Wil je op een snelle manier veel kandidaten behandelen? Maak dan gebruik van bulkacties. Met deze functie kun je meerdere kandidaten selecteren en ze op dezelfde manier met 1 klik op de knop afhandelen.

Bulkacties vind je in het ATS in het kandidaatoverzicht (links bovenin de balk). Wil je alleen kandidaten met een bepaalde status selecteren? Pas dan eerst filtering toe.

Je kunt er dan voor kiezen het vinkje links bovenaan de pagina te selecteren en zo alle kandidaten op 1 pagina te selecteren en verschillende bulkacties uitvoeren:

• E-mail naar kandidaten verzenden
• Toestemming vernieuwen (bewaren van CV)
• Kandidaten afdrukken
• Kandidaten verwijderen
• Kandidaten kopiëren naar een andere vacature
• Status aanpassen
• Toevoegen aan talent pool
• Verwijderen uit talent pool
• Beoordeling aanvragen

Kandidaten > Kandidaat > Interview

Kandidaat uitnodigen
Wil je een kandidaat uitnodigen voor een interview? Ga dan direct naar de kandidaat en kies Interview in het grijze menu en klik op ‘Maak afspraak’.
Hier kun je volgende gegevens invullen:

• Datum/tijd
  Datum en tijd waarvoor je de kandidaat uit wilt nodigen
• Gespreksduur
  Vul hier de duur van het gesprek in
• Locatie
  Kies hier de locatie van het gesprek
• Route
  Wil je de route meesturen? Zorg dan dat je deze eerst hebt toegevoegd aan het bedrijfsprofiel als pdf file. Deze zal mee worden gestuurd als bijlage.
• Naar
  Vul hier in wie er bij het gesprek aanwezig zijn

Alle input uit bovenstaande velden kun je naar voren laten komen middels de dynamische velden in de email die je naar de kandidaat verstuurt.

TIP: maak het jezelf makkelijk en maak onder Instellingen vast een template aan, zodat je deze hier kunt selecteren en uploaden en meteen versturen.

Email kandidaat
De kandidaat ontvangt vervolgens een email met uitnodiging én een linkje waarin hij/zij kan aangeven of de aangegeven datum uitkomt.

Bureauportaal (vanuit werkgever)

Heb je een vacature die lastig in te vullen is of heb je de werving van nieuw personeel uitbesteed? In beide gevallen kun je hiervoor een bureau inschakelen. In deze handleiding leggen we uit hoe je de samenwerking met een bureau in het ATS van HROffice op kunt starten.

De eerste stap is het aanmaken van een bureau in HROffice. Wanneer je bent ingelogd in je HROffice account ga je aan de linkerkant in de menustructuur naar: Instellingen > Integraties > Bureauportaal

Klik rechtsboven op de knop ‘aanmaken’ om een nieuw bureau toe te voegen. Je krijgt vervolgens onderstaand scherm te zien:

Nadat je een bureau hebt aangemaakt en opgeslagen zie je een aantal icoontjes waaronder een ‘envelopje’. Middels deze button krijg je de mogelijkheid om het bureau te informeren. Hier kun je middels dynamische velden een bericht met instructies mailen naar het bureau waarmee de gebruiker vervolgens kan inloggen.

Je heb het bureau nu opgeslagen. Nu kun je een vacature aan een bureau toeschrijven.

• Ga naar de desbetreffende vacature in je HROffice account toe die je wilt koppelen aan het bureau.
• Klik de vacature aan zodat je in de “vacaturedetails” komt.
• Aan de linkerkant zie je de menu items die bij de vacature horen.
• Klik op “bureau”.
• Je komt in het onderstaande overzicht:

Hier kun je vervolgens bijvoorbeeld het uurtarief invullen en de gewenste periode.

