Een vacature maak je aan via de ‘+Nieuw’ knop bovenaan je scherm. Hier start je met het invullen van de entiteit waar de vacature onder valt, de beheerder en in welke talen je de vacature op wil maken. Het land dat je selecteert is het land waar de vacature beschikbaar is.

Vervolgens voeg je je vacaturetekst toe. Dit kan op verschillende manieren:

Let op: het is belangrijk dat je de koppen in je vacatures opmaakt in de juiste en dezelfde ‘heading’ onder de knop Format, dit zodat al je vacatures op je website er hetzelfde uitzien.

Vervolgens vind je verschillende overige velden met instellingen voor je vacature. Deze zijn onder andere belangrijk voor de vindbaarheid van je vacature en de zoekfunctie op je werken-bij website.

Wij adviseren je zoveel mogelijk velden in te vullen voor elke vacature ook al worden niet alle velden weergegeven op je website. Deze velden kun je later bijvoorbeeld gebruiken in je rapportages of wanneer je je vacature meer zichtbaarheid wilt geven door middel van een campagne.
​

Meer informatie over SEO lees je hier.

Bij ontvangstbevestiging stel je de ontvangstbevestiging in die automatisch wordt verzonden als een kandidaat solliciteert. Je kunt hiervoor een template aanmaken via instellingen en deze als default instellen bij je bedrijfsgegevens.

Naast de ‘beheerder vacature’ die je eerder hebt gekozen kun je ook een ‘kandidaat behandelaar’ kiezen. Dit is bijvoorbeeld de hiring manager van de vacature.

Als je ‘Dynamische velden vacatures’ hebt ingesteld worden deze hier ook zichtbaar als veld. In het voorbeeld hieronder zijn dat 'Afdeling' en 'Vacaturenummer'.

Bij sollicitatiemethode kies je voor sollicitatieformulier als kandidaten via je website automatisch moeten worden toegevoegd aan HROffice Recruitment. Bij uitzonderingen kun je kiezen voor de andere opties.
​

Kies aan het einde van de pagina voor Opslaan.

Na het opslaan van deze gegevens verschijnen de verdere instellingen van je vacature in de balk aan de linkerkant, deze loop je allemaal door voordat je je vacature publiceert.

Geen zorgen: wanneer je gebruik maakt van templates ben je zo klaar!

Kies voor bewerken als je de zojuist ingevulde gegevens wil aanpassen.

Onder de tab 'Team' bepaal je per vacature wie toegang heeft tot vacaturegegevens en kandidatenprofielen. Als je de standaard gegevens hebt ingevuld, kun je de vacature opslaan en meteen doorgaan naar Teams om verschillende gebruikers aan je vacature te koppelen. Ook kun je bijvoorbeeld een selectiecommissie in een team template opslaan om zo gemakkelijk een team toe te voegen aan een vacature.

Collega's met de rol 'Beoordelaar' hoef je niet toe te voegen aan het team maar alle andere rollen wel. De reden hiervan is dat beoordelaars kandidaten pas kunnen inzien als jij ze een beoordelingsverzoek hebt verzonden. Ook hebben zij geen toegang tot het vacatureoverzicht.

Door de vinkjes achter de gebruikers kun je instellen wie een notificatie ontvangt wanneer er een kandidaat heeft gesolliciteerd.

Bij het tab ‘Formulier’ stel je het sollicitatieformulier in dat kandidaten invullen als zij gaan solliciteren. Je kunt deze zo simpel of uitgebreid maken als je wil. Als je bij instellingen al templates hebt ingesteld kies je de juiste bij de dropdown 'Sjablonen'. Met de vinkjes maak je velden verplicht voor de kandidaat om in te vullen.

Selecteer bij 'extra entiteiten' of je je vacature beschikbaar wilt maken voor meerdere entiteiten van je organisatie. Je kandidaat kiest tijdens zijn of haar sollicitatie zelf de voorkeurslocatie.

