Alle communicatie van en naar je kandidaten vastleggen? Met het communicatiecentrum koppel je je Outlook e-mail waardoor je alle contact met je kandidaten vast kunt leggen in HROffice. Het communicatiecentrum is een extra module van HROffice die alleen zichtbaar en te gebruiken is wanneer wij deze module voor je hebben aangesloten. Zonder gebruik van het communicatiecentrum zie je enkel uitgaande e-mails naar kandidaten die je hebt verzonden via HROffice.
Door het toevoegen van het communicatiecentrum krijg je toegang tot je HROffice inbox in het hoofdmenu en kun je gebruik maken van het communicatiecentrum e-mailadres. Wij noemen dit de e-mail alias. Je kunt het e-mail alias op meerdere manieren gebruiken. Je kunt al je e-mail synchroniseren door je Outlook e-mail te synchroniseren óf enkel e-mails vastleggen van kandidaten via e-mail alias.
E-mails versturen
Het communicatiecentrum e-mailadres noemen we ook wel het e-mail alias. Wanneer je gebruik maakt van het communicatiecentrum zul je zien dat je een ander e-mailadres in beeld krijgt, wanneer je e-mails wilt versturen via HROffice. Door het gebruik van het e-mail alias komen reacties op je e-mail terug in de HROffice inbox.
E-mail synchroniseren
In de 'Instellingen' > 'Integraties' > 'Mailbox synchronisatie' kun je je e-mail synchroniseren met HROffice. Dit kan enkel wanneer je werkt met Outlook. Door te klikken op de knop van account toevoegen opent een pop-up waardoor je het juiste e-mail account kunt selecteren. Daarna is de koppeling gemaakt.
Door het toevoegen van deze koppeling zullen al je e-mails worden ingeladen in de HROffice inbox. Ook de e-mails via het e-mail alias komen binnen in je inbox in HROffice.
E-mails toewijzen aan kandidaten
Door het gebruik van het communicatiecentrum leg je al je contact met kandidaten vast in hun profiel. Ook kun je relevante e-mails van anderen, zoals bijvoorbeeld de hiring manager, toevoegen aan het profiel van een kandidaat zodat je alle informatie op één plek kunt bewaren.
Om e-mails toe te wijzen aan een profiel moet je eerst e-mails hebben verzonden via het e-mail alias of je e-mail hebben gesynchroniseerd. Wanneer je vervolgens reacties ontvangt vind je deze terug in de inbox van HROffice.
Door de actieknop rechtsboven te gebruiken kun je e-mails toewijzen aan het profiel van een kandidaat.
Ook kun je hier andere acties uitvoeren zoals (allen) beantwoorden en doorsturen.
De e-mails die je toewijst aan een kandidaat kun je vervolgens terugvinden in het profiel van de kandidaat. Dit kan ook als je e-mails in je eigen e-mailprogramma hebt verwijderd.
Functie voor het synchroniseren van Outlook-mailboxen - Applicant Tracking System (ATS)
Overzicht
Het ATS integreert met Microsoft Outlook om automatisch e-mails met betrekking tot kandidaten te synchroniseren. Dit zorgt ervoor dat alle relevante e-mailcommunicatie wordt opgeslagen in het ATS, waardoor de efficiëntie wordt verbeterd en de interacties met kandidaten worden gecentraliseerd. Het systeem scant e-mails van het verbonden Outlook-account van een gebruiker om overeenkomsten te vinden met kandidaatprofielen in het ATS. Alleen relevante e-mails worden verwerkt, terwijl niet-gerelateerde e-mails onaangeroerd blijven.
Hoe het werkt
Outlook-account verbinden
Gebruikers autoriseren ATS om toegang te krijgen tot hun Outlook-mailbox via Microsoft Office365-authenticatie.
Het systeem vraagt specifieke machtigingen (claims) om e-mails te lezen en kandidaat-gerelateerde berichten te synchroniseren.
E-mails scannen
De ATS controleert periodiek e-mails in de Outlook-inbox van de gebruiker.
Het zoekt naar e-mailadressen die overeenkomen met kandidaten die zijn opgeslagen in de ATS-database.
Relevante e-mails synchroniseren
Wanneer een e-mail van/naar een kandidaat wordt gevonden, wordt deze gekoppeld aan het profiel van de betreffende kandidaat in het ATS.
De inhoud van de e-mail wordt opgeslagen voor referentie en gemakkelijk ophalen.
Privacy en gegevensbeveiliging
E-mails die niet aan kandidaten zijn gekoppeld, worden genegeerd en nooit opgeslagen.
Het systeem volgt strikt het gegevensbeschermingsbeleid om de privacy van de gebruiker te waarborgen.
Volgens de AVG worden alle e-mails met betrekking tot een kandidaat permanent verwijderd zodra hun profiel uit de ATS is verwijderd.
Office365-machtigingen (claims) uitgelegd
Om deze functionaliteit mogelijk te maken, vraagt het ATS de volgende Microsoft Office365-claims aan:
profiel: Biedt toegang tot de basisprofielgegevens van de gebruiker (naam, ID) om de identiteit vast te stellen.
e-mail: Geeft toestemming om het e-mailadres van de gebruiker te bekijken voor verificatie en identificatie.
openid: zorgt voor veilige verificatie met behulp van het identiteitssysteem van Microsoft.
offline_access: Hiermee behoudt de ATS toegang tot het postvak, zelfs wanneer de gebruiker niet actief is aangemeld.
mail.read: biedt alleen-lezen toegang tot de Outlook-e-mails van de gebruiker. Het ATS leest alleen e-mailheaders om overeenkomsten met kandidaten te vinden.