Selecteer je vervolgens een bureau bij het veld ‘Bureaus’, dan kun je het aantal kandidaten invullen dat een bureau mag aanleveren. Gebruik hiervoor het veld ‘Max. aantal kandidaten’. Bij het veld ‘bureaus’ kun je het bureau selecteren die je eerder hebt opgeslagen. Klik daar het bureau aan waar het om gaat. Kies je voor meerdere bureaus? Ga dan nadat je een bureau hebt geselecteerd, nogmaals met de muis in het veld ‘Bureaus’ staan en selecteer het volgende bureau. Je krijgt dan de mogelijkheid om per bureau het volgende in te vullen:

• aantal kandidaten
• Max uren
• Commentaar

Daarnaast is het mogelijk om een document mee te sturen naar een bureau en wordt automatisch de vacature waar het om gaat mee gestuurd.

Klik op de blauwe button “opslaan”. De vacature is nu succesvol toegevoegd aan het bureau. Het bureau krijgt nu vervolgens automatisch een uitnodiging om in te kunnen loggen in de  ‘agency portal’ en om kandidaten aan te leveren. Kandidaten die aangeleverd worden zullen automatisch ingeladen worden in het ATS zodat het sollicitatieproces gestart kan worden.

Notities die door het bureau zijn ingevuld worden zichtbaar in het ATS bij het profiel van de kandidaat. Nadat je de kandidaat hebt meegenomen in je sollicitatieproces en je veranderd de status van een kandidaat, zal deze wijziging van status ook te zien zijn in de ‘agency portal’ van het bureau.

Bij de kandidaten die door bureaus worden aangeleverd is in het dossier een chat optie toegevoegd. Via “Communicatie bureau” is het mogelijk om chat berichten te sturen met het bureau obv een kandidaat. De communicatie met het bureau is dan onderdeel van het dossier.

Dit is een optionele module. Je kunt dus alleen over deze module beschikken wanneer deze is afgenomen. Wil je de module bureauportaal toevoegen in je HROffice omgeving? Neem dan contact met ons via support@hroffice.nl of bel ons op 023-5530359.

Bureauportaal (vanuit bureau)

Je kunt als bureau ingeschakeld worden door een werkgever omdat een vacature lastig in te vullen is of je hebt de werving van nieuw personeel voor een organisatie uit handen genomen voor een vacature. In beide gevallen kun je hiervoor als bureau ingezet worden. In deze module leggen we uit hoe je als bureau een samenwerking kunt aangaan met een organisatie die HROffice gebruikt.

De werkgever dient in het ATS van HROffice de eerste stappen te zetten. Deze stappen zijn hierboven bij ‘Bureauportaal (vanuit werkgever)’ uitvoerig beschreven. De laatste stap die een werkgever dient te doen is een vacature succesvol toe te voegen aan een bureau. Je krijgt als bureau vervolgens automatisch een uitnodiging via de mail om in te kunnen loggen in de ‘agency portal’. Eenmaal ingelogd zie je als bureau de onderstaande omgeving:

Met aan de linkerkant de menustructuur. Wanneer je naar het vacatureoverzicht gaat, zie je daar de vacature waarvoor je bureau bent uitgenodigd:

Bij ‘kandidaten’ kun je zien hoeveel kandidaten er aangeleverd mogen worden door jou als bureau. Dit wordt in het ATS van HROffice door de werkgever aangegeven. Rechts zie je twee buttons. Klik je op de button ‘bekijk’ dan krijg je vervolgens de vacaturetekst te zien en middels de button ‘kandidaat toevoegen’ kun je een kandidaat aanleveren zodat deze automatisch wordt ingeladen in het ATS van de werkgever. Het is mogelijk om een document mee te sturen. Dit document zal aan het profiel van de kandidaat in het ATS toegevoegd worden. Nadat je een kandidaat hebt toegevoegd krijg je onderstaand scherm te zien en kun je in het dossier van de kandidaat een chat starten middels ‘berichten’. Op deze manier kun je snel berichten uitwisselen met de werkgever.

Heb je als bureau vragen over deze optionele module dan kun je deze uiteraard bespreken met de werkgever waarmee de afspraken zijn gemaakt en waarvoor je de werving uit handen hebt genomen. Uiteraard mag je ook contact opnemen met HROffice. Dat kan via support@hroffice.nl of bel ons op 023-5530359.