Nieuwe Recruitment Analytics module

Deze handleiding bevat een overzicht en toelichting op alle pagina’s van het HR Office Analytics Dashboard, waarmee inzicht verkregen wordt in het volledige wervingsproces: van vacature tot kandidaat en bureau.

Deze overzichtspagina biedt een beeld van de wervingsactiviteit binnen de organisatie. Zowel vacatures als kandidaten worden hier samengebracht in overzichtelijke visualisaties, met kerncijfers en statusinformatie om direct inzicht te krijgen in de voortgang van het recruitmentproces. De pagina is bedoeld als dagelijkse of wekelijkse start om te beoordelen: - Hoeveel vacatures er zijn (en in welke status), - Hoe de kandidaat instroom en -doorstroom verloopt, - En waar eventuele knelpunten of vertragingen zichtbaar worden.

Voordat je de gegevens bekijkt, kun je het dashboard filteren om alleen relevante informatie te tonen. De volgende filters zijn beschikbaar aan de rechterkant van het scherm: - Datumselectie: stel een specifieke periode in, bijvoorbeeld van 01-01-2025 t/m 01-06- 2025. - Vacaturehouder: filter op wie verantwoordelijk is voor de vacatures. - Entiteit: selecteer specifieke afdelingen, locaties of onderdelen van de organisatie. - Dynamische velden: zoals discipline, cluster/subafdeling, aantal uur of bijzonderheden. - Vacaturefilter: kies één of meerdere specifieke vacatures om alleen gegevens van die vacatures te tonen. Deze filters beïnvloeden alle visualisaties op de pagina, waardoor je gericht kunt analyseren. Wil je meerdere filters selecteren houd dan de ctrl toets ingedrukt.

Een cirkeldiagram met de verdeling van alle vacatures naar status: - Online: vacatures die actief zichtbaar zijn. - Offline: tijdelijk niet gepubliceerde vacatures. - Gearchiveerd: oude of afgesloten vacatures.

Samenvattende cijfers over de status van vacatures:

Deze staafgrafiek toont per maand:

Hiermee zie je de verhouding tussen de vacatures die zijn aangemaakt en de daarvan gepubliceerd.

Een cirkeldiagram dat laat zien hoe kandidaten verdeeld zijn over verschillende statusgroepen zoals:

Geeft een globaal overzicht van de voortgang in het kandidatenproces

Toont belangrijke KPI’s in het sollicitatieproces:

Een staafgrafiek die per status laat zien hoeveel kandidaten zich momenteel in die status groep bevinden.

Een funnelweergave die visueel maakt hoeveel kandidaten doorstromen van de ene naar de volgende stap. Je ziet hier duidelijk waar veel kandidaten afvallen, of juist succesvol doorstromen richting aanname.

Screenshot – KPI overzicht

Deze pagina focust specifiek op kerncijfers (KPI’s) rondom vacatures. Het geeft inzicht in hoeveel vacatures er zijn aangemaakt, vervuld en gepubliceerd, wat de bijbehorende kosten zijn, en hoe dit zich ontwikkelt over de tijd. Deze pagina is bijzonder geschikt voor managers of beleidsmakers die snel een strategisch beeld willen krijgen van het vacaturevolume en het vervullingspercentage.

De filters zijn identiek aan de KPI overzichtspagina en blijven belangrijk om alleen relevante data te tonen. Je kunt filteren op:

Een cirkeldiagram tooit de verdeling van vacatures naar publicatiestatus:

Hiermee zie je welk deel van de vacatures actief zichtbaar is.

Een halve donutgrafiek toont het percentage van alle vacatures dat is vervuld. Dit geeft direct zicht op hoe goed het lukt om vacatures succesvol te sluiten binnen de ingestelde periode en filters.

Hier zie je absolute aantallen en FTE's van vacatures:

Deze tegel toont:

Let op: deze gegevens worden alleen weergegeven als kosten in het systeem zijn geregistreerd.

