Now Loading

9. Updates HROffice Recruitment

Website Updates (18/05/2022)

De release in het kort

In de avond van 18 mei zal HROffice Recruitment weer worden uitgebreid met een aantal nieuwe functionaliteiten. Heb je onlangs zaken aangegeven waarvan je wilt dat deze toegevoegd of aangepast worden? Lees dan snel verder om te zien of er vorderingen zijn in deze release. In deze e-mail vertellen we je in het kort welke updates er worden gedaan. Wil je meer weten? Lees dan verder in de kennisbank, of neem contact op met de supportafdeling.

Belangrijke wijzigingen

Recruitment analytics
Mocht je gebruik maken van de module “Recruitment analytics” dan is er met ingang van de nieuwe release een nieuwe versie beschikbaar.Deze nieuwe versie is nog meer gefocust op de gewenste KPI’s van alle klanten van HROffice. Verder is het geheel overzichtelijker en is de performance verbeterd.
Wil je liever gebruik blijven maken van de huidige versie van Recruitment analytics dan is dat ook mogelijk. Neem dan contact met ons op. We activeren de huidige versie dan weer voor je.

Nieuw dynamisch veld vacature (HTML)
Er zal een nieuw dynamisch veld beschikbaar komen voor vacatures waarmee je stukken opgemaakte tekst kunt toevoegen aan de vacatures. Dit veld hebben we toegevoegd omdat we klanten hebben met de wens om vacatures in blokken op te kunnen voeren ipv één volledige tekst. Mocht je een werkenbij site hebben dan is het mogelijk om via de API deze losse blokken uit te lezen zodat het mogelijk is om afbeeldingen en video’s te kunnen plaatsen tussen deze blokken.

Nieuw filter voor uitstaande verzoeken om gegevens te mogen bewaren
Via het ATS is het mogelijk om kandidaten een mail te sturen met de vraag om de gegevens van de kandidaat langer te mogen bewaren. In het dossier is het mogelijk om te zien of een kandidaat hiervoor akkoord heeft gegeven. Dit is alleen tijdrovend als je voor meer kandidaten hier overzicht in wilt krijgen. Om deze reden hebben we een nieuw filter toegevoegd in het overzicht van kandidaten, waarmee je inzicht krijgt in de kandidaten waarbij dit verzoek nog niet beantwoord is.

Nieuw filter voor “Beheerder vacature” in overzicht kandidaten.
Op verzoek van meerdere klanten hebben we een filter toegevoegd om de kandidaten te filteren op beheerder van de vacature. Dit maakt het mogelijk om alle kandidaten in beeld te krijgen waar de geselecteerde gebruiker als “Beheerder vacature” is gekoppeld. Het is dan ook mogelijk om dit op te nemen in een “View” zodat je op de homepagina vanuit de widget gelijk naar alle kandidaten kunt van een bepaalde beheerder van vacature(s).

Vragenlijst als standaard koppelen aan entiteit.
In voorgaande releases hebben we al een aantal zaken (waaronder de ontvangstbevestiging) mogelijk gemaakt om als standaard te koppelen aan entiteiten. Dit hebben we nu ook gedaan voor de vragenlijst. Het is straks dus mogelijk om een vragenlijst te koppelen aan een entiteit, waardoor alle vacatures automatisch worden aangemaakt met deze vragenlijst.

Google map in vacature verbeterd
HROffice heeft veel klanten met een werkenbij website waar locaties worden getoond of waar gezocht kan worden op postcode en straal. Hiervoor is een locatie nodig die zal worden gebruikt als uitgangspunt en deze kan worden toegevoegd bij de vacatures in HROffice. Na de release is het veel makkelijker om de locatie aan te geven voor vacatures. Je kunt direct de locatie invoeren welke in de google map gelijk zal worden overgenomen.

Website Updates (03/03/2022)

De release in het kort

In de avond van 3 maart zal HROffice Recruitment weer worden uitgebreid met een aantal nieuwe functionaliteiten. Heb je onlangs zaken aangegeven waarvan je wilt dat deze toegevoegd of aangepast worden? Lees dan snel verder om te zien of er vorderingen zijn in deze release. In deze e-mail vertellen we je in het kort welke updates er worden gedaan. Wil je meer weten? Lees dan verder in de kennisbank, of neem contact op met de supportafdeling.

Belangrijke wijzigingen

Module bureauportaal
In deze release hebben we het bureauportaal waar de bureaus op inloggen helemaal opnieuw gebouwd. Ook in HROffice zelf is er iets veranderd. Buiten het feit dat het design is aangepast, is het nu mogelijk om bureaus te laten kiezen in welke taal ze willen inloggen op het bureauportaal (NL of EN). Bij de kandidaten vanuit bureaus is in het dossier een chat optie toegevoegd. Er is niets veranderd voor het activeren van bureaus voor vacatures. Via “Communicatie bureau” is het mogelijk om chat berichten te sturen met het bureau obv een kandidaat. De communicatie met het bureau is dan onderdeel van het dossier.

Workflow acties
Het is al een tijdje mogelijk om per vacature te bepalen welke statussen actief zijn voor het proces met kandidaten. Vanaf de komende release is het ook mogelijk om acties te koppelen aan alle statussen in de workflow.

Het is mogelijk om 3 verschillende acties te koppelen per status (e-mail naar gebruiker, e-mail naar kandidaat en het doorsturen van een profiel).

Dashboard widgets
Deze release zullen er weer 2 nieuwe widgets beschikbaar zijn voor het dashboard, als de bijbehorende module ook actief is. Maak je gebruik van talentpools dan heb je via de nieuwe widget een overzicht van talentpools en kan je gelijk doorklikken naar de betreffende profielen. Wanneer je gebruik maakt van het communicatiecentrum dan krijg je via de widget een overzicht van de 5 laatste e-mails die zijn binnengekomen.

Zoeken in templates
Vanuit de dossiers van kandidaten kan je emailtemplates selecteren bij versturen van een e-mail naar de kandidaat en het doorsturen van een kandidaat naar een collega. Omdat er soms lange lijsten met templates actief zijn hebben is er straks een zoekfunctie in beschikbaar. Je kunt dan zoeken op de naam van de templates.

