In HROffice werken we met workflows die je zelf kunt samenstellen om je recruitmentproces vast te leggen. Wanneer je hier vervolgens mee gaat werken zal het ervoor zorgen dat je minder acties handmatig hoeft uit te voeren en je dus veel tijd zal besparen.

De workflow is opgebouwd uit kandidaat statussen die je aanmaakt in instellingen > statussen kandidaat. Hier maak je alle mogelijke statussen aan die je wil gebruiken in je verschillende processen. Deze statussen voeg je toe tot een groep:

Ook kies je of het een actieve of archief status betreft. Hier lees je meer over het aanmaken van statussen.

Vervolgens wil je de juiste statussen bij elkaar voegen om je workflows te maken, dit doe je bij instellingen > workflows. Stel je workflows samen door een nieuwe workflow aan te maken en de statussen die je eerder hebt aangemaakt te slepen naar de geselecteerde statussen in de rechter kolom. Dit doe je zowel voor actieve en archief statussen.

Vervolgens wil je de gemaakte workflows gebruiken in je vacatures. Hierbij kun je ervoor kiezen om een standaard workflow in te stellen voor alle vacatures óf een template te kiezen voor elke vacature die je aanmaakt. Ook kun je altijd zelf de workflow samenstellen bij het aanmaken van een vacature, het gebruiken van templates zorgt voor tijdsbesparing én eenduidig werken.

Er zijn vier verschillende automatische acties te koppelen aan een status.

Een automatische actie toevoegen aan een status, doe je door in de workflow op de bliksemschicht te klikken. Je kunt één of meer acties toevoegen per status.

Er verschijnt een pop-up waar je de verschillende automatische acties ziet.

Wanneer je de automatische acties van tevoren allemaal goed inricht, kun je er voor zorgen je recruitment proces feilloos verloopt en je een stuk minder tijd kwijt bent.

In het boardview zie je terug waar je de automatische acties hebt toegevoegd. Door op de bliksemschicht te klikken kom je in de workflow en kun je zien welke acties gekoppeld zijn. Wanneer je de kandidaat verplaatst naar een status wordt deze actie automatisch uitgevoerd.

Je kunt bij elke status automatisch een e-mail verzenden naar de kandidaat. Bijvoorbeeld wanneer je een kandidaat een update wilt sturen over het sollicitatieproces, wanneer er vertraging is in het proces of wanneer je een kandidaat wilt afwijzen. Wanneer je de kandidaat verplaatst naar een status wordt deze actie automatisch uitgevoerd.

Door middel van het toevoegen van dynamische velden aan de template van deze e-mail maak je de mail persoonlijk. Ook kun je gebruik maken van een template die je eerder hebt aangemaakt bij instellingen > templates > algemeen.

Onderaan kun je nog kiezen of je de e-mail direct wilt verzenden of vertraagd met een aantal dagen.

Het sturen van een e-mail naar een gebruiker werkt op dezelfde manier als het sturen van een e-mail naar kandidaten. Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken om collega’s op de hoogte te stellen wanneer kandidaten in een bepaalde status van het proces zijn. Bijvoorbeeld wanneer er een arbeidsvoorwaardengesprek ingepland wordt en hier andere collega’s bij worden betrokken.

Je kunt het aanvragen van een beoordeling automatiseren door deze als automatische actie toe te voegen aan een status. Wanneer een kandidaat wordt verplaatst naar een bepaalde status, gaat er automatisch een e-mail uit naar de collega (of collega’s), die je vooraf hebt ingesteld als beoordelaar.

Een beoordeling verstuur je naar een collega waarvan je feedback wilt ontvangen over een sollicitant. In HROffice kun je onbeperkt beoordelaars toevoegen. Dit zijn gebruikers die in HROffice alleen kandidaten kunnen inzien die zijn toegestuurd en deze beoordelen. Meer informatie over beoordelen vind je in de handleiding beoordelaars.

Door middel van het toevoegen van dynamische velden aan de template van deze e-mail maak je de e-mail persoonlijk. Ook kun je gebruik maken van een template die je eerder hebt aangemaakt bij instellingen > templates > beoordelingen.

Als laatste kun je automatische acties gebruiken om taken aan te maken wanneer een kandidaat op een bepaalde status komt. Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken wanneer je in het proces opneemt dat je een telefonische intake doet met nieuwe kandidaten of een collega wilt vragen om acties uit te voeren bij een kandidaat.