Een lijn- of kolomgrafiek die laat zien hoeveel vacatures er per maand zijn aangemaakt. Hiermee kun je trends ontdekken, zoals pieken of dalingen in vacaturevolume.

Een tabel met gearchiveerde vacatures. Elke regel toont:

Deze tabel is handig om terug te kijken welke vacatures zijn afgerond en waarom.

Deze pagina is bedoeld om inzicht te krijgen in de prestaties per entiteit. De grafieken laten zien waar het goed gaat qua doorlooptijd en waar juist vertragingen ontstaan. Dit helpt recruitmentteams en management om gericht te sturen op verbetering.

De filters aan de rechterkant van het dashboard blijven van kracht:

Zorg ervoor dat je een specifieke entiteit of groep selecteert als je gericht wilt analyseren.

Deze gecombineerde staafgrafiek toont twee metingen per entiteit:

Hoe lager deze cijfers, hoe efficiënter het proces verloopt binnen die entiteit.

Let op pieken: een sterk afwijkend gemiddelde kan duiden op langdurige openstaande vacatures of administratieve vertragingen.

Deze grafiek toont per entiteit:

Dit helpt om te identificeren waar vacatures lang open blijven en actie nodig is.

Deze pagina biedt inzicht in de vacaturevoortgang op kwartaalniveau, volgens de definities van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). De data is bedoeld voor formele kwartaalrapportages en beleidsmatige analyses. Je ziet hier bijvoorbeeld hoeveel vacatures zijn aangemaakt, ingevuld of vervallen binnen een geselecteerd kwartaal en jaar.

Op deze pagina gelden dezelfde filters als elders in het dashboard, met extra nadruk op:

Zorg dat je een kwartaal én een jaar selecteert om correcte cijfers te zien.

Deze KPI-tegels geven kerncijfers weer op basis van CBS-definities:

Deze cijfers geven een samengevat beeld van de dynamiek op de arbeidsmarkt binnen je organisatie over het geselecteerde kwartaal.

De tabel toont per vacature hoe deze is verwerkt binnen het kwartaal:

Dit overzicht is waardevol voor detailcontrole, audits of onderbouwing van kwartaalrapportages.

Deze pagina geeft een volledig overzicht van alle actieve vacatures in tabelvorm. Daarnaast is er een tweede tabel waarin specifieke velden zichtbaar worden gemaakt via zogeheten dynamische velden. Deze pagina is met name nuttig voor operationele gebruikers die willen zoeken, filteren, controleren of exporteren.

Ook hier gelden de bekende filters, zoals:

Deze filters beïnvloeden beide tabellen en zijn essentieel om gericht te werken met subsets van vacatures.

De bovenste tabel toont een lijst met vacatures met belangrijke kolommen zoals: - Titel: de functienaam van de vacature.

Deze tabel is vooral handig om snel vacatures op te zoeken of te controleren op volledigheid.

In deze tabel kun je aanvullende informatievelden bekijken die via dynamische selectie zijn geactiveerd. Denk hierbij aan:

De inhoud varieert per organisatie. Wat je hier ziet, wordt bepaald door de geselecteerde dynamische velden aan de rechterkant van het scherm.

Alle tabellen op deze pagina kunnen worden geëxporteerd naar Excel. Gebruik hiervoor het download-icoon rechtsboven in de betreffende visualisatie. Dit is handig voor verdere analyse, archivering of rapportage buiten het dashboard.

Deze pagina geeft een overzicht van vacatures met gekoppelde kandidaten. Het toont o.a. de publicatie- en archiveringsdata, status en locatie van de vacature. Deze weergave is met name handig om inzicht te krijgen in welke vacatures actief of gearchiveerd zijn met de daarbij horende kandidaten en hoe deze verdeeld zijn over entiteiten en locaties.

De gebruikelijke filters zijn hier beschikbaar:

Gebruik deze filters om gericht de gewenste vacatures en bijbehorende context op te halen.