Link naar taak
Wanneer je een taak hebt aangemaakt is er nu een link beschikbaar naar de vacature of kandidaat waar de taak betrekking op heeft. Deze link is beschikbaar in het overzicht van taken en ook in de widget op het dasboard.

Talen en validatie
Wanneer er meerdere talen actief zijn binnen HROffice zullen bepaalde instellingen ook gevuld moeten worden met de betreffende talen. Als je nu een taal vergeet te vullen kan je het geheel niet opslaan en gaf het systeem geen duidelijk melding. Na de update krijg je een melding en zie je direct wat ontbreekt.

Vacature inclusief campagne archiveren
Als er bij een vacature een campagne actief is, welke je kan stopzetten, moet je wachten om de vacature te archiveren. Dit was omdat de campagne nog afgehandeld moet worden.

Website Updates (12/01/2022)

De release in het kort

In de avond van 12 januari zal HROffice Recruitment weer worden uitgebreid met een aantal nieuwe functionaliteiten. Heb je onlangs zaken aangegeven waarvan je wilt dat deze toegevoegd of aangepast worden? Lees dan snel verder om te zien of er vorderingen zijn in deze release. In deze e-mail vertellen we je in het kort welke updates er worden gedaan. Wil je meer weten? Lees dan verder in de kennisbank, of neem contact op met de supportafdeling.

Belangrijke wijzigingen

Nieuwe widgets op het Dashboard
Om het werk nog makkelijker te maken hebben we een aantal handige widgets toegevoegd op het dashboard. Dit zorgt er voor dat er nog minder kliks nodig zijn om bij de gewenste informatie te komen. De volgende widgets zijn nieuw:
– 2 widgets voor de taken, één voor de taken die jezelf moet uitvoeren en één voor de taken die je bij anderen hebt neergelegd
– Voor beoordelingen een widget waarbij je direct kunt gaan naar kandidaten die helemaal, gedeeltelijk of nog niet zijn beoordeeld.
– Mocht je met bureaus werken is er een widget die direct laat zien welke kandidaten recent door bureaus zijn toegevoegd.
– 2 widgets om de aangemaakte overzichten (views) binnen vacatures en kandidaten te benaderen

Vacatures inclusief campagne kunnen nu verwijderd worden
Heb je bij een vacature in HROffice ook een campagne uitgezet dan is het momenteel niet mogelijk om de vacature te verwijderen ivm bijbehorende data. Omdat er in sommige gevallen geen behoefte is aan data maar wel aan een schoon overzicht van vacatures is het na de release mogelijk om deze vacatures toch te verwijderen.

Eigen afbeelding bij delen vacature op social media
Maak je gebruik van de mini job portal van HROffice, dan is het nu mogelijk om zelf een afbeelding te bepalen voor social media. De mini jobportal heeft momenteel een standaard afbeelding die aangepast kan worden maar niet mee gaat naar social media. Via de instellingen is er een aparte optie om hiervoor een afbeelding te selecteren.

Notificaties voor elk manier waarop kandidaat binnenkomt
Momenteel worden er alleen notificaties gestuurd wanneer kandidaten solliciteren. Na de release zal er voor alle kandidaten die binnenkomen een notificatie verstuurd worden naar personen die dit hebben aangegeven. Er zal dus na de release ook een notificatie worden verstuurd bij het handmatig toevoegen kandidaten, het kopiëren van kandidaten naar andere vacatures en het aanbrengen van kandidaten via bureaus.

Nieuwe instelling voor het ontvangen van notificaties van gegeven beoordelingen
In de huidige situatie kan je aangeven dat je een notificatie wilt ontvangen wanneer een kandidaat is beoordeeld. Dit gebeurd dan enkel wanneer je zelf de kandidaat hebt doorgestuurd. Na de release is er een instelling beschikbaar waar je zelf een keuze kan maken uit de volgende opties:
1: Geen notificatie ontvangen
2: Alleen een notificatie ontvangen als je zelf de kandidaat hebt doorgestuurd
3: Een notificatie ontvangen wanneer je onderdeel bent van het team binnen de vacature

Stuur nog gemakkelijker kandidaten door naar het team
Bij het doorsturen van kandidaten voor het vragen van een beoordeling is het momenteel zo dat je de ontvangers 1 voor 1 moet selecteren. Straks is het mogelijk om via templates direct een team te selecteren, waarna alle leden van het team direct worden ingeladen als ontvanger.

Betere beschikbaarheid templates
Momenteel zijn templates beschikbaar obv organisatiestructuur als deze aanwezig is. Dit zorgt ervoor dat templates soms niet beschikbaar zijn voor sommige gebruikers. Door deze afhankelijkheid van organisatiestructuur weg te nemen, zullen templates altijd voor iedereen beschikbaar zijn.

Website Updates (09/11/2021)

De release in het kort

In de avond van 9 november zal HROffice Recruitment weer worden uitgebreid met een aantal nieuwe functionaliteiten. Heb je onlangs zaken aangegeven waarvan je wilt dat deze toegevoegd of aangepast worden? Lees dan snel verder om te zien of er vorderingen zijn in deze release. In deze e-mail vertellen we je in het kort welke updates er worden gedaan. Wil je meer weten? Lees dan verder in de kennisbank, of neem contact op met de supportafdeling.

Belangrijke wijzigingen

Afzender Job alert bevestiging nu ook vanuit eigen e-mailadres
Op verzoek van veel klanten hebben we in de vorige release mogelijk gemaakt om zelf een e-mailadres op te geven als afzender voor het versturen van vacatures via de job alert. Bij het inschrijven voor een job alert ontvangt de inschrijver eerst nog een bevestigingsmail, welke nog steeds vanuit noreply@hroffice.nl binnenkomt. Na de release zal ook deze bevestiging vanuit het eigen aangegeven e-mailadres binnenkomen bij de inschrijver.

