Wanneer je een kandidaat aanklikt via de kandidaat tegel kom je in het “profiel” of het dossier van de kandidaat. In het kandidatenprofiel zijn alle gegevens van een kandidaat terug te vinden. Aan de linkerkant van het scherm navigeer je naar alle verschillende gegevens die je hebt opgevraagd van een kandidaat. In de header, aan de bovenkant van je scherm, zie je een aantal gegevens van de kandidaat en kun je verschillende acties uitvoeren en zie je de activiteit van de kandidaat binnen HROffice.
Header
In de header vind je verschillende gegevens van de kandidaat en kun je acties uitvoeren. De meeste van deze gegevens zijn aanklikbaar. Wanneer je met je muis op gegevens gaat staan zie ook je meer informatie.
In de header vind je verschillende gegevens:
Naam van de kandidaat
De score uit beoordelingen, wanneer deze gegeven zijn. Het getal tussen haakjes is het aantal beoordelingen dat is gegeven.
Naam van de vacature
Entiteit waar de vacature onder valt
De datum van solliciteren
De datum bewaarplicht. Dit is de datum van het geven van toestemming voor het bewaren van de persoonsgegevens.
Daarnaast kun je aan de rechterkant verschillende snelle acties doen:
Snel navigeren naar talentpools
Het profiel in zijn totaal uitprinten
De kandidaat verwijderen
Ook kun je direct acties uitvoeren voor verschillende doeleinden. Deze acties vind je ook terug in de verschillende tabbladen van de kandidaat die hieronder aan bod komen.
Verder kun je in het kandidaatprofiel de status van de kandidaat aanpassen. Door middel van de pijlen navigeer je naar de volgende kandidaat.
Menu
| Overzicht Via de knop overzicht ga je terug naar het overzicht van je kandidaten. Indien je vanuit een vacature naar een kandidaat gaat, zul je terug gaan naar het overzicht van kandidaten met deze vacature als filter. |
| Board Met deze knop ga je terug naar het board van de vacature waar deze kandidaat bij hoort. |
| Profiel Wanneer je een kandidaat aanklikt kom je als eerste terecht bij het profiel. Hier vind je alle naw-gegevens die de kandidaat heeft ingevuld in het sollicitatieformulier. Ook kun je deze gegevens hier bewerken of aanvullen. |
| Documenten Bij documenten kun je alle documenten vinden die door de kandidaat zijn geüpload bij het solliciteren. Je kunt hier ook extra documenten aan toevoegen en documenten downloaden. Beoordelaars kunnen deze documenten ook digitaal inzien. Ons advies is om zo min mogelijk documenten te downloaden en printen om een datalek te voorkomen doordat de persoonsgegevens van kandidaten ergens rondslingeren. |
| Vragenlijst Via de knop vragenlijst zie je de antwoorden van de kandidaat op de vragen die je hebt gesteld bij het solliciteren. Ook kun je hier zien of de kandidaat op basis van de vragen gekwalificeerd of ongekwalificeerd is.
 Dit zie je ook terug op de overzichtspagina van de vacature door middel van een groen vraagteken. Wanneer je geen vragen hebt gesteld aan je kandidaat zie je dit vraagteken niet.
 |
| E-mails Bij e-mails kun je alle correspondentie naar de kandidaat inzien. Automatisch worden hier e-mails in bewaard die je naar de kandidaat uitstuurt via HROffice.
Wil je ook het terugkomende e-mailverkeer inzien via HROffice? Dat kan door middel van de module communicatiecentrum. Hierover lees je meer onder ‘Modules’ in het helpcentrum. |
| Beoordeling Bij beoordelingen zie je de beoordelingen die je hebt gekregen en hebt aangevraagd van de betreffende kandidaat. Ook kun je hier een nieuwe beoordeling aanvragen en je eigen beoordeling geven of aanpassen.
 |
| Interview Plan hier een interview in met de kandidaat. Hiervoor kun je gebruik maken van templates die je hebt toegevoegd bij 'Instellingen'. Meer informatie over het uitnodigen van kandidaten lees je hier. |
| Talentpool Talentpools is één van de modules die toe te voegen zijn aan HROffice. Wanneer je goede kandidaten ontvangt maar op dat moment geen passende vacatures vacant hebt, kun je kandidaten bewaren in talentpools. Zo kun je op een later moment weer contact met hen opnemen. Meer informatie over talentpools lees je in de handleiding van modules en integraties. |
| Notities In je notities kun je extra informatie kwijt over de kandidaat, bijvoorbeeld wanneer je contact hebt gehad of feedback van een beoordelaar die je graag bewaart. |
| Meer sollicitaties Bij meer sollicitaties zie je of de kandidaat op meer vacatures heeft gesolliciteerd, wanneer en in welke status de kandidaat zich bevindt.
Wil je een kandidaat toevoegen aan een andere vacature omdat je denkt dat de kandidaat hier beter bij past? Dit kan via de actieknop rechtsboven. Kies vervolgens voor kopieer naar vacature en kies de juiste vacature. |
| Activiteit Bij activiteit zie je terug welke statussen je kandidaat heeft doorlopen. Dit zie je ook terug in het profiel aan de rechterkant. |
| AVG/GDPR Door akkoord te gaan met de privacy statement op het moment dat een kandidaat solliciteert, gaan kandidaten automatisch akkoord met de bewaartermijn die je aangeeft in het privacy statement.
In dit tabblad vindt je de datum van toestemming en de mogelijkheid om de toestemming te verlengen. Dit gaat doormiddel van een e-mail waarin de kandidaat via een link toestemming kan geven. In dat geval verandert de datum van toestemming ook automatisch in HROffice. |
Wanneer je een integratie hebt met bijvoorbeeld een HR systeem, videosollicitatie of marketing tool zie je deze onderaan het kandidatenprofiel. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken van de verschillende integraties.