Heb je een vacature die lastig in te vullen is of heb je de werving van nieuw personeel uitbesteed? In beide gevallen kun je hiervoor een bureau inschakelen. In deze handleiding leggen we uit hoe je de samenwerking met een bureau in het ATS van HROffice op kunt starten. Het bureauportaal is een extra module van HROffice die alleen zichtbaar en te gebruiken is wanneer wij deze voor je hebben aangesloten.

De eerste stap is het aanmaken van een bureau in HROffice. Wanneer je bent ingelogd in je HROffice account ga je aan de linkerkant in de menustructuur naar: Instellingen > Integraties > Bureauportaal

Klik rechtsboven op de knop ‘aanmaken’ om een nieuw bureau toe te voegen. Je krijgt vervolgens onderstaand scherm te zien:
​

Hier vul je alle informatie aan. Ook kun je aangeven of je het bureau automatisch wilt selecteren wanneer je een vacature plaatst en of het bureau een bericht krijgt van een wijzigingen.

In de reactievelden kun je kiezen welke informatie je van het bureau over een kandidaat wilt ontvangen.

Nadat je een bureau hebt aangemaakt en opgeslagen zie je een aantal icoontjes waaronder een ‘envelopje’. Middels deze button krijg je de mogelijkheid om het bureau uit te nodigen voor HROffice. Hier kun je middels dynamische velden een bericht met instructies mailen naar het bureau waarmee de gebruiker vervolgens kan inloggen.

Je hebt het bureau nu opgeslagen. Nu kun je een vacature aan een bureau toeschrijven.

Hier kun je aanvullende informatie voor de bureaus toevoegen zoals bijvoorbeeld het uurtarief, de gewenste periode en eventuele documenten.

Selecteer onderaan vervolgens een bureau bij het veld ‘Bureaus’. Per toegevoegd bureau kun je een maximaal aantal kandidaten, maximaal aantal uren en commentaar toevoegen.

De bureaus dien je vooraf al te hebben toegevoegd.

Klik op de blauwe button “opslaan”. De vacature is nu succesvol toegevoegd aan het bureau.

Het bureau krijgt automatisch een e-mail met de aanvraag om in te loggen in de ‘agency portal’ en kandidaten te aan te leveren voor de vacature. Kandidaten die aangeleverd worden zullen automatisch ingeladen worden in het ATS zodat het sollicitatieproces gestart kan worden.

Notities die door het bureau zijn ingevuld worden zichtbaar in het ATS bij het profiel van de kandidaat. Nadat je de kandidaat hebt meegenomen in je sollicitatieproces en je verandert de status van een kandidaat, zal deze wijziging van status ook te zien zijn in de ‘agency portal’ van het bureau.

Bij de kandidaten die door bureaus worden aangeleverd is in het dossier een chat optie toegevoegd. Via 'Communicatie bureau' in het profiel van de kandidaat is het mogelijk om chat berichten te sturen. De communicatie met het bureau is dan onderdeel van het dossier.

Je kunt op verschillende manieren zien dat een kandidaat binnen is gekomen via een bureau.