Eigen e-mailadres als afzender voor uitnodigen interviews en aanvragen beoordelingen
In het verlengde van het eigen e-mailadres als afzender voor de job alert, hebben we dit nu ook mogelijk gemaakt voor het versturen van uitnodigingen naar kandidaten en het aanvragen van beoordelingen bij collega’s. Voor beide opties is het na de release mogelijk om een gebruiker te selecteren, waarvan het e-mailadres gebruikt zal worden als afzender.

Status alerts nu in te stellen voor alle beschikbare statussen voor de kandidaat
Momenteel is er een beperkt aantal statussen, waarvoor je in kunt stellen dat je een melding wilt ontvangen, wanneer een kandidaat te lang in die status staat. Na de release is het mogelijk om zelf uit alle beschikbare statussen te kiezen op welke statussen je een alert wilt instellen.

Nieuwe instelling om aan te geven of beoordelaars elkaars beoordelingen mogen inzien
Momenteel kan je met de rol van “Beoordelaar” niet de beoordelingen van collega’s inzien. Dit kan alleen via het algemene profiel van de kandidaat. Omdat de klanten van HROffice verdeeld zijn in de wens voor het wel of niet kunnen inzien bij het geven van een beoordeling, hebben we besloten om hier een optie voor te ontwikkelen. Via de instellingen van de hoofdvestiging binnen het HROffice account, kan nu voor de gehele organisatie bepaald worden of beoordelaars de beoordelingen van collega’s wel of niet kunnen inzien bij het geven van hun beoordelingen.

Overige updates

Kleur aanpasbaar voor tekst in afbeelding Mini Job Portal
De kleur van de tekst in de afbeelding op de Mini Job Portal is standaard wit en dit is niet handig in afbeeldingen waar ook witte stukken in naar voren komen. Wij hebben nu de mogelijkheid ontwikkeld om de kleur van deze tekst te bepalen zodat deze mooi samen kan gaan met alle kleuren in afbeeldingen.

Extra sollicitatieknop bij vacatures om het solliciteren via mobiel makkelijker te maken voor kandidaten
Bij het solliciteren op de Mini Jon Portal via mobiel, staat de sollicitatieknop onderaan de vacaturetekst. Bij een lange vacaturetekst moet je dus een stuk scrollen om te solliciteren. Om dit makkelijker te maken voor de kandidaat hebben we nu ook een sollicitatieknop bovenaan de tekst toegevoegd.

Ontvangstbevestiging nu ook als standaard in te stellen voor alle vacatures
Per entiteit kan straks ingesteld worden welke ontvangstbevestiging standaard geladen moet worden voor alle vacatures.

Beter overzicht in de lijst met vacatures voor het handmatig toevoegen van kandidaten
Wanneer je handmatig kandidaten toevoegd krijg je de optie om een vacature te selecteren. Bij het overzicht van de te seleceren vacatures hebben we de wens ontvangen om hier meer overzicht in te krijgen. Er kunnen veel vacatures zijn (actief/archief) en de kans bestaat dat er vacatures zijn met dezelfde titel. Om dit te realiseren hebben we een duidelijk onderscheid aangebracht tussen vacatures uit het actieve overzicht en het archief. Hiernaast is ook het ID nummer zichtbaar bij de vacatures.

BUG: Wanneer je handmatig een kandidaat toevoegd staat de status wel eens op afgewezen 
Het gebeurde wel eens dat HROffice de status “Afgewezen” als eerste naar voren liet komen bij het handmatig toevoegen van een kandidaat. Dit moet in elke situatie de status Nieuw CV/Beoordelen zijn en zal na de release ook het geval zijn.

 

 

Website Updates (30/06/2021)

De release in het kort

In de avond van 30 juni zal HROffice Recruitment weer worden uitgebreid met een aantal nieuwe functionaliteiten. Heb je onlangs zaken aangegeven waarvan je wilt dat deze toegevoegd of aangepast worden? Lees dan snel verder om te zien of er vorderingen zijn in deze release. In deze e-mail vertellen we je in het kort welke updates er worden gedaan. Wil je meer weten? Lees dan verder in de kennisbank, of neem contact op met de supportafdeling.

Belangrijke wijzigingen

Mogelijkheid om afzender te bepalen voor de verzonden job alerts 
Op verzoek van veel klanten die de job alert gebruiken hebben we het mogelijk gemaakt om zelf een mailadres op te geven als afzender. Voorheen werden vacatures via de job alert altijd verzonden vanuit noreply@hroffice.nl, dit mailadres kan je straks zelf bepalen.

Status aangenomen terug naar het archief
Afgelopen update hebben we het “Board” overzicht van kandidaten geïntroduceerd. Hierbij was de status aangenomen het eindpunt van de actieve flow. Veel klanten hebben aangegeven dat het actieve “werk” overzicht van kandidaten vertroebelt door kandidaten die zijn aangenomen. Om die reden gaan we met deze release de status aangenomen weer onderdeel maken van het archief.

Geschiedenis van publicaties per kanaal nu inzichtelijk
Bij de vacature is nu per publicatiekanaal terug te zien wanneer een vacature online heeft gestaan via het kanaal. Dus als een vacature meerdere keren online heeft gestaan, is keurig te zien wanneer dit is geweest en kan je ook zien wie de wijzigingen heeft doorgevoerd.

WCAG 2.1 niveau A/AA
WCAG staat voor Web Content Accessibility Guidelines en bepaalt of websites en applicaties voldoen aan de voorwaarden om geschikt te worden bevonden voor het gebruik door mensen met een beperkt zicht of gehoor. Wij hebben aanpassingen doorgevoerd zodat we mee kunnen in deze nieuwe wetgeving. Dit betekend dat de applicatie nu ook goed via het toetsenbord bediend kan worden en zichtbaar in de applicatie zal je zien dat zaken door middel van meer contrast beter visueel te scheiden zijn.

