Now Loading

2. Vacatures

Teams

Bepaal per vacature wie toegang heeft tot gegevens en kandidaten binnen deze vacature.

Per 9 april wordt er een nieuwe functionaliteit binnen HROffice Recruitment geïntroduceerd: Teams. Vanuit veel klanten hebben we verzoeken ontvangen om de gegeven beoordelingen van kandidaten beschikbaar te maken voor alle beoordelaars. Ook krijgen we regelmatig verzoeken om meerdere personen te kunnen informeren over nieuw binnen gekomen kandidaten én het verzoek om gebruikers uit andere entiteiten toegang te geven tot een vacature in een entiteit. Al deze verzoeken hebben we opgelost met het gebruik van Teams.

Teams is geïntegreerd in het vacatureproces, wanneer je de standaard gegevens hebt ingevuld, kun je de vacature nu opslaan en meteen doorgaan naar Teams om een team aan je vacature te koppelen. Ook kun je vooral bijvoorbeeld een selectiecommissie in een team template opslaan om zo gemakkelijk een team toe te voegen aan een vacature.

Werk je met een vaste selectiegroep per entiteit? Ook dan is het mogelijk om een hiring team als default op een entiteit in te stellen. Hieronder volgt een helder stappenplan voor het gebruik van teams.


Team template aanmaken

  1. Ga naar Instellingen
  2. Scroll naar Templates > Teams en klik op Teams
  3. Klik rechts bovenin op Aanmaken om een nieuw template aan te maken
  4. Geef bovenin je team template een naam
  5. Stel je team samen door gebruikers van de linker lijst naar rechts te slepen. In de rechterkolom staat nu je team
  6. Vink het selectievakje aan achter de naam van de teamleden die een melding moeten ontvangen wanneer een nieuwe kandidaat binnen komt
  7. Klik bovenin op Aanmaken, en je team template is klaar

 


Team koppelen aan een entiteit

  1. Volg de stappen voor het aanmaken van een team template, maar klik niet rechts bovenin op Aanmaken, maar scroll naar beneden
  2. Kies in de linker lijst de entiteit waaraan je het team bovenaan de pagina vast wilt koppelen en sleep deze naar de rechter lijst
  3. Je kunt hier meerdere entiteiten selecteren waar het team automatisch aan gekoppeld zal worden
  4. Klik bovenin op Aanmaken, en je team template is klaar


Team toevoegen aan een vacature

Maak een nieuwe vacature aan door op de button +nieuw te klikken

  1. Vul de gebruikelijke gegevens in
  2. Klik op Opslaan en kies Opslaan & team beheren
  3. a. Kies nu bij Templates voor een vooraf aangemaakte team template, of
    b. Selecteer je team handmatig door leden uit de linker kolom naar de rechter kolom te slepen (dit team kun je direct opslaan als template, onder de knop Templates)
  4. Vink het selectievakje aan achter de naam van de teamleden die een melding moeten ontvangen wanneer een nieuwe kandidaat binnen komt
  5. Klik op Opslaan
  6. Je team is nu opgeslagen, je kunt zoals gebruikelijk doorklikken naar het Formulier en de Vragenlijst, om vervolgens de vacature te publiceren

Let op: om toegang te krijgen tot de gegevens van kandidaten en vacatures, dienen de teamleden wel de juiste rol & rechten te hebben. Een gebruiker met de rol van Beoordelaar, kan binnen een team nog steeds de beoordelingen van andere gebruikers niet inzien! Is dit wel de wens, dan zal deze Beoordelaar een aangepaste rol moeten krijgen.


VEELGESTELDE VRAGEN:

Wat gebeurt er met mijn huidige gekoppelde personen (Beheerder Vacature & Kandidaat Behandelaar) na 8 april?
– Deze personen blijven gewoon aan de vacature in deze rollen gekoppeld staan en zijn nu ook zichtbaar in het team.

Ik wil juist niet dat mijn Beoordelaars elkaars beoordeling kunnen zien, hoe doe ik dat?
– Zolang de Beoordelaar niet is toegevoegd aan het team of de rol (en rechten) van een Beoordelaar heeft, kan deze verder geen kandidaat gegevens inzien.

