Voor het gebruik van HROffice Recruitment is er geen implementatie nodig en omdat het een SaaS oplossing is kun je de software op al je apparaten gebruiken.
Inloggen
HROffice Recruitment is op al je apparaten met verbinding met het internet te gebruiken.
Als je al een gebruikerslicentie hebt kun je inloggen via: www.portal.hroffice.eu/nl/login.
Indien je tweestapsverificatie wilt gebruiken kan dit geactiveerd worden in ’Mijn profiel’.
In dit artikel krijg je meer uitleg over tweestapsverificatie.
Ik heb nog geen account in HROffice Recruitment
Zelf een demoaccount aanmaken (of neem contact op).
Vraag een demo aan, wij kunnen vervolgens op basis van jouw wensen je account aanmaken.
Maakt jouw bedrijf al gebruik van HROffice en wil je ook als gebruiker worden toegevoegd? Via onze website kun je enkel een bedrijfsaccount aanmaken. Vraag daarom een collega om je als gebruiker aan te maken en toe te voegen aan de bedrijfslicentie.
Dashboard en widgets
Na het inloggen kom je terecht op het onderstaande scherm, het dashboard van HROffice Recruitment. Op het dashboard kun je in één overzicht de laatste ontwikkelingen op je account overzien. Aan de linkerkant van het scherm kun je het menu uitklappen en navigeren naar andere delen van de applicatie, zoals de vacatures en kandidaten.
Het dashboard is je overzichtspagina. Het geeft inzicht in de laatste kandidaten, huidige vacatures en bepaalde statistieken uit het recruitmentproces die je door middel van widgets zelf kunt toevoegen en ordenen op het dashboard. De gegevens zijn aanklikbaar, zodat je direct kunt doorklikken naar de gewenste informatie. Doormiddel van de knop ‘+ Widget’ voeg je nieuwe widgets toe. Middels het 'prullenbakje' kun je widgets verwijderen en is het mogelijk om je dashboard met de juiste widgets helemaal naar wens in te richten.
Knoppen op het dashboard:
+ Nieuw
Naast de knop ‘+Widgets’ vind je bovenaan elke pagina ‘+Nieuw’. Wanneer je het menu onder de knop open klikt kun je direct navigeren naar verschillende acties: een vacature aanmaken, een kandidaat handmatig toevoegen, een talentpool maken, een campagne starten en bij profiel een nieuwe gebruiker toevoegen aan HROffice.
AVG/GDPR
Onder deze knop vind je een overzicht van alles wat je in HROffice kunt instellen omtrent de AVG-regelgeving. Dit gaat van het overzichtelijk krijgen van te verwijderen kandidaten tot het instellen van automatische verwijdering of het tijdig opnieuw aanvragen van toestemming om gegevens te bewaren.
Profiel
Via je gebruikersnaam, rechtsboven in het scherm krijg je een drop-down met diverse snelkoppelingen naar veelgebruikte menufuncties. Zie onderstaande afbeelding.
Je ziet hier bij 'Gebruiker' de basisgegevens van je eigen profiel. Bij 'bedrijfsprofiel' zie je nog meer basisgegevens, maar daar kun je ook 5 verschillende Templates selecteren zodat vacatures die gaat plaatsen automatisch voorzien worden van die 5 Templates.
‘Taken’ kunnen worden gebruikt om taken en herinneringen voor jezelf of collega’s aan te maken. Bijvoorbeeld wanneer je een actie na een bepaalde periode uit moet voeren of je iets wil overdragen aan een collega. Je taken en gedelegeerde taken vind je terug in de widget ‘Mijn Taken’ en in de agenda (terug te vinden in je menu).
Bij 'Gebruikers' kunnen nieuwe gebruikers voor HROffice worden aangemaakt. 'Organisatiestructuur' kan gebruikt worden om nieuwe entiteiten aan te maken voor je organisatie. Via 'Instellingen' ga je naar alle instellingen die in HROffice beschikbaar zijn voor jouw rol. Mocht er op kandidaat- of vacatureniveau een filter zijn opgeslagen, dan kun je deze terugvinden bij 'Opgeslagen filters Kandidaten' en 'Opgeslagen filters Vacatures'. Bij 'taal' (mits er meerdere talen beschikbaar zijn in HROffice) kun je van taal wisselen in je account. 'Uitloggen' kan uiteraard gebruikt worden om uit te loggen.
Notificaties
Bij notificaties ontvang je nieuws en informatie vanuit HROffice wat van belang kan zijn voor gebruikers. Mocht er bijvoorbeeld een nieuwe release zijn geweest dan wordt je daar per mail van op de hoogte gebracht en kun je dat bij 'Notificaties' rechtsboven in je scherm in HROffice terugvinden.