Overige updates

Mogelijkheid type document aan te geven in dossiers van kandidaten
Bij de documenten in de dossiers van kandidaten is het nu mogelijk om per document aan te geven om wat voor soort document het gaat (CV, motivatie, diploma etc…)

Lettergrootte nu te bepalen via de editor voor mails naar kandidaten
Bij het samenstellen van een email naar de kandidaat is het nu mogelijk om ook de lettergrootte direct aan te passen in de editor.

Lettertype nu te bepalen in de editor van de eigen handtekening
Bij het beheren van de eigen handtekening in het eigen profiel is het nu mogelijk om ook het lettertype te bepalen, zodat deze goed aansluit op de mailtemplates.

Filtering niet onthouden wanneer je naar kandidaten gaat via het “hoofd” menu
Wanneer je een filtering actief had in het overzicht van kandidaten en je daarna via het “hoofd” menu weer naar de kandidaten gaat, werd de filtering onthouden. Dit hebben we aangepast omdat dit bij de vacatures ook anders werkt en er altijd een button is om terug te keren naar het overzicht waarbij de filtering wel is onthouden. Zie hieronder de knop om naar het overzicht met filtering te gaan, knoppen in het “hoofd” menu gaan dus naar het overzicht zonder filtering.

Uren per week nu getoond bij de vacatures via de mini job portal
Gebruik je als publicatiekanaal een mini job portal van HROffice dan tref je de uren per vacature als deze zijn ingevuld bij de vacature in HROffice.

Mogelijkheid om vragen als niet verplicht op te nemen in het sollicitatieproces
Momenteel zijn de vragen die worden opgevoerd bij de vacature altijd verplicht voor de kandidaat op de beantwoorden om te kunnen solliciteren. Om flexibeler met het gebruik van de vragen om te kunnen gaan, is het nu mogelijk om per vraag aan te geven of een veld verplicht is voor de kandidaat.

Website Updates (17/03/2021)

Workflows vervangen Kandidaat statussen.
Lees over deze en overige updates die met de release van 17 maart beschikbaar zijn.

De release in het kort
In de avond van 17 maart zal HROffice Recruitment weer worden uitgebreid met een aantal nieuwe functionaliteiten. Heb je interesse in een nieuwe, overzichtelijke manier om je kandidaten te verwerken? Of heb je in het kandidaatprofiel behoefte aan meer velden dan nu beschikbaar zijn? Lees dan snel verder. In deze e-mail vertellen we je in het kort welke updates er worden gedaan. Wil je meer weten? Lees dan verder in de kennisbank, of neem contact op met de supportafdeling.

Belangrijke wijzigingen
Kandidaat statussen vervangen door Workflows
Deze release omvat 1 heel belangrijke verandering in het ATS.
Alle vacatures worden na de Release op woensdagavond 17 maart voorzien van een Workflow. De Workflow bepaalt welke kandidaat statussen beschikbaar zijn per vacature of entiteit. Momenteel geef je deze statussen aan bij de Instellingen, deze vind je straks nog steeds onder Instellingen, maar een stukje naar beneden: bij Templates > Workflows.

Hier kun je bestaande Workflows inzien, en nieuwe Workflows aanmaken. Selecteer de Actieve en Archiefstatussen, en scroll nog iets verder naar beneden om meteen aan te geven voor welke entiteiten je nieuwe workflow van toepassing is. Middels deze automatisering kun je per entiteit bepalen welke statussen er gekozen mogen worden én doordat deze vooraf zijn ingesteld is er minder kans op fouten en is de vacature sneller opgesteld.

Voor wie nu al met verschillende statussen werkt: geen zorgen. Deze zijn automatisch omgezet naar Workflows. Voor bestaande vacatures wijzigt er dus niets.
Wil je 1 set van statussen (dus een Workflow) voor je hele onderneming instellen? Ga dan naar Bedrijfsprofiel en selecteer hier de gewenste Workflow template.

Wil je voor een specifieke vacature een andere Workflow gebruiken dan welke voor je Entiteit staat ingesteld? Wijzig dan handmatig de Workflow in de vacature, of kies een andere template.

Aangenomen is een Actieve Status geworden
Deze wijziging is doorgevoerd op verzoek van veel van onze gebruikers, en sluit tegelijk mooi aan op de nieuwe Board situatie, waarbij het eindpunt van de actieve flow de ‘Aanname’ is.

Overige updates
Sollicitatieformulier nu als default in te stellen
Het is nu mogelijk om automatisch een default sollicitatieformulier aan alle nieuwe vacatures toe te voegen. Maak het template aan onder Instellingen, en selecteer deze in het Bedrijfsprofiel. Uiteraard kun je bij het aanmaken van een vacature nog steeds bepalen of je deze zelf aan wilt passen.

Nieuwe manier om overzichtelijk kandidaten te verwerken
Het is nu mogelijk om binnen een vacature kandidaten op een andere manier te verwerken. Open een vacature en selecteer bovenin het grijze menu ‘Board’, nu verschijnen de kandidaten in overzichtelijke kolommen waardoor je sneller overziet hoeveel kandidaten in welke status staan. Ook kun je hier de status van kandidaten makkelijk wijzigen.

Nieuwe widgets aan Dashboard toegevoegd
Het dashboard heeft een frisse make-over gekregen en is voorzien van extra widgets (mits je toegang tot deze gegevens hebt in je gebruikersprofiel).
Op het dashboard vind je nu terug:

  • Vacatures (aantal Actief en aantal Online)
  • Aangevraagde Beoordelingen (aantal In behandeling en Afgerond)
  • Kandidaten (aantal Actief en Archief)
  • Nieuwste kandidaten (plus datum en voor welke vacature)
  • Kandidaten per status
  • Laatste beoordelingen (met aantal sterren, beoordeling tekst, vacature en datum)

Nooit meer een update missen? Systeemnotificaties geeft je een waarschuwing
Na de nieuwe Release ontvang je een systeemnotificatie vanuit HROffice. Zo kunnen we je bijvoorbeeld wijzen op een aankomende releasedatum, of welke nieuwe mogelijkheden er in de nieuwe release zitten. Je kunt de notificatie altijd terugvinden in de rechterbovenhoek.