Naast het sollicitatieformulier kun je ook nog extra vragen stellen aan je sollicitanten. Deze vragen krijgen ze te zien na het invullen van het sollicitatieformulier en zijn in te stellen onder het tabje 'Vragenlijst'.

Door pre-selectievragen in te zetten bij bepaalde vacatures is het mogelijk om informatie in te winnen van kandidaten. Daarnaast kan deze tool ingezet worden om erachter te komen of een kandidaat gekwalificeerd of ongekwalificeerd is op bepaalde harde eisen.

Dit doe je door vragen toe te voegen met enkelvoudige en meervoudige keuzes of een open tekstveld waar de kandidaat zijn of haar antwoord kan typen. Door punten toe te kennen aan bepaalde antwoorden kun je er direct achter komen of een kandidaat aan je harde eisen voldoet.

In je instellingen kun je vragen en vragenlijsten als template opslaan om toe te voegen aan een vacature. Deze kun je vervolgens ook punten geven om je selectie van de juiste kandidaten gemakkelijker te maken.

Binnen HROffice werken we met een workflow die je helemaal zelf kunt instellen op basis van statussen. Deze statussen maak je aan bij 'Instellingen' > 'Statussen kandidaat'. In je vacature selecteer je de gewenste statussen door ze te slepen naar de geselecteerde actieve statussen in de rechter kolom. Deze zet je in de volgorde van je recruitmentproces, om op die manier overzicht te houden over de kandidaten die je in proces hebt.

Vergeet niet ook de juiste archief statussen te selecteren.

Ook hier kun je gebruik maken van een template die je vooraf hebt ingesteld bij 'Instellingen' > 'Workflows'. De workflow stel je samen op basis van de statussen die je hebt aangemaakt bij 'Instellingen' > 'Statussen kandidaat'. Ook kun je automatische acties instellen wanneer een kandidaat een bepaalde status heeft. Zoals bijvoorbeeld automatisch een beoordelingsverzoek versturen, een taak aanmaken of een e-mail verzenden naar een gebruiker of de kandidaat.

Meer informatie over workflows en automatische acties vind je hier.

Als laatste stap kies je je publicatiekanalen. Deze stellen we in bij het in gebruik nemen van HROffice Recruitment. Hier kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om je vacature eerst te publiceren op je intranet en daarna op je werken bij website of Mini Job Portal. Je kunt kiezen voor direct publiceren, inplannen met een start en einddatum en de geschiedenis inzien van de publicatie.

Ook vind je op deze pagina de mogelijkheid om je vacature te promoten via campagnes. Via campagnes heb je toegang tot meer dan 350 digitale adverteermogelijkheden voor recruitment. Bij afname wordt de plaatsing hiervan volledig uit handen genomen en staat je vacature binnen 24 uur op de gekozen kanalen.

In je vacatureoverzicht zie je welke vacatures je hebt gepubliceerd en welke nog niet. Ook kun je hier op filteren.

Na het publiceren van je vacature staat deze direct op je gekozen publicatiekanaal of kanalen en kunnen kandidaten direct solliciteren op je vacature.

Voeg eventueel nog notities toe aan je vacature. Dit kun je doen door tekst toe te voegen, of documenten toe te voegen. Het is ook mogelijk om een collega te taggen door @naam in te typen zodat je collega hiervan een notificatie ontvangt.
​

Er zijn tal van integraties mogelijk van HROffice met HR-systemen, recruitment chatbots, video solliciteren etcetera. Hiervoor hebben wij een aantal vaste samenwerkingspartners en onderzoeken we graag de mogelijkheden met andere partners naar wens.

Daarnaast vind je bij integraties ook een koppeling naar de module ‘Bureauportaal’. Hier kun je eenvoudig vacatures delen met recruitment bureaus waar je mee samenwerkt. Op deze manier kunnen zij via het portaal kandidaten aandragen en blijven al je kandidaten op één plek. Meer informatie hierover kun je vinden in de handleiding: Modules en integraties > bureauportaal.

Ook blijven wij constant integraties toevoegen. Wil je HROffice koppelen met een tool of systeem? Neem dan contact met ons op.