Menu aan de linkerkant van je scherm (niet alle modules zijn aanwezig in het basispakket en kunnen nog worden aangeschaft)
 | Vacatures Bij ‘Vacatures’ tref je alle actieve vacatures en de vacatures die al ingevuld of afgerond zijn. Deze vind je terug in het archief. Via de +Nieuw knop bovenaan de pagina is het altijd mogelijk om direct een nieuwe vacature aan te maken. |
| Kandidaten Bij ‘Kandidaten’ tref je een overzicht met alle kandidaten. Wij verdelen deze in actieve kandidaten en kandidaten in het archief (niet meer in proces). Kandidaten komen voornamelijk via het online sollicitatieformulier binnen. Mocht er toch via een ander kanaal een kandidaat binnenkomen kun je deze via de +Nieuw knop bovenaan de pagina worden toegevoegd aan een vacature binnen HROffice. |
| Beoordelingen Bij ‘Beoordelingen’ tref je alle kandidaten aan die je moet beoordelen. Hier vind je direct alle gegevens die de kandidaat heeft achtergelaten in het sollicitatieformulier. Dit wordt eventueel aangevuld met informatie van collega’s. Aan de hand van deze informatie laat je je beoordeling achter. |
| Talentpools Als je binnen jouw organisatie toegang hebt tot talentpools, dan komen deze pools hier naar voren. Als je de module talentpools gebruikt kun je een onbeperkt aantal talentpools toevoegen aan HROffice. Het is mogelijk om via labels bepaalde kwaliteiten en eigenschappen toe te voegen aan de profielen. Via deze labels en de zoekfunctie zijn specifieke profielen die je zoekt ook weer gemakkelijk terug te vinden. Denk bijvoorbeeld aan een stagiaire die succesvol een stage heeft afgerond en in de toekomst weer interessant zou kunnen zijn. Via de +Nieuw knop
Meer informatie over talentpools en het aanvragen van toestemming lees je hier. |
| Campagnes Verbeter de zichtbaarheid van je vacature(s) om kwalitatief goede kandidaten te vinden. Bij ‘Campagnes’ maken we de koppeling met Adver-Online, de job marketing tak van Adver-Online Group waar ook HROffice onder valt. Bij campagnes kun je terecht als je een wervingscampagne op wil starten voor een bepaalde vacature. Binnen de tool in HROffice kun je via selfservice een campagnesuggestie genereren voor de promotie van een vacature. Wij kopen groot in bij vacaturewebsites in Nederland en België waardoor je plaatsingen via HROffice voordeliger kunt inkopen en ook niet meer handmatig hoeft te plaatsen. Dat doen wij voor je met de gegevens die je al hebt ingevuld bij je vacatures.
Bij Adver-Online is nog veel meer mogelijk voor het vinden en binden van de juiste medewerkers. Meer informatie hierover vind je hier. |
| Agenda In je agenda vind je je geplande gesprekken en taken terug. Hier vind je een overzichtelijke kalender met alle uitstaande verzoeken voor interviews. Door op de gebeurtenissen te klikken verschijnt meer informatie over de gebeurtenis. |
| Berichten Het communicatiecentrum is een extra module die we kunnen koppelen aan jouw e-mailadres. Door middel van het gebruik van een e-mail alias verstuur je e-mails naar kandidaten vanuit HROffice. Ook vind je hier je Inbox terug waardoor je e-mails kunt koppelen aan kandidaten. Zo bewaar je alle informatie van en naar kandidaten en beoordelaars op één plek. Daarnaast kun je door het e-mail adres van collega’s te koppelen direct inzien wanneer zij ruimte hebben om een gesprek te voeren. |
| Recruitment Analytics Door de module Recruitment Analytics heb je toegang tot een data dashboard en rapportages met inzichten van alle processen binnen het ATS.
Daarnaast komen ook alle analytics gegevens van de werken-bij-website en de campagnes hier samen. Bij elkaar zijn dit alle gewenste gegevens van recruiters. Krijg inzicht in onder andere time/cost per hire, conversies, bronnen, doorlooptijden en andere prestaties van je hiring team. |
Meer informatie over Talentpools, Berichten en Recruitment Analytics vind je hier.
| Instellingen Voor het gebruik van HROffice is geen implementatie nodig, maar dienen er wel zaken te worden ingericht in het account zodat HROffice je efficiëntie en tijdbesparing gaat opleveren. Via ‘Instellingen’ kun je alle inrichtingszaken managen voor het gebruik van HROffice. Je kunt bijvoorbeeld denken aan de templates voor alle communicatie vanuit het systeem, het toegang geven aan alle nodige gebruikers, het instellen van alerts op doorlooptijden van kandidaten en de specifieke AVG pagina met alle relevante notificaties en informatie die je nodig hebt. |
Meer informatie over de verschillende instellingen vind je hier.
| Helpcentrum Via “Helpcentrum” kom je in ons helpcentrum. Ons helpcentrum is voor iedereen toegankelijk. De informatie is 24/7 beschikbaar en kan dus ook buiten kantoortijden geraadpleegd worden als daar behoefte aan is. Uiteraard doet HROffice zijn best de kennisbank te blijven analyseren, updaten en verbeteren. Heb je een tip of toevoeging? Neem contact met ons op. |
| Connect Verbindt het volledige HR-proces van je organisatie. Met HROffice Connect stroomlijn je het volledige HR-proces van je organisatie. Hierdoor werk je efficiënter, verlaag je kosten en verhoog je het plezier.
Met Connect koppel je rechtstreeks met diverse HR-applicaties die gekoppeld zijn aan je instroom-, doorstroom- of uitstroomproces. Denk bijvoorbeeld aan: HROffice Contracts, Onboarding en Planning. Meer informatie? Neem contact met ons op. |
Heb je vragen? Aarzel dan niet om ons een chatbericht te sturen (via de chatoptie rechtsonder op je scherm) of e-mail of bel ons.
Onze contactgegevens zijn:
E-mail: [email protected] Telefoon: 023-553 03 59
We staan klaar om je te helpen!
Met vriendelijke groet,
Team HROffice Recruitment