Super Admin heeft nu ook toegang tot alle Talentpools
Ook wanneer de Super Admin geen onderdeel is van het Team, kan deze de Talentpools inzien.

Mogelijkheid dynamische kandidaat velden aanmaken
Mis je nog een voor jouw onderneming belangrijk veld in het kandidaat profiel? Dan kun je deze nu zelf toevoegen middels de dynamische kandidaat velden. Deze kun je toevoegen onder ‘Dynamische velden kandidaat’ bij de Instellingen. Wanneer deze is aangemaakt, kun je dit nieuwe veld oproepen in alle kandidaat profielen.
De gegevens in deze velden zijn dankzij onze koppelingsmodule HROffice Connect ook naar derde partijen door te sturen.

Je kunt labels nu ook onder Instellingen aanmaken
Voorheen was dit alleen mogelijk in een Kandidaat profiel of in Vacatures.

Cammio Automated Interview terugkijken in het kandidaat profiel
Maak je gebruik van Cammio Interviews waarbij de kandidaat automatisch een uitnodiging ontvangt om een aantal vragen op video te beantwoorden? Dan kun je deze video’s nu terug zien in het kandidaat profiel. Ook kun je zien wanneer de video opname is afgerond en ingestuurd.
Let op: deze feature is niet beschikbaar voor Live Interviews.

Extra entiteiten zijn verhuisd van Bewerken naar Formulier
Wil jij eenzelfde vacature open stellen voor meerdere entiteiten? Deze functie vind je vanaf 17 maart terug onder Formulier. De kandidaat kan vervolgens in het sollicitatieformulier aangeven bij welke entiteit wordt gesolliciteerd.

Mogelijkheid tot uploaden .mp4 bestanden tijdens sollicitatie
Kandidaten kunnen nu ook videobestanden uploaden om hun sollicitatie verder aan te vullen. Deze video kun je opvragen middels Formulier (kies: Upload een bestand) en is terug te vinden bij Documenten in het Kandidaat profiel. Het maximale formaat voor een video is 30mb.

Verbeteringen
Beoordelingen toont beoordelingstekst nu zoals ingevoerd
Dit betekent dat de tekst enters krijgt waar deze door de Beoordelaar zijn ingevoerd. Dat leest een stuk prettiger!

Antwoorden op Vragenlijsten worden beter weergegeven
Met name lange antwoorden bleken in de smalle kolommen lastig te lezen, ook dit is nu verbeterd door de kolommen te verbreden.

HROffice Contracts – nieuwe ontwikkelingen
Sinds kort zijn er twee opties waar rekening mee gehouden kan worden voor een geautomatiseerd proces en de kandidaat enkel gegevens hoeft aan te vullen alvorens deze digitaal te ondertekenen. De eerste optie is een ‘stand alone’ oplossing zonder koppeling met een HR-systeem. Bij de tweede optie (de meest optimale optie) wordt rekening gehouden met HROffice Connect. Op deze manier wordt een koppeling geactiveerd met het HR-systeem. Daarbij kan onder andere gedacht worden aan Afas, Nmbrs en Loket.

Andere verbeteringen zijn gemaakt op:
Templatebeheer: Het is nog makkelijker geworden om een database aan te leggen met gestandaardiseerde en goedgekeurde contracten. Daarnaast is het nu mogelijk om het logo toe te voegen van jouw organisatie op het contract.
Controle: meerdere verschillende rollen, rechten en activiteiten kunnen nu worden toegevoegd. Daarbij kunnen de verschillende rollen in een logisch proces van te voren ingevuld worden wat past bij de organisatie.
Overzicht: De menustructuur is uitgebreid en er is overzicht op alle contracten in één overzichtelijk dashboard met real-time voortgang van elk document en van de aflopende contracten.

Website Updates (09/12/2020)

Lees in dit artikel over de updates die met de release van 9 december beschikbaar zijn.

Algemeen

  • In het dashboard kun je nu zelf aangeven welke widgets je wilt tonen en in welke vorm.
  • Er is een widget toegevoegd welke laat zien hoeveel beoordelingen je nog open hebt staan. Deze is ook beschikbaar voor Beoordelaars.
  • Er is een notificatiecentrum toegevoegd waarin HROffice belangrijke mededelingen richting gebruikers kan delen.
  • Op veler verzoek is de optie ‘Overig’ toegevoegd aan de geslachtskeuzes.

Kandidaten

  • Bij het importeren van kandidaten zijn nu extra velden te gebruiken:
    • Beschikbaarheid
    • Uren per week
    • Salaris
    • Geboorteplaats
    • Geboortedatum
    • Bron

Bugs

  • Het is nu weer mogelijk de profielfoto van een kandidaat te verwijderen.

 

Problemen met inloggen na de release?

Dit is heel simpel op te lossen door na de release naar het ATS te gaan, en bij problemen met inloggen op ctrl+F5 te drukken.

Website Updates (09/09/2020)

Lees in dit artikel over de updates die met de release van 9 september beschikbaar zijn.

Algemeen

  • Bij de Instellingen is aan de dynamische velden de optie ‘meerkeuze’ toegevoegd.

Kandidaten

  • In het kandidaatprofiel is nu te zien hoe de kandidaat binnen is gekomen: gesolliciteerd (op welke website), gekopieerd (door wie), via een bureau of handmatig toegevoegd.

Vacatures

  • Externe URL en rechtstreekse externe URL zijn samengevoegd. Wanneer deze methode wordt geselecteerd, verschijnen automatisch twee velden om de URL naar het sollicitatieformulier en de vacature detailpagina in te vullen. Wanneer de kandidaat op de solliciteerbutton klikt, zal deze direct naar de gewenste URL worden doorgestuurd.
  • Bij het aanmaken van de vacatures is een link toegevoegd naar tips voor het opmaken van de ideale vacaturetekst.
  • Gebruikers zijn nu in bulk in het Team aan of uit te vinken.

Insights = Recruitment Analytics

  • Na deze release gaat Insights onder de nieuwe naam Recruitment Analytics door. De functionaliteiten blijven ongewijzigd.

