Welkom bij HROffice Recruitment

Na het doorlopen van deze tien stappen kun je snel aan de slag gaan met je nieuwe recruitmentsysteem HROffice.

Snel aan de slag in 10 stappen:

Stap 1: Bedrijfsinstellingen
​

Bij instellingen > bedrijfsprofiel controleer en vul je je bedrijfsinformatie aan.

Ook kun je hier aangeven of de supportafdeling van HROffice toegang mag krijgen tot jouw account. Het is verstandig deze functie toe te staan, om zo sneller service te krijgen mocht je contact op moeten nemen met onze support afdeling.

Ook kun je via het bedrijfsprofiel standaard templates instellen voor verschillende doeleinden zoals een standaard team template, workflow template, sollicitatieformulier, ontvangstbevestiging en vragenlijst. Dit helpt bij eenduidig werken, versnelt je processen en versterkt je employer brand. Hierover meer informatie bij stap 6.

Stap 2: Gebruikersprofiel
​

Bij instellingen > mijn profiel kun je je persoonlijke gegevens aanpassen, je wachtwoord wijzigen, je handtekening toevoegen en aangeven welke notificaties je wilt ontvangen. Lees hier meer over de verschillende notificaties en hoe je je handtekening toevoegt.

Stap 3: Rollen, rechten en gebruikers toevoegen
​

Nadat deze basis klopt kun je jouw collega's gaan toevoegen als gebruiker. Je kunt hen verschillende rollen met bijhorende rechten geven.
​
Jouw rol (omdat jij het account hebt aangemaakt) is automatisch Super Admin of Administrator. Dit betekent dat jij alle rechten hebt inclusief de rechten voor de instellingen van HROffice. Lees hier meer over de verschillende rollen en het zelf maken van rollen.

Als je weet welke rol jouw collega's moeten krijgen kun je ze toevoegen bij instellingen > gebruikers. Hier vul je op zijn minst alle verplichte velden in zoals naam, e-mailadres en rol in. Eventueel kun je ook voor de gebruiker zijn/haar handtekening instellen en of deze persoon e-mail notificaties moet ontvangen. De gebruiker kan deze gegevens later zelf weer aanpassen.

Door te kiezen voor uitnodiging opslaan en verzenden verstuur je direct een e-mail naar de gebruiker met instructies om een wachtwoord voor HROffice aan te maken. LET OP: Deze link is 48 uur geldig. Je kunt ook kiezen voor opslaan en de uitnodiging later verzenden via het envelop-icoon.

Lees hier meer over het toevoegen van gebruikers.

Stap 4: Organisatiestructuur
​

De organisatiestructuur is een aanvullende module van HROffice. Door middel van de organisatiestructuur kun je je organisatie in kaart brengen om hier vervolgens gebruikersgroepen, vacatures en kandidaten aan koppelen.

Op de pagina instellingen > organisatiestructuur kun je al jouw entiteiten toevoegen. Ga als volgt te werk voor het meest overzichtelijke resultaat:

Wanneer je een entiteit toevoegt aan HROffice dien je verschillende velden in te vullen. Een belangrijk veld is de bovenliggende entiteit. Deze bepaald waar de entiteit die je wilt toevoegen onder valt in het diagram (begin daarom altijd met de ‘hoogste’). Per entiteit kun je eigen templates toevoegen die standaard worden gebruikt voor bijvoorbeeld de ontvangstbevestiging en het sollicitatieformulier.
​
Lees hier meer over de organisatiestructuur.

Stap 5: Statussen en workflows
​

In HROffice werken we met workflows die je zelf kunt samenstellen om je recruitmentproces vast te leggen. Als je hier vervolgens mee gaat werken zal het er voor zorgen dat je minder acties handmatig hoeft uit te voeren en dus veel tijd zal besparen.

De workflow is opgebouwd uit kandidaat statussen die je aanmaakt in instellingen > statussen kandidaat. Hier maak je alle mogelijke statussen aan die je wil gebruiken in je verschillende processen. Deze statussen voeg je toe tot een groep:

Ook kies je of het een actieve of archief status betreft. Hier lees je meer over het aanmaken van statussen.

Vervolgens wil je de juiste statussen bij elkaar voegen om je workflows te maken, dit doe je bij instellingen > workflows. Stel je workflows samen door een nieuwe workflow aan te maken en de statussen die je eerder hebt aangemaakt te slepen naar de geselecteerde statussen in de rechter kolom. Dit doe je zowel voor actieve en archief statussen.