De tabel toont een lijst van vacatures, inclusief:

Met dit overzicht kun je snel zien welke vacatures nog lopen en welke zijn afgerond, inclusief de context van plaatsing en verantwoordelijkheid.

Deze tabel is exporteerbaar naar Excel via het downloadicoon rechtsboven. Ideaal voor rapportage, analyse of interne controles.

Deze pagina geeft een volledig overzicht van de belangrijkste KPI’s met betrekking tot kandidaten. Het bevat kerncijfers over de aantallen kandidaten, de tijd tot aanname, het gebruik van internet vs intranet, en een overzicht van beoordelingen. Deze pagina is bedoeld voor analyse van het sollicitatieproces en kandidaatgedrag over tijd.

Er zijn diverse filters beschikbaar om de data af te bakenen:

Deze filters beïnvloeden alle grafieken en tabellen op deze pagina.

Bovenaan links zie je het totaal aantal kandidaten, het aantal aangenomen kandidaten, en het aantal kandidaten dat nog in behandeling is.

Toont twee belangrijke KPI’s:

Deze tegel toont drie zaken:

Een cirkeldiagram waarin zichtbaar is welk percentage van de kandidaten via internet, intranet of een andere bron is binnengekomen.

Een lijn- of trendlijn die toont hoeveel kandidaten er per maand zijn binnengekomen.

Een staafgrafiek waarin het actuele aantal kandidaten wordt weergegeven per status, zoals ‘Rejected’, ‘Interview’, ‘Offer’, enzovoort.

Deze pagina geeft een gedetailleerd overzicht van alle kandidaten verdeeld over statusgroepen. Per groep zie je hoeveel kandidaten er zijn, hoe lang ze gemiddeld in een status zitten, en op hoeveel vacatures ze zijn gekoppeld. Deze weergave is ideaal om het sollicitatieproces te monitoren en knelpunten te identificeren.

De filters op deze pagina zijn gelijk aan die van andere kandidatenpagina’s:

Deze filters helpen om de statusinformatie toe te spitsen op specifieke situaties of afdelingen.

De pagina toont kandidaten verdeeld over statusgroepen, zoals:

Elke groep is visueel gekleurd en bevat meerdere statussen die onder die categorie vallen.

Per status wordt de gemiddelde tijd getoond die kandidaten in die fase doorbrengen. Dit helpt bij het identificeren van vertragingen in het proces.

Je ziet per status hoeveel kandidaten zich erin bevinden en op hoeveel vacatures die kandidaten zijn gekoppeld.

Deze weergave is nuttig voor operationele sturing: waar zit de doorstroom vast, welke statussen zijn overbezet, en waar ligt ruimte voor versnelling?

Deze pagina toont de spreiding van kandidaten over verschillende entiteiten (bijvoorbeeld afdelingen, vestigingen of regio’s). De visualisatie geeft inzicht in hoeveel kandidaten er actief zijn, zijn afgewezen of aangenomen per entiteit. Dit helpt bij capaciteitsplanning en wervingsanalyse per onderdeel van de organisatie.

De filters werken zoals op de andere kandidatenpagina’s:

Deze filters beïnvloeden de weergegeven kandidaatspreiding.

De staafdiagram toont per entiteit:

Zo kun je zien welke onderdelen van de organisatie verantwoordelijk zijn voor het grootste deel van de sollicitantenstroom.

Deze visualisatie is nuttig voor het beoordelen van regionale of afdelingsgerichte wervingsinspanningen. Het kan ook helpen om te bepalen waar eventueel extra ondersteuning of focus nodig is in het proces.

Deze pagina biedt een gedetailleerd overzicht van individuele kandidaten, hun statussen en aanvullende kenmerken. De data is weergegeven in twee tabellen: één met kerninformatie over de kandidaat en één waarin dynamische velden zichtbaar worden gemaakt. Deze pagina is met name nuttig voor HR-professionals en recruiters die behoefte hebben aan inzicht in individuele profielen of specifieke datapunten.