Bugs

  • Bij snel klikken na toepassen filtering, verscheen er soms een lege pop-up. Dit is opgelost.
  • Dropdown-menu onder acties op het vacature overzicht toonde niet volledig bij de onderste rij vacatures. Dit is opgelost.

Website Updates (24/06/2020)

Lees in dit artikel over de updates die met de release van 24 juni beschikbaar zijn.

De release in het kort.
In de avond van 24 juni is het weer tijd voor een nieuwe release op het HROffice Recruitment platform. Deze keer een kleine release met een aantal bugfixes. Wil je meer weten? Lees dan verder in de kennisbank, of neem contact op met de supportafdeling.

 

Algemeen

  • Recht toegevoegd aan rollen & rechten waarmee de admin toegang kan krijgen tot alle vacatures én kandidaten, ongeacht of hij/zij in het team zit.

Bugs

  • Het was niet mogelijk een gebruiker met een lang e-mailadres te wissen, dit is opgelost.
  • Bij het kopiëren en plakken van een postcode werden automatisch spaties achter de postcode toegevoegd en opgeslagen. De postcode werd zo niet meer herkend wanneer de API koppeling van de werken-bij website deze uitleest. De spaties worden nu niet meer toegevoegd.

Website Updates (26/05/2020)

Lees in dit artikel over de updates die met de release van 26 mei beschikbaar zijn
De release in het kort.

In de avond van 26 mei wordt er een nieuwe release gedaan op het HROffice Recruitment platform. In dit artikel vertellen we je in het kort welke updates er worden gedaan. Wil je hier meer over weten? Lees dan verder in de kennisbank, of neem contact op met de supportafdeling.


Algemeen

  • Vacaturetitel is op het dashboard aan ‘laatste beoordelingen’ toegevoegd.
  • Instellingen heeft een nieuwe, meer logische indeling gekregen.
  • Recht toegevoegd aan rollen & rechten die specifiek toegang geven tot Insights/embedded reports.
  • Recht toegevoed aan rollen & rechten waarmee de admin toegang kan krijgen tot alle vacatures én kandidaten.
  • Tweestapsverificatie laat nu zien welke gebruiker dit heeft geactiveerd.
  • Bij het verwijderen van een e-mail template dat in gebruik is, wordt gevraagd een vervangend template te selecteren (om ontbreken van mail-templates richting de kandidaat te voorkomen).
  • Het gebruikersoverzicht is nu te filteren op entiteit.


Kandidaten

  • Whatsapp mogelijkheid vanuit ATS in kandidaatgegevens (vul hiervoor het telefoonnummer in op de volgende manier: 0031612345678).
  • Kandidaatgegevens toont (wanneer juist gekoppeld) op welke pagina de kandidaat heeft gesolliciteerd.
  • Tegel kandidaatgegevens toont middels mouse-over hoeveel documenten de kandidaat heeft.
  • Kandidaat kan nu meer dan 6 documenten uploaden.


Vacatures

  • In Vacatures nu ook mogelijkheid tot filteren op Dynamische filters.
  • Voeg in bulk teamleden toe aan vacatures, of verwijder ze in bulk.
  • Vacatures kun je nu in bulk archiveren.
  • Je kunt nu vacatures heractiveren vanuit het archief.


Campagnes

  • Kanalen filteren op categorie toegevoegd.
  • Voer nu je kortingscode in om korting op je campagneprijs te ontvangen.
  • Wil jij ook zo’n kortingscode t.w.v. € 50,- om Campagnes (nog) eens uit te proberen? Neem contact op met je accountmanager bij HROffice.


Cammio live-interview

  • Uitnodiging interview kandidaat nu meertalig te versturen.
  • Mogelijkheid om opgenomen interview terug te kijken (ook voor de beoordelaar).


JobAlert

  • JobAlert verstuurt nieuwe kandidaten alleen nieuwe vacatures (voorheen ook bestaande vacatures).

Website Updates (08/04/2020)

In dit artikel vind je een overzicht van de updates die in de avond van 08/04/2020 worden geïmplementeerd.

Er zijn veel nieuwe functionaliteiten aan het ATS toegevoegd, waarvan de belangrijkste wijziging het element Teams is. Omdat deze wijziging op al onze klanten impact heeft, hebben we Teams in deze mail uitgebreid toegelicht. Binnen de kennisbank kun je je verder inlezen en een video van het gebruik van deze functie bekijken.


Teams

Middels Teams koppel je gebruikers aan vacatures, en niet langer aan entiteiten. Lees hier alles over de voordelen en impact op je huidige instellingen.

  • Huidige situatie: Alle gebruikers binnen of boven de entiteit waarin de vacature geplaatst is, kunnen (mits met juiste rol & rechten) alle kandidaat- en vacature gegevens inzien. Iedere vacature heeft een Vacature Beheerder en een Kandidaat Behandelaar. Staat de Kandidaat Behandelaar ingevuld? Dan ontvangt deze een melding wanneer er een nieuwe kandidaat is.
  • Nieuwe situatie: Per vacature koppel je een team van gebruikers. Iedereen binnen dit team kan meldingen van nieuwe kandidaten ontvangen, ongeacht in welke entiteit de gebruiker zit. Er is 1 recht binnen rollen & rechten beschikbaar voor Admins, deze geeft toegang tot alle vacatures.

Wat gebeurt er met bestaande vacatures?
Na de update op woensdagavond, zullen de Beheerder Vacature en Kandidaat Behandelaar nog steeds in deze rol aan de vacature gekoppeld staan en automatisch toegevoegd worden aan het team van de vacature.

Algemeen

  • De filters rood, groen en blauw zijn nu samengevoegd onder “Dynamische filters”. Lees hier meer over deze wijziging.
  • Dankzij Teams kunnen nu meerdere gebruikers notificaties ontvangen.
  • Je kunt nu entiteiten verwijderen uit het ATS.
  • Tekst editors zijn uitgebreid met lettertype en letterkleur.
  • De rechten om rollen te creëren zijn logischer onderverdeeld.
  • Er is een nieuw recht toegevoegd: “Recht op volledige toegang”. Indien ingeschakeld geeft dit toegang tot alle vacatures, ook wanneer je niet in een team zit.
  • In de organisatiestructuur zie je nu direct welke entiteiten aan elkaar gekoppeld zijn.