Vervolgens wil je de gemaakte workflows gebruiken in je vacatures. Hierbij kun je ervoor kiezen om een standaard workflow in te stellen voor alle vacatures óf een template te kiezen voor elke vacature die je aanmaakt. Lees hier hoe je dit kunt instellen.
​

Stap 6: E-mail templates
​

Om tijd te besparen en je communicatie met kandidaten te stroomlijnen kun je vooraf verschillende templates instellen. Dit kun je doen voor: Ontvangstbevestigingen, interviews, beoordelingen, afwijzingen en algemene e-mails. Deze voeg je toe bij instellingen > templates.

Door het gebruik van dynamische velden in e-mails zorg dat je e-mails zijn gepersonaliseerd voor de ontvanger. Wanneer je een e-mail naar een kandidaat wilt versturen vind je ze op deze manier terug:

De ontvangstbevestiging wordt direct en automatisch verstuurd als een sollicitatie binnenkomt in HROffice. Je kunt deze als standaard instellen, maar ook een template toevoegen aan een specifieke vacature. Door de standaard in te stellen weet je zeker dat kandidaten altijd een ontvangstbevestiging ontvangen.

Bij bedrijfsprofiel voeg je de standaard ontvangstbevestiging toe.

Stap 7: Mini Job Portal
​

Het Mini Job Portal gebruiken we als portaal om vacatures te publiceren en kandidaten te laten solliciteren in HROffice. Je kunt het Mini Job Portal personaliseren via instellingen > Werken-bij website > configuratie. Klik op het potlood om je portal te bewerken. Klik linksboven op ‘Carrière site’ om je huidige Mini Job Portal te bekijken.

Voeg bijvoorbeeld jullie logo, een mooie header en introductietekst toe om ervoor te zorgen dat het voor kandidaten duidelijk is dat ze bij jullie solliciteren.

Meer informatie over het personaliseren van het Mini Job Portal lees je hier.

Vergeet niet je Mini Job Portal of een link naar de gewenste vacatures te plaatsen op de voor jou gewenste kanalen. Bijvoorbeeld als link onder de knop 'vacatures' op je website.

Stap 8: SPF-record
​

Je bent vast ook wel bekend met spam en phishing mailtjes. Je denkt dat je een berichtje krijgt van bijvoorbeeld je bank, maar dit blijkt een vervalsing te zijn. Het vervalsen van een e-mailadres is mogelijk omdat het e-mailprotocol niet standaard controleert of degene die de e-mail verzendt, dit wel namens die afzender (het domein) mag doen. Om dit te voorkomen gebruiken we SPF en DKIM-records.

Om te voorkomen dat e-mail die je via HROffice stuurt in de spam mailbox van je kandidaten en/of collega’s belandt, adviseert HROffice om onze SPF en DKIM-records aan te passen of toe te voegen aan jullie DNS-records. Dit kan je ICT-afdeling instellen.

Lees hier de uitgebreide handleiding over SPF-records.

Stap 9: AVG
​

Het kopje gegevensbescherming binnen HROffice helpt je om de gegevens van sollicitanten te verwerken binnen de regelgeving van de AVG (Algemene Verordening Persoonsgegevens).

Zo kun je hier:

Zo weet je zeker dat je te allen tijde werkt conform AVG. Lees hier meer informatie.

Stap 10: Eerste vacature publiceren 🎉
​

Ja! Het is zover. Je kunt vacatures in HROffice publiceren en kandidaten gaan verwerken.

Een vacature maak je aan via de ‘+Nieuw’ knop bovenaan je scherm. Vul minimaal alle verplichte velden in. Wij adviseren je zoveel mogelijk velden in te vullen voor elke vacature ook al worden niet alle velden weergegeven op je website. Dit kan later van pas komen in je rapportages, campages of je vacature op verschillende jobboards.

Kies aan het einde van de pagina voor Opslaan.

Na het opslaan van deze gegevens verschijnen de verdere instellingen van je vacature in de balk aan de linkerkant, deze loop je allemaal door voordat je je vacature publiceert.

Geen zorgen: wanneer je de stappen hierboven hebt doorlopen ben je zo klaar!

Na het publiceren van je vacature staat deze direct op je gekozen publicatiekanaal of kanalen en kunnen kandidaten direct solliciteren op je vacature.

Toch meer hulp nodig bij het aanmaken en publiceren van vacatures? Klik hier.

Heb je vragen? Aarzel dan niet om ons een chatbericht te sturen (via de chatoptie rechtsonder op je scherm) of e-mail of bel ons.

We staan klaar om je te helpen!

Met vriendelijke groet,
Team HROffice Recruitment