijzen. Daarbij kun je aangeven of één van de toegewezen gebruikers de taak mag afronden, of dat alle toegewezen gebruikers hun deel moeten afronden. Via de widget voor taken bij kandidaten en vacatures, is beter zichtbaar welke taken nog openstaan, voor wie ze zijn en kunnen hier afgevinkt worden na afronding. Daarnaast kunnen taken automatisch onderdeel worden van een workflow. Wanneer een kandidaat een bepaalde status bereikt, wordt de bijbehorende taak aangemaakt. Verlaat de kandidaat deze status, dan wordt de taak gedeactiveerd.
Interviewplanning uitgebreid
Het plannen van interviews wordt flexibeler. Naast het aanbieden van slots naar de kandidaat is het nu ook mogelijk om de kandidaat zichzelf te laten inplannen via een beschikbare agenda. Gebruikers kunnen hiervoor de eigen beschikbaarheid aangeven via de Instellingen en daarbij meerdere tijdsblokken per dag opgeven. Ook kan een maximum aantal interviews per dag worden ingesteld. Bij het plannen van een gesprek houdt HROffice rekening met de beschikbaarheid van de verplichte interviewers en, wanneer de agenda is gekoppeld, met bestaande afspraken. Daarnaast kunnen interviewuitnodigingen automatisch vanuit een workflow worden klaargezet wanneer een kandidaat een bepaalde status bereikt (dit kan uiteraard alleen bij de optie voor het zelf inplannen via een beschikbare agenda).
Uitgebreide Importfunctionaliteit
De bestaande importfunctionaliteit voor kandidaten is uitgebreid om ook gebruikers en entiteiten te kunnen importeren. Daarnaast is de volledige importflow vernieuwd met een duidelijk stappenproces inclusief validatie, mapping en previewfunctionaliteit, waardoor gegevens eenvoudiger en betrouwbaarder kunnen worden geïmporteerd.
Salarisinformatie via Rechtenbeheer
Het veld "Salaris" kan nu beter worden afgeschermd via aparte toegangsrechten, zodat alleen geautoriseerde gebruikers deze gegevens kunnen bekijken. Via Rollen & Rechten is het mogelijk om dit nieuwe specifieke recht wel of niet op te nemen in de rollen die worden aangemaakt.
AVG/privacy geautomatiseerd
De "AVG" pagina via de algemene instellingen heet nu "Privacy". Op deze pagina zijn de oude pagina's voor AVG en het automatisch verwijderen van kandidaten samengevoegd. Op deze pagina tref je de instellingen voor het automatisch verwijderen zoals je gewend bent.
Voor het proces van AVG is er veel veranderd. Dit kan je nu volledig automatiseren. Dit kan door aan te geven, hoe lang na "Consent" de kandidaat verwijderd moet worden. Het is mogelijk om een x aantal dagen ervoor een verzoek tot verlenging te sturen, eventueel een reminder en of de kandidaat wel of niet automatisch verwijderd moet worden.
Nieuwe manier van werken met notities
De verschillende soorten notities binnen HROffice maken vanaf deze release gebruik van één duidelijk zichtbaarheidsmodel. Bij het maken van een notitie kun je kiezen uit:
Publiek: zichtbaar voor gebruikers die toegang hebben tot vacature of kandidaat
Beperkt: alleen zichtbaar voor jou en de door jou geselecteerde gebruikers.
Privé: alleen zichtbaar voor jezelf.
Bij het afdrukken en exporteren blijven de ingestelde rechten van toepassing. Bestaande persoonlijke privénotities blijven dus behouden en privé.
Communicatiecentrum en e-mailalias nu gescheiden
Op verzoek van meerdere klanten is het mogelijk gemaakt om gebruik te maken van het Communicatiecentrum en de gekoppelde Outlook-mailbox, zonder de aanwezigheid van de e-mailalias. Maak je al gebruik van het Communicatiecentrum en wil je dit gescheiden hebben, stuur dan een verzoek via onderstaande contactgegevens om dit aan te laten passen.
Verbeteringen design
Mocht je straks het gevoel hebben dat er buiten functionaliteiten ook iets veranderd is in de uitstraling, dat klopt! Met minimale aanpassingen hebben we meer contrast aangebracht om de zichtbaarheid te verbeteren.
We staan klaar om je te helpen
Wil je jouw vraag bespreken met een expert van HROffice, aarzel dan niet om ons een chatbericht te sturen (via de chatoptie linksonder op je scherm in HROffice).
Of neem tijdens werktijd contact op met de HROffice Customer Succes afdeling: bel ons op +31 (0)23 553 0359 of stuur een mail naar [email protected].