  

Kandidaten

  • Koppel een kandidaat gemakkelijk aan een andere entiteit.
  • Sorteer binnen het kandidatenoverzicht op voornaam (alfabet) en gemiddelde beoordeling.
  • Filter in het kandidatenoverzicht op welk publicatiekanaal is gesolliciteerd.


Vacatures

  • Filter in het vacatureoverzicht op teams.
  • Meerdere vacatures verwijderen middels een bulkactie.
  • Zet vacatures vast klaar per publicatiekanaal met een start- en einddatum.
  • Voer binnen vacaturebewerking bij het salarisveld een vrij getal in (geen vaste ranges meer).
  • Navigeer naar een volgende of vorige vacature, en kom net als bij kandidaten direct in dezelfde tab als de vorige vacature.
  • Neem bij de urenvelden (min & max aantal uur) nu ook decimalen op.

 

JobAlert

  • Bekijk een overzichtelijker scherm waarin alle gegevens vanuit de ingeschreven job alerts binnenkomen.
  • De keywords zijn niet langer verplicht.
  • Kandidaten staan nu automatisch maximaal 1 jaar aangemeld voor de JobAlert.

Website Updates (12/12/2019)

In dit artikel vind je een overzicht van de updates die in de avond van 11/12/2019 worden geïmplementeerd.

Algemeen

  • Blader in kandidaatdetails naar gelijke pagina’s (bv van CV naar CV).
  • Weergave entiteiten naast lijstweergave nu ook in boomstructuur.
  • Status alerts alleen in te stellen op hoogste entiteit voor hele organisatie.
  • Mogelijkheid middels Tweestapsverificatie in te loggen. Lees hier meer.

  

Kandidaten

  • Notities in bulk bij meerdere kandidaten toevoegen.
  • Telefoonnummers toegevoegd aan kandidaat export.

 

Interviews

  • Nodig iedere gebruiker binnen de organisatie uit voor een interview.
  • Bekijk een preview van de interview e-mail.

 

Campagnes

  • Rechten voor campagnes aangepast in rollen & rechten. Meer info? Klik hier.

 

Mini Job Portal

  • Alle MJP’s zichtbaar en aanpasbaar op hoogste entiteit.

 

API

  • API gegevens inzichtelijk en mogelijkheid zelf de naam van publicatiekanaal aan te passen.

 

JobAlert

  • Koppel de JobAlert aan een publicatiekanaal (alleen voor API).
  • JobAlert verwijst nu naar vacature detailpagina, niet naar sollicitatiepagina.

Website Updates (30/10/2019)

In de avond van 30 oktober voeren we een nieuwe update door. Lees in dit artikel wat je kunt verwachten!

De belangrijkste aanpassingen voeren we door in de werking van de auto-removal functie en de toewijzing van toegang tot Talentpools.

Auto-removal

Geef per statuswijziging aan na hoeveel dagen kandidaten automatisch verwijderd mogen worden. Klik hier voor een uitgebreide uitleg.

  • Huidige situatie: kandidaten worden x dagen na binnenkomst als nieuwe kandidaat verwijderd.
  • Nieuwe situatie: kandidaten worden x dagen na wijziging naar status y verwijderd.
  • Voorbeeld: Je stelt in dat kandidaten 7 dagen na statuswijziging ‘Afgewezen’ worden verwijderd. Joep is afgewezen op 1 november, je past meteen zijn status aan. Op 8 november is zijn profiel verwijderd uit het ATS.

 

Algemeen

  • Zoekfunctie voor elke dropdown lijst wanneer er 4 of meer items in staan.
  • Schakel de melding voor ontvangen feedback op een beoordelingsaanvraag uit binnen het gebruikersprofiel.
  • Neem contact op met het support team middels de chatfunctie in het ATS.
  • Uitbreiding kennisbank (te vinden onder het ?-icoon in het menu).
  • In de instellingen van de werken-bij website zijn nu ook pagina’s van onderliggende entiteiten zichtbaar. Echter is alleen de pagina van de entiteit van de gebruiker aanpasbaar.

 

Vacatures

  • Filter nu op op Kandidaat behandelaar.
  • Optimalisatie van meta tags zodat vacature titel en omschrijving op de juiste manier worden getoond wanneer je een vacature op oa Facebook deelt.
  • De dropdown van kandidaat behandelaar is geoptimaliseerd. Deze toont de namen nu op alfabetische volgorde, en toont alle gebruikers (niet alleen de gebruikers van de entiteit). Ook is het makkelijker de juiste persoon te selecteren door het toevoegen van de rol en e-mailadres van de gebruiker.

 

Kandidaten

  • Ten behoeve van rapportages is een tekstveld binnen het kandidaatprofiel toegevoegd waarin de reden van afwijzing kan worden aangegeven.
  • Er is een filter toegevoegd om kandidaten te sorteren op Bureaus.
  • Binnen het kandidaat profiel wordt getoond hoeveel items zich bevinden in verschillende onderdelen. Ook staat er bij de vragenlijst meteen het puntenaantal
  • Video interview beelden zijn nu ook beschikbaar voor een beoordelaar.
  • Er zit geen limiet meer op het aantal tekens dat een kandidaat beoordelaar kan gebruiken om een kandidaat te beoordelen.
  • Het is mogelijk om de kandidaat foto aan te passen of te wijzigen.
  • E-mails naar kandidaten zijn nu met vertraging naar specifieke tijd en datum in te plannen. Ook zijn deze e-mails nog te annuleren, mits de mail nog niet verzonden is.

