Now Loading

8. Instellingen

SPF Record waarschuwing

Waarom bestaan SPF-records eigenlijk?
E-mailen, een ideaal middel om snel te communiceren via internet.
Je bent vast ook wel bekend met spam en phising mailtjes. Je denkt dat je een berichtje krijgt van bijvoorbeeld je bank, omdat je een mailtje ontvangt namens administratie@abnamro.nl.

Het vervalsen van een e-mailadres is mogelijk omdat het e-mailprotocol niet standaard controleert of degene die de e-mail verzendt, dat wel namens die afzender (het domein) mag doen. De oplossing hiervoor zijn SPF-records. In dit artikel meer informatie over wat het is, uit welke onderdelen ze bestaan en hoe je ze gebruikt.

Wat is een SPF-record precies?
SPF staat voor Sender Policy Framework. Hierin omschrijf je welke servers namens de domeinnaam e-mails mogen verzenden. Zo kan de ontvangende server onder andere op basis van het SPF-record besluiten om een e-mail door te laten, te markeren als onveilig of helemaal te weigeren.

Je eigen SPF-record aanmaken
Je kunt een SPF-record met de onderstaande onderdelen samenstellen. Weet je niet hoe je dit zelf moet doen? Dan zijn er handige websites waarmee je zelf een SPF-record kunt genereren. Je hoeft alleen maar een aantal gegevens in te vullen!

De verschillende SPF-record onderdelen
Een SPF-record bestaat uit verschillende onderdelen. Ieder onderdeel heeft een eigen functie:

v=spf1
Hiermee wordt gedefinieerd dat het record een SPF