User.Read: Geeft toegang tot basisgebruikersgegevens, verifieert machtigingen en zorgt voor de juiste authenticatie.
Voordelen van e-mailsynchronisatie
Automatische e-mail volgen: Het is niet nodig om e-mails handmatig te kopiëren of door te sturen; alle relevante communicatie wordt opgeslagen in het ATS.
Verbeterde samenwerking: Recruiters kunnen de volledige e-mailgeschiedenis van een kandidaat rechtstreeks in het ATS bekijken.
Tijdsefficiëntie: Vermindert de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar e-mails van kandidaten op verschillende platforms.
Gegevensbeveiliging: Zorgt ervoor dat alleen e-mails met betrekking tot kandidaten worden geopend, waardoor de privacy van de gebruiker behouden blijft.
Conclusie
De ATS Outlook Mailbox Sync is een naadloze oplossing die de wervingsworkflows verbetert door de communicatie met kandidaten te centraliseren. Door gebruik te maken van veilige Microsoft Office365-machtigingen, zorgt het voor efficiënte e-mailtracking en tegelijkertijd worden gebruikersgegevens beschermd.
Functie voor het synchroniseren van Outlook-agenda's - Volgsysteem voor sollicitanten (ATS)
Overzicht
Het ATS integreert met Microsoft Outlook Calendar om de planning van interviews met kandidaten te stroomlijnen. Dankzij deze integratie kunnen recruiters de beschikbaarheid van de agenda van gebruikers bekijken, tijdslots voorstellen en afspraken maken of bijwerken, rechtstreeks vanuit het ATS.
Hoe het werkt
Outlook-agenda verbinden
Gebruikers verbinden hun Outlook-agenda via beveiligde Microsoft Office365-verificatie.
Het ATS vraagt specifieke machtigingen (scopes) om toegang te krijgen tot agenda-afspraken en deze te beheren.
Beschikbaarheid bekijken
Het ATS controleert de beschikbaarheid van relevante deelnemers in de kalender om tijdvakken voor interviews voor te stellen.
Dit wordt gedaan met behulp van leesrechten op de kalendergegevens.
Sollicitatiegesprekken plannen
Wanneer een kandidaat een voorgesteld tijdvak bevestigt, maakt het ATS een agenda-afspraak rechtstreeks in de Outlook-agenda van de gebruiker.
Afspraken bijwerken of annuleren
Als een interview wordt verplaatst of geannuleerd, wordt de bijbehorende agenda-afspraak bijgewerkt of verwijderd.
Privacy en gegevensbeveiliging
Het ATS leest en schrijft alleen agendagegevens die betrekking hebben op het plannen van interviews.
Niet-gerelateerde agendagegevens worden nooit geopend of opgeslagen.
Volgens de AVG worden agendagegevens met betrekking tot een kandidaat verwijderd zodra het profiel van de kandidaat uit het ATS is verwijderd.
Office365-machtigingen (bereiken) uitgelegd
Om deze functie in te schakelen, vraagt het ATS de volgende Microsoft Office365-bereiken aan:
profiel: toegang tot basisprofielinformatie voor gebruikersidentificatie.
e-mail: Toestemming om het e-mailadres van de gebruiker te bekijken.
openid: maakt veilige verificatie mogelijk via Microsoft Identity Services.
offline_access: Hiermee behoudt ATS toegang tot agendagegevens, zelfs wanneer de gebruiker offline is.
User.Read: Heeft toegang tot basisgebruikersgegevens om machtigingen te valideren.
Calendars.Read: Hiermee kunt u agenda-afspraken lezen om de beschikbaarheid te bepalen.
Calendars.Read.Shared: Hiermee kunt u gedeelde agenda-afspraken tussen teamleden lezen.
Calendars.ReadWrite: Vereist voor:
Lees de beschikbaarheid voor het plannen van interviews.
Maak afspraken zodra een kandidaat een tijdslot bevestigt.
Wijzig of verwijder afspraken als sollicitatiegesprekken worden verplaatst of geannuleerd.
Voordelen van Calendar Sync
Vereenvoudigde planning: Stel interviewtijden voor en bevestig ze zonder tussen tools te schakelen.
Realtime updates: Houdt agenda's up-to-date met interviewschema's.
Verbeterde coördinatie: Alle deelnemers zijn afgestemd op geautomatiseerde agenda-uitnodigingen.
Veilig en conform: Er wordt alleen toegang verkregen tot interviewgerelateerde gegevens, met AVG-conforme gegevensverwerking.
Conclusie
De ATS Outlook Calendar Sync-functie maakt het plannen van sollicitatiegesprekken naadloos en efficiënt. Door gebruik te maken van de juiste Office365-scopes beheert het systeem de beschikbaarheid van agenda's en afspraken op een veilige manier, met inachtneming van de privacy van gebruikers en de gegevensregelgeving.
Wil je meer weten over de tarieven en mogelijkheden? Aarzel dan niet om ons een chatbericht te sturen (via de chatoptie rechtsonder op je scherm) of e-mail of bel ons.
Onze contactgegevens zijn:
E-mail: [email protected] Telefoon: 023-553 03 59
We staan klaar om je te helpen!
Met vriendelijke groet,
Team HROffice Recruitment