Alle communicatie van en naar je kandidaten vastleggen? Met het communicatiecentrum koppel je je Outlook e-mail waardoor je alle contact met je kandidaten vast kunt leggen in HROffice. Het communicatiecentrum is een extra module van HROffice die alleen zichtbaar en te gebruiken is wanneer wij deze module voor je hebben aangesloten. Zonder gebruik van het communicatiecentrum zie je enkel uitgaande e-mails naar kandidaten die je hebt verzonden via HROffice.

Door het toevoegen van het communicatiecentrum krijg je toegang tot je HROffice inbox in het hoofdmenu en kun je gebruik maken van het communicatiecentrum e-mailadres. Wij noemen dit de e-mail alias. Je kunt het e-mail alias op meerdere manieren gebruiken. Je kunt al je e-mail synchroniseren door je Outlook e-mail te synchroniseren óf enkel e-mails vastleggen van kandidaten via e-mail alias.

Het communicatiecentrum e-mailadres noemen we ook wel het e-mail alias. Wanneer je gebruik maakt van het communicatiecentrum zul je zien dat je een ander e-mailadres in beeld krijgt, wanneer je e-mails wilt versturen via HROffice. Zie het voorbeeld hieronder.

Door het gebruik van het e-mail alias komen reacties op je e-mail terug in de HROffice inbox.

In de 'Instellingen' > 'Integraties' > 'Mailbox synchronisatie' kun je je e-mail synchroniseren met HROffice. Dit kan enkel wanneer je werkt met Outlook. Door te klikken op de knop van account toevoegen opent een pop-up waardoor je het juiste e-mail account kunt selecteren. Daarna is de koppeling gemaakt.

Door het toevoegen van deze koppeling zullen al je e-mails worden ingeladen in de HROffice inbox. Ook de e-mails via het e-mail alias komen binnen in je inbox in HROffice.

Door het gebruik van het communicatiecentrum leg je al je contact met kandidaten vast in hun profiel. Ook kun je relevante e-mails van anderen, zoals bijvoorbeeld de hiring manager, toevoegen aan het profiel van een kandidaat zodat je alle informatie op één plek kunt bewaren.

Om e-mails toe te wijzen aan een profiel moet je eerst e-mails hebben verzonden via het e-mail alias of je e-mail hebben gesynchroniseerd. Wanneer je vervolgens reacties ontvangt vind je deze terug in de inbox van HROffice.

Door de actieknop rechtsboven te gebruiken kun je e-mails toewijzen aan het profiel van een kandidaat.

Ook kun je hier andere acties uitvoeren zoals (allen) beantwoorden en doorsturen.

De e-mails die je toewijst aan een kandidaat kun je vervolgens terugvinden in het profiel van de kandidaat. Dit kan ook als je e-mails in je eigen e-mailprogramma hebt verwijderd.