Hoe stel ik in dat iedereen in het Team een melding krijgt van een nieuwe kandidaat?
– Vink bij het aanmaken van het team het selectievakje aan achter de namen van de teamleden en zij zullen een melding ontvangen.

Bij het aanmaken van een team ziet diegene ook alleen de gebruikers die binnen hun entiteit vallen?
– Nee, bij het aanmaken van een team zie je altijd alle gebruikers.

Welke rechten hebben gebruikers nodig om ook de beoordelingen van andere gebruikers te zien?
– Een rol die toegang geeft tot kandidaten:

1. Toegang tot overzicht kandidaten (geeft inzicht kandidaat gegevens en gegeven beoordelingen).

2. Recht om profielen van kandidaten te bewerken (geeft ook mogelijkheid om zélf een beoordeling te geven).

Ik zie niet hoeveel kandidaten er in een vacature zitten, in plaats daarvan staat er ‘Wijzig Team’, wat betekent dit?
– Dit betekent dat jij met jouw rol wél het recht hebt om alle vacatures in te zien, maar niet om de kandidaten in te zien. Wanneer je toe bent gevoegd aan het Team van de vacature, zie je het aantal kandidaten staan en kun je deze inzien.

Vacaturepagina uitgelegd

Vacaturebalk
Bovenaan de pagina bevind zich de vacaturebalk waarmee je diverse functies kunt uitoefenen.

Exporteren
Wanneer je op deze button klikt, krijg je een drop-down met 2 opties. Middels de eerste optie ‘Exporteren’, kun je je vacatures exporteren. Je vindt je exportbestanden vervolgens terug onder de tweede optie ‘Uw export bestanden’. Hier kun je de excel downloaden die in een snel overzicht laat zien welke vacatures je open hebt staan en wat de status hiervan is.

Zoeken
Via zoeken kun je zoeken binnen je vacatures.

Actief
Wanneer Actief is geselecteerd, kun je alle actieve vacatures bekijken. Let op: hierbij staan ook de vacatures die niet gepubliceerd (offline) zijn. Wil je een vacature archiveren? Haal de vacature offline, en verplaats deze via het knopje ‘Acties’ naar het archief.

Archief
Hier verschijnen al je gearchiveerde vacatures. Heb je een foutje gemaakt en wil je je gearchiveerde vacature terug zetten? Dan kan dit via het knopje ‘Acties’. Je kiest dan Kopieren in het menu en kan zo een kopie van je vacature terug zetten.

Filters
Onder filters kun je je vacatures filteren op de volgende mogelijkheden: publicatiestatus, label, entiteit, behandelaar kandidaten, beheerder vacatures en bureaus.

Sorteren
Je kunt je overzicht in af- of oplopende volgorde sorteren op naam, aantal kandidaten en datum.

Opgeslagen views
Heb je een filter en sortering die je regelmatig gebruikt? Deze kun je opslaan onder dit kopje. Je kunt er je eigen titel aan geven, en zo makkelijk je favoriete instellingen gebruiken.

Verversen
Om opnieuw te laden, klik je op deze knop.

Filters verwijderen
Hiermee verwijder je alle aangeklikte filters en sortering en krijg je alle vacatures weer in beeld.

Vacaturetekst uploaden (kladblok)

Merk je tijdens het uploaden van je vacaturetekst dat de tekst niet helemaal juist wordt weer gegeven? Volg dan deze snelle stappen!

Waarschijnlijk maak je je tekst op in een Word-bestand. Wanneer je daar je vacaturetekst uit kopieert in de editor, brengt het Word-bestand op de achtergrond vaak nog wat opmaak mee. Dit resulteert dat de tekst er in de editor er keurig uit ziet, maar op je website misschien nog een andere lettertype toont of extra witregels.

Je kunt dit simpel oplossen door de volgende stappen te volgen:

  • Kopieer de tekst uit je Wordbestand en plak deze in een editor (wij adviseren Notepad++)
  • Neem nu de tekst die je in Notepad++ hebt geplakt en plak deze in het ATS.
  • Kies ‘Ja’ wanneer het ATS vraagt of je de opmaakt wilt verwijderen
  • Maak nu de laatste aanpassingen voor je opmaak (bold, bullits) in de editor en sla de tekst op.