De filters maken het mogelijk om de tabelgegevens gericht te beperken:

Gebruik de filters om enkel de kandidaten te tonen die voor jouw analyse relevant zijn.

Hier zie je per kandidaat:

Deze tabel is handig voor profielcontrole en procesmonitoring.

Deze tabel toont aanvullende, organisatie-specifieke gegevens die middel dynamische velden per organisatie ingesteld kan worden. Wat hier zichtbaar is, wordt bepaald door de dynamische velden die aan de rechterkant zijn geselecteerd.

Beide tabellen zijn exporteerbaar naar Excel via het downloadicoon rechtsboven. Zo kun je eenvoudig rapportages maken of analyses uitvoeren buiten het dashboard om.

Deze pagina biedt een overzicht van het beoordelingsproces rondom kandidaten. Hier zie je hoeveel beoordelingen zijn aangevraagd, hoeveel er zijn afgerond, hoe lang het gemiddeld duurt om te reageren, en welke feedback is gegeven. De pagina is essentieel voor het monitoren van samenwerking tussen recruiters en managers.

Gebruik de filters om specifieke subsets van reviews te bekijken:

Zo kun je gericht analyseren waar feedback goed of juist traag wordt opgevolgd.

Toont de volgende kerncijfers:

Een tabel met alle kandidaten waarvoor een review is aangevraagd. Je ziet o.a. de naam, gekoppelde vacature en entiteit. Dit geeft inzicht in wie nog beoordeeld moet worden.

Een gedetailleerde tabel met ontvangen feedback per kandidaat. De tabel toont wie de feedback gaf, wanneer, en wat de inhoud van de beoordeling was. Bijvoorbeeld of een kandidaat is afgewezen en met welke toelichting.

Deze pagina is van groot belang voor het bewaken van opvolging van feedback, en voor het analyseren van consistentie of verschillen in beoordeling tussen teams of afdelingen.

Deze pagina toont de antwoorden van kandidaten op vooraf ingestelde pre-selectievragen. Hiermee krijg je snel inzicht in specifieke antwoorden (bijvoorbeeld beschikbaarheid of afstand), gekoppeld aan de status van de kandidaat. Ideaal om snel kandidaten te screenen op knock-outcriteria of voorkeuren.

Gebruik de filters om gerichte antwoorden en kandidaten weer te geven:

De tabel toont per kandidaat:

Zo kun je snel kandidaten filteren op bijvoorbeeld beschikbaarheid, afstand, voorkeuren of geschiktheid.

Deze weergave is handig voor recruiters om beslissingen te onderbouwen of kandidaten te categoriseren. Ook bij grote volumes sollicitaties is dit een efficiënte manier om snel te screenen op harde eisen.

Deze pagina biedt inzicht in de prestaties van externe bureaus die kandidaten aanleveren. Je ziet hoeveel kandidaten zij hebben aangedragen, hoeveel daarvan zijn aangenomen of afgewezen, en in welk stadium de overige zich bevinden. Deze inzichten helpen om bureaus te beoordelen en te vergelijken op effectiviteit en plaatsingsratio’s.

De filters stellen je in staat om de gegevens af te bakenen:

Zo kun je per periode of afdeling de samenwerking met bureaus evalueren.

Toont het aantal kandidaten dat door bureaus is aangeleverd, het aantal aangenomen kandidaten en de verhouding daartussen (ratio).

Een cirkeldiagram toont de verdeling van de aangeleverde kandidaten over drie statussen:

Een overzicht per bureau van:

Deze tabel maakt het mogelijk om bureaus direct met elkaar te vergelijken op kwantiteit én succes.

Deze handleiding is bedoeld als leidraad voor het gebruik van het HR Office Analytics Dashboard. Voor vragen over interpretatie van gegevens, technische problemen of aanvullende wensen, neem dan gerust contact op.

Wil je meer weten over de tarieven en mogelijkheden? Aarzel dan niet om ons een chatbericht te sturen (via de chatoptie linksonder op je scherm) of e-mail of bel ons.