Onder de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG), in het Engels General Data Protection Regulation (GDPR), mogen de persoonsgegevens in Europa enkel nog verwerkt worden indien daar een rechtmatige grondslag voor bestaat of toestemming voor is gegeven. De betrokken particuliere persoon heeft op elk moment het recht om zijn of haar persoonsgegevens te raadplegen, te laten corrigeren en zelfs om helemaal vergeten te worden. Op elk moment mag men dergelijke eisen stellen. Je bent dan verplicht inzage te geven in persoonsgegevens die jij verwerkt en ze desgewenst aan te passen of helemaal te wissen.

Je mag persoonsgegevens verwerken (grondslagen AVG):

Bij het solliciteren op een vacature stemt de kandidaat in dat zijn/haar gegevens bewaard mogen worden voor een bepaalde periode. Dit geef je aan in je privacystatement.

In het profiel van de kandidaat zie je twee datums. Dit is de datum van de sollicitatie en de datum van wanneer de bewaarplicht is ingegaan. Wanneer je opnieuw toestemming hebt gevraagd wijzigt de tweede datum in de datum waarop de toestemming is gegeven.

In het kandidaat-profiel en het kandidatenoverzicht kun je toestemming aanvragen van je kandidaten om hun gegevens langer te mogen bewaren. Dit kan individueel of via een bulkactie naar meerdere kandidaten. Voor deze mail is een template beschikbaar, deze kun je ook zelf toevoegen en aanpassen. Wanneer een kandidaat deze toestemming heeft verleend wijzigt de datum van toestemming in het profiel van de kandidaat.

Als je kandidaten verwijdert uit HROffice zijn de persoonsgegevens van deze kandidaten niet meer zichtbaar in je rapportages en big data. De gegevens worden geanonimiseerd en niet in zijn geheel verwijderd waardoor dit geen gevolgen heeft voor je KPI’s, maar je wel voldoet aan de AVG-wetgeving.