 

Talentpool

Heeft een update gekregen, lees de uitgebreide details hier. In het kort:

  • Bepaal per gebruiker of deze toegang heeft tot een specifieke talentpool.
  • Talentpools zijn alleen zichtbaar en/of te wijzigen voor gebruikers met deze rechten.
  • Voeg kandidaten toe aan meerdere talentpools.
  • De gebruiker ziet alleen in welke talentpool(s) de kandidaat zich bevindt, wanneer deze toegang heeft tot de talentpool(s).

 

Campagnes

  • Naast de bestaande optie om handmatig een campagne samen te stellen, kun je nu ook een campagne suggestie aanvragen waarin je automatisch een kanalenmix ontvangt.
  • Er is een campagne overzicht toegevoegd aan de Campagnes module. In dit overzicht zie je in één oogopslag actieve en concept campagnes.
  • Er is extra informatie toegevoegd aan het detailoverzicht van de media kanalen.
  • Campagnes die niet zijn afgerond, worden opgeslagen als concept.
  • Een opgeslagen concept kan met een collega worden gedeeld zodat deze de campagne details kan inzien.
  • Publicatie van een campagneaanvraag is van 2 werkdagen verkort naar 1 werkdag.

 

Communicatie centrum

  • Het menu-item én de inbox tonen een cijfer met het aantal ongelezen e-mails.

 

Mini Job Portal

  • Het ATS biedt de optie om een welkomsttekst aan de pagina toe te voegen. Deze wordt getoond tussen de header-afbeelding en het vacatureoverzicht.

 

2.0 design

De volgende pagina’s zijn omgezet naar het 2.0 design:

  • Bureauoverzicht
  • Mini Job Portal instellingen
  • AFAS instellingen
  • Cammio instellingen
  • NMBRS instellingen

Website Updates (30/07/2019)

Benieuwd naar de laatste updates van HROffice Recruitment? Lees hier de laatste Release Notes.
30/07/2019

HROffice Campagnes
Campagnes is nu binnen het ATS beschikbaar voor al onze klanten. Bereik de juiste doelgroep met HROffice Campaigns. Deze nieuw beschikbare online oplossing bespaart je tijd en geld door toegang te geven tot meer dan 350 digitale adverteermogelijkheden voor recruitment. Per vacature heb je de mogelijkheid om zelf je campagne samen te stellen. Bij de afname van minimaal 3 kanalen wordt er een kortingspercentage geboden.

Bij afname van één of meerdere kanalen staat je vacature binnen 24 uur op de gekozen kanalen. De plaatsing hiervan wordt volledig uit handen genomen en ook na de looptijd weer verwijderd. Als je vacature eerder vervuld is dan de looptijd kun je de campagne ook handmatig stopzetten.

Benieuwd en wil je het ook eens proberen? Hier vind je HROffice Campaigns binnen het ATS:

  • Via de nieuw-knop, rechtsboven in
  • Het submenu, aan de linkerkant
  • Bij de vacature onder het kopje publicatie kanalen.

Volg de volgende stappen om een campagne te activeren

  1. Na het kiezen van deze functie geef je de volgende gegevens aan:
    – De vacature welke je wilt promoten
    – De branche waarbinnen de vacature valt
    – Provincie waarin de vacature beschikbaar is
    – Opleidingsniveau dat bij de vacature hoort
  2. Selecteer het kanaal of de kanalen waar je jouw vacature wilt promoten (vanaf 3 kanalen ontvang je korting).
  3. Vul de gevraagde gegevens in en bevestig je campagne

Heb je nog vragen of wil je een advies op maat ontvangen? Bel dan 023 – 55 30 350 of vul het contactformulier op de pagina in.

Website Updates (28/05/2019)

Benieuwd naar de laatste updates van HROffice Recruitment? Lees hier de laatste Release Notes.
28/05/2019

Nieuwe ontwikkelingen
Meer document types toegestaan bij het solliciteren.
Ter toevoeging aan de huidige type bestanden die we al accepteerden tijdens het uploaden van een bestand bij het solliciteren, hebben we een aantal opties toegevoegd. De volgende bestandstypen worden nu geaccepteerd voor alle upload opties:
– Word (doc + docx)
– PDF
– JP(E)G
– PNG
– GIF

Vorige / Volgende knoppen bij vacatures
Op verzoek van vele klanten, hebben we de optie toegevoegd om snel naar de vorige en volgende vacature te kunnen navigeren. Je vind de (pijl)knoppen rechts bovenin de vacature.

Vacaturefilter voor Online en Offline vacatures
We hebben een nieuw filter toegevoegd waardoor je nu in het vacatureoverzicht kunt filteren op vacatures met status online of offline.

Bureau filter
Werk je met bureaus samen? We hebben een nieuw filter toegevoegd waardoor je nu in het vacatureoverzicht kunt filteren op vacatures die aan een bureau gekoppeld zijn.

Nieuwe gebruiker aanmaken en direct login mail sturen
Wanneer je een nieuwe gebruiker aanmaakt, of een bestaande gebruiker aanpast en opslaat, heb je nu de mogelijkheid te kiezen de gebruiker alleen op te slaan, of ook direct de login mail te versturen.

Melding op dashboard met nieuwe releases
Je kunt nu gemakkelijk op het dashboard zien wanneer er een nieuwe release update is geweest en meteen doorklikken naar dit artikel om de laatste updates te lezen.

Bugs
Vacature grafieken
In de grafieken die bij de vacatures worden getoond, was er verkeerde data te zien in verband met een onjuiste calculatie. Dit is opgelost en de juiste data wordt weer getoond.

Kandidaat beoordelen
Het was in sommige mobiele browsers niet mogelijk om een kandidaat te beoordelen. Dit is opgelost.

Pagina’s in het nieuwe design
Onderstaande pagina’s zijn nu ook beschikbaar in het nieuwe design. Dit betekent dat er nog maar 1 pagina over is in het oude design. Deze zal met de volgende release worden opgepakt. Met de volgende release zal dan het complete ATS in één design beschikbaar zijn.
– Status Alert pagina
– Job Alert pagina
– Overzicht van kandidaat behandelaren pagina
– Pagina voor het automatisch verwijderen van kandidaten
– Het Communicatiecentrum
– Nmbrs pagina
– Cammio pagina