Meer views, clicks, respons en traffic naar jouw vacature!

Hoe zorg je er voor dat je vacature beter gevonden wordt en hoe zorg je er voor dat kandidaten voor jouw organisatie kiezen?

Meer views, clicks, respons en traffic naar jouw vacature!

De arbeidsmarkt verkrapt nog steeds. De strijd om nieuwe medewerkers blijft onverminderd door gaan. We vissen met ze allen in dezelfde vijver, maar die vijver wordt steeds droger en de vis is al gevangen. Als werkgever moet je moet een bijzondere aanbieding komen om de kandidaat in beweging te krijgen. Je wilt tenslotte een nieuwe potentiele kandidaat aan je binden. Je vacaturetekst die je gaat uitzetten moet daar ook naar geschreven zijn. Meer salaris of andere voorwaarden hoeven geen structurele oplossing te zijn om de juiste nieuwe mensen binnen te krijgen. Je moet je echt onderscheiden. Je moet er eerst voor zorgen dat je vacature gevonden wordt en daarna zorgen dat werknemers voor jouw bedrijf kiezen. Hoe krijg je meer views, clicks, respons en traffic naar jouw vacature?

Bereik de doelgroep

Om zoveel mogelijk kandidaten in je doelgroep te bereiken is het verstandig om veel relevante termen in de tekst- en matchvelden op te nemen.

  • Welke werkervaring en opleiding moeten sollicitanten hebben aan om in aanmerking te komen voor de functie?
  • Benoem concrete vaardigheden of specifieke werkzaamheden. Daar wordt namelijk op ‘gematcht’ door vacaturebanken.

Zorg voor een volledige en uitnodigende tekst, maak letterlijk ruimte voor de kandidaat 

Geschikte kandidaten hebben meestal meerdere opties. Overtuig de kandidaat daarom om bij jou te solliciteren. Hoe doe je dat? 

  • Benadruk in de tekst “markt-onderscheidende” arbeidsvoorwaarden. Benoem het salaris. En wil je het salaris niet concreet benoemen, zet er dan bijvoorbeeld in: “Salaris op basis van ervaring en opleiding”. Benoem ook opleidingsbudget en premievrij pensioen. Maar zet er niet in dat het salaris marktconform is. Dat is niet meer van deze tijd.
  • Voeg de USP’s (Unique Selling Points) die jij als werkgever hebt toe. Bijvoorbeeld verantwoord ondernemen, goede bereikbaarheid, historisch centrum/pand, vrijmibo.
  • Geef aan wat de functie uniek maakt. Bijvoorbeeld onderdeel van (afdeling)MT, ruimte om te ontdekken en ontwikkelen, thuiswerken.

Spoor aan tot actie door de call to action te vermelden en maak het persoonlijk en concreet

Om de kandidaten in beweging te krijgen adviseren wij om informatie op te nemen over de mogelijkheid tot het stellen van vragen over de functie of het sollicitatieproces. 

  • Voor meer informatie neemt u/neem je contact op met….. en stuur (jo)uw motivatiebrief en cv voor .. maand.. jaar op naar …
  • Het vermelden van een einddatum zorgt ervoor dat kandidaten eerder reageren.

Een complete en ideale volgorde van je vacature.

Ben je bezig met het uploaden van je vacature in je HROffice omgeving en wil je meer tips/tricks en weetjes om een wervende vacature uit te zetten. Lees dan snel verder!

Een complete en ideale volgorde van je vacature
Elke vacature die je uitzet heeft een andere boodschap. Schrijf naar de doelgroep toe die je wilt bereiken. Een IT’er wilt anders benaderd worden dan een accountmanager. Zorg voor eenheid binnen je vacatures en zorg dat al je vacatures dezelfde opmaak, volgorde en huisstijl hebben. Dit zorgt voor herkenbaarheid onder je doelgroep. Hieronder nog een aantal belangrijke punten om je vacaturetekst te optimaliseren.

