Binnen HROffice kun je op verschillende manieren kandidaten uitnodigen voor een interview. Hieronder lees je meer informatie over beide mogelijkheden:
Kandidaat uitnodigen.
Kandidaat uitnodigen met kalender synchronisatie.
Kandidaat uitnodigen
Wil je een kandidaat uitnodigen voor een interview? Ga dan direct naar de kandidaat en kies Interview in het grijze menu en klik op ‘Aanmaken’.
Hier kun je volgende gegevens invullen:
Datum/tijd
Datum en tijd waarvoor je de kandidaat uit wilt nodigen.
Gespreksduur
Vul hier de duur van het gesprek in.
Locatie
Kies hier de locatie van het gesprek.
Route
Wil je de route meesturen? Zorg dan dat je deze eerst hebt toegevoegd aan het bedrijfsprofiel als .pdf file. Deze zal worden meegestuurd als bijlage.
E-mail naar kandidaat en interviewer
Vul hier in wie er bij het gesprek aanwezig zijn.
Alle input uit bovenstaande velden kun je naar voren laten komen middels de dynamische velden in de e-mail die je naar de kandidaat verstuurt.
TIP: maak het jezelf makkelijk en maak onder Instellingen vast een template aan, zodat je deze hier kunt selecteren en uploaden en meteen versturen.
De kandidaat ontvangt vervolgens een e-mail met uitnodiging én een linkje waarin hij/zij kan aangeven of de aangegeven datum uitkomt.
De afspraak wordt, wanneer de kandidaat de uitnodiging heeft geaccepteerd, door HROffice vervolgens automatisch bevestigd door een bevestigingse-mail naar de interviewer.
Kandidaten uitnodigen met kalender synchronisatie
Wanneer jij en andere gebruikers uit je team de kalender synchronisatie hebben toegevoegd kun je bij het uitnodigen van kandidaten gelijk inzien wanneer hier ruimte voor is. Voeg de interviewers toe aan de uitnodiging en zoek verschillende momenten (slots) door deze te selecteren. Kijk in de handleiding > Kalender synchronisatie om je Outlook agenda te synchroniseren.
Datum en tijd selecteren
Selecteer één of meerdere momenten (slots) waarop de interviewers beschikbaar zijn
Locatie
Kies op welke locatie het gesprek plaatsvindt óf dat het om een online meeting gaat. Hierdoor wordt er bij de bevestigde afspraak direct een Teams link aangemaakt en in de afspraak toegevoegd wanneer deze wordt bevestigd.Stel de email naar de kandidaat op
Maak het jezelf makkelijk en maak onder Instellingen vast een template aan, zodat je deze hier kunt selecteren en uploaden en meteen versturen. De informatie over datum, tijd en locatie staan al standaard in de mail, bij het gebruik van de betreffende dynamische velden. De e-mail wordt op deze manier verzonden naar je kandidaat (ook terug te zien onder ‘voorbeeld’):
Als je nog een bericht toevoegt verschijnt deze tekst onder de bovenstaande informatie:
Stel de e-mail naar de interviewer(s) op
Ook voor de e-mail naar de interviewer(s) kun je vooraf templates opstellen om tijd te besparen. Het bovenste gedeelte van je e-mail wordt automatisch opgemaakt, daaronder kun je zelf nog extra informatie toevoegen. De e-mail wordt op deze manier verzonden naar de interviewer (ook terug te zien onder ‘voorbeeld’):
Klik op verzenden en pas eventueel de status van de kandidaat aan.
De kandidaat en interviewer ontvangen vervolgens een e-mail met daarin de details zoals je eerder hebt ingevuld. De kandidaat ontvangt in deze e-mail een link naar HROffice om de gekozen momenten (slots) te accepteren óf te vragen om andere opties.
Door het formulier te verzenden wordt de afspraak bevestigd en toegevoegd aan de agenda van de interviewer. Ook kun je in het profiel van de kandidaat en in je agenda de afspraak terugvinden.
