Heb je een vacature die lastig in te vullen is of heb je de werving van nieuw personeel uitbesteed? In beide gevallen kun je hiervoor een bureau inschakelen. In deze handleiding leggen we uit hoe je de samenwerking met een bureau in het ATS van HROffice op kunt starten. Het bureauportaal is een extra module van HROffice die alleen zichtbaar en te gebruiken is wanneer wij deze voor je hebben aangesloten.
Bureau aanmaken in HROffice
De eerste stap is het aanmaken van een bureau in HROffice. Wanneer je bent ingelogd in je HROffice account ga je aan de linkerkant in de menustructuur naar: Instellingen > Integraties > Bureauportaal
Klik rechtsboven op de knop ‘aanmaken’ om een nieuw bureau toe te voegen. Je krijgt vervolgens onderstaand scherm te zien:
Hier vul je alle informatie aan. Ook kun je aangeven of je het bureau automatisch wilt selecteren wanneer je een vacature plaatst en of het bureau een bericht krijgt van een wijzigingen.
In de reactievelden kun je kiezen welke informatie je van het bureau over een kandidaat wilt ontvangen.
Nadat je een bureau hebt aangemaakt en opgeslagen zie je een aantal icoontjes waaronder een ‘envelopje’. Via deze button krijg je de mogelijkheid om het bureau uit te nodigen voor HROffice. Hier kun je met dynamische velden een bericht met instructies mailen naar het bureau waarmee de gebruiker vervolgens kan inloggen.
Bureau toevoegen aan een vacature
Je hebt het bureau nu opgeslagen. Nu kun je een vacature aan een bureau toeschrijven.
Ga in je HROffice account naar de vacature die je wilt koppelen aan het bureau.
Klik de vacature aan zodat je in de vacaturedetails komt.
Aan de linkerkant zie je de menu-items die bij de vacature horen.
Klik op 'bureau'.
Je komt in het onderstaande overzicht:
Hier kun je aanvullende informatie voor de bureaus toevoegen zoals bijvoorbeeld het uurtarief, de gewenste periode en eventuele documenten.
Selecteer onderaan vervolgens een bureau bij het veld ‘Bureaus’. Per toegevoegd bureau kun je een maximaal aantal kandidaten, maximaal aantal uren en commentaar toevoegen.
De bureaus dien je vooraf al te hebben toegevoegd.
Klik op de blauwe button “opslaan”. De vacature is nu succesvol toegevoegd aan het bureau.
Het bureau krijgt automatisch een e-mail met de aanvraag om in te loggen in de ‘agency portal’ en kandidaten te aan te leveren voor de vacature. Kandidaten die aangeleverd worden zullen automatisch ingeladen worden in het ATS zodat het sollicitatieproces gestart kan worden.
Notities die door het bureau zijn ingevuld worden zichtbaar in het ATS bij het profiel van de kandidaat. Nadat je de kandidaat hebt meegenomen in je sollicitatieproces en je verandert de status van een kandidaat, zal deze wijziging van status ook te zien zijn in de ‘agency portal’ van het bureau.
Bij de kandidaten die door bureaus worden aangeleverd is in het dossier een chat optie toegevoegd. Via 'Communicatie bureau' in het profiel van de kandidaat is het mogelijk om chat berichten te sturen. De communicatie met het bureau is dan onderdeel van het dossier.
Hoe herken ik kandidaten die via een bureau zijn binnengekomen?
Je kunt op verschillende manieren zien dat een kandidaat binnen is gekomen via een bureau.
In het kandidatenoverzicht:
Doormiddel van het icoon ‘A’ van agency
In het kandidatenprofiel:
Door een filter toe te passen
Wil je meer weten over de tarieven en mogelijkheden? Aarzel dan niet om ons een chatbericht te sturen (via de chatoptie rechtsonder op je scherm) of e-mail of bel ons.
Onze contactgegevens zijn:
E-mail: [email protected] Telefoon: 023-553 03 59
We staan klaar om je te helpen!
Met vriendelijke groet,
Team HROffice Recruitment