Functietitel (Trefwoorden / synoniemen)
Om een optimale vindbaarheid te realiseren moet de vacaturetekst SEO technisch geoptimaliseerd worden en dienen relevante zoekwoorden (trefwoorden) te worden toegevoegd. Zorg dat de gekozen functietitel bij het profiel past. Denk na over de functietitel. Deze moet kort en bondig zijn. Dus niet: Ervaren Accountmanager 40 uur per week in Amsterdam. Er staat dan te veel trefwoorden in die afleiden van de uiteindelijke match. Het gaat om accountmanager en hoe scherper je de vacaturetitel wegzet, hoe hoger je eindigt in de ranking bij de verschillende vacaturebanken en zoekmachines. Dat een kandidaat ervaren moet zijn, of 40 uur per week beschikbaar, woonachtig in Amsterdam, daar kan via filters op gezocht worden.

Pakkende inleiding
Begin de vacaturetekst altijd met een inleiding die in het oog springt van de kandidaat. Een kandidaat moet uitgenodigd worden om verder te lezen. Bijvoorbeeld: “Ben jij commercieel ingesteld en zijn het voeren van verkoopgesprekken je tweede natuur?” of “Durf je door te vragen en zo de onderste steen boven te krijgen?” of “Vind jij het een uitdaging de juiste match te maken tussen opdrachtgever en flexkracht? Lees dan snel verder!”

Functieomschrijving
De werksfeer is voor veel kandidaten belangrijk. Net als de inhoud van de werkzaamheden. Een goede functieomschrijving geeft aan wat iemand dagelijks doet en wat er verwacht wordt. Wat moet iemand kunnen om de functie goed uit te voeren? Met welke programma’s/systemen worden er gewerkt? Welke taken horen er verder bij de functie. “Een dag uit het leven van” helpt daar ook zeker bij. Hoe ziet een dag uit het leven van de nieuwe medewerker eruit? Omschrijf in een aantal zinnen hoe een werkdag eruit ziet. Dat maakt het persoonlijker, bijvoorbeeld:

8:30 Ik start de dag op kantoor. Bij het koffiezetapparaat komen er direct wat collega’s naar me toe met een aantal vragen. Esther onze accountmanager is daar 1 van. Ze komt even bij me zitten en we bespreken hoe het verloop van het project gaat, waar de deadline van nadert. Ik ga direct voor haar aan de slag.

09:30 Ik werk mijn eigen mail en de mail uit de algemene mailbox bij.

enz….

Functie-eisen
Denk bij de functie-eisen aan de kennis, vaardigheden, opleiding en werkervaring, die nodig zijn voor het uitvoeren van de functie. Wat we vaak terugzien in vacatures is dat een organisatie nog niet goed heeft nagedacht over het opleidingsniveau dat een kandidaat moet hebben voor een bepaalde functie. Geef duidelijk aan wat het opleidingsniveau moet zijn van de kandidaat. Dus niet MBO/HBO. Een MBO’er gaat niet zo snel in op een HBO functie en andersom ook niet. Dat is als organisatie verwarrend, maar ook voor een kandidaat en het zorgt er voor dat kandidaten afhaken en het zou zomaar kunnen dat de ideale kandidaat daar tussen zit.

Arbeidsvoorwaarden
Denk goed na over wat je een kandidaat te bieden hebt, zowel de primaire als de secundaire arbeidsvoorwaarden. De bereidheid tot solliciteren neemt daardoor toe. Het vermelden van een marktconform salaris is niet meer van deze tijd. Benoem het salaris. Geef aan of er doorgroeimogelijkheden en als deze er zijn benoem ze dan. Vermeld vakantiedagen, pensioenregeling , trainingen en cursussen, bonusregeling, flexibele werktijden. Wellicht investeer je in de gezondheid van je medewerkers met een fietsenplan of een sport- en fitnessregeling!

Organisatie/afdeling omschrijving
Vertel in het kort waar je als organisatie voor staat en wat je core-business is. Doe je als organisatie aan MVO? Vertel kort hoe je daar je steentje aan bijdraagt. Zorg ervoor dat je werken-bij-site up to date is. Je werken-bij site is (en blijft) de plek waar je je arbeidsmarktcommunicatie voert en je wilt kandidaten aantrekken en niet verliezen omdat je werken-bij-site niet op orde is. Laat filmpjes zien op je werken-bij-site. Vertel in het kort hoe de afdeling eruitziet waar de kandidaat komt te werken. Vertel wat over het team waarin een kandidaat komt te werken.

Contactgegevens / call to action
Geef duidelijk aan op welke wijze (e-mail, online, telefonisch, per post) kandidaten kunnen solliciteren en tot wie ze de sollicitatie kunnen richten. Via een online sollicitatieformulier werkt dat het beste. Op deze manier wordt veel administratief werk je uit handen genomen. Neem een einddatum op in de vacaturetekst. Een einddatum zorgt ervoor dat kandidaten in actie moeten komen.

SEO

Wanneer je in de HROffice omgeving bezig bent om een nieuwe vacature te plaatsen, een vacature bewerkt of een vacature kopieert, dan kom je naarmate je alle velden aan het invullen bent de button “SEO” tegen. Je moet de button “SEO” ook echt aanklikken om vervolgens de 3 bijbehorende velden zichtbaar te maken. Zie onderstaande voorbeeld.

Nu kan het zijn dat je niet eerder van SEO hebt gehoord, maar in marketing is het een term die al langere tijd van zich laat horen. Laten we eerst even kort uitleggen wat SEO precies is.

SEO (afkorting van Search Engine Optimization) is een verzamelterm voor verschillende technieken die als doel hebben om een website te laten stijgen in de zoekresultaten van een zoekmachine. In het Nederlands wordt ook wel gesproken van zoekmachineoptimalisatie. Het doel van SEO is om meer websitebezoekers aan te trekken door (het liefst) bovenaan in de zoekmachines te komen, zodat mensen eerder op hun websitelink klikken.
SEO is het optimaliseren van je online aanwezigheid, zodat je meer én hoger scoort in Google.

Doordat SEO gratis is, zou het een gemiste kans zijn hier niks in te vullen, want je zorgt er immers voor dat je vacature via Google beter gevonden kan worden. Het is niet verplicht dit in te vullen maar we raden het wel aan. Hieronder extra uitleg en een aantal voorbeelden:

Vacature meta titel:
<functie titel> – Ga aan de slag bij <bedrijfsnaam>
<functietitel> – vacature bij <bedrijfsnaam> in <plaatsnaam>

Vacature meta keyword:
Alternatieven waarop kandidaten kunnen zoeken naar deze functie. Hier kunnen meerdere trefwoorden / synoniemen ingevuld worden. Zet je een vacature uit met als titel ‘Vestigingsmanager’? Dan kunnen de volgende trefwoorden/synoniemen ook interessant zijn: filiaalmanager, locatiemanager, vestigingscoördinator.

Vacature meta description:
Ga aan de slag bij <bedrijfsnaam> als <functietitel>. Bekijk hier de vacaturedetails van de vacature <functietitel>!

Denk goed na over de functietitel die je wilt gaan gebruiken. Aangezien je de vacature extern gaat uitzetten en dus een doelgroep wilt aanspreken, zijn daarbij de juiste trefwoorden van belang. Zoek je een accountmanager, dan ga je de doelgroep echt niet vinden wanneer je de vacature als “sales ninja” uitzet. Intern mag je “sales ninja” best gebruiken, maar zodra je extern gaat is het verstandig relevante termen te gaan gebruiken.

Vind je het lastig om de juiste trefwoorden voor een bepaalde vacature te vinden neem dan contact op met support@hroffice.nl.

Pre-selectie vragen invoeren

Pre-selectievragen
Door pre-selectievragen in te zetten bij bepaalde vacatures is het mogelijk om informatie in te winnen van kandidaten. Daarnaast kan deze tool ingezet worden om erachter te komen of een kandidaat gekwalificeerd of ongekwalificeerd is.

Buiten het open tekstveld kun je elk antwoordt een puntenaantal meegeven welke de kandidaat voor die vraag kan verdienen. Per vragenlijst is het mogelijk om een minimum aantal punten te definiëren. Wanneer een kandidaat boven dit minimum aantal punten komt zal deze als ‘gekwalificeerd’ gelabeld worden. In het totale kandidatenoverzicht kun je hier vervolgens op sorteren of filteren. Op deze manier kan een voorselectie snel gedaan worden.

Na het aanmaken van een vragenlijst als template is deze voortaan te selecteren wanneer er een vacature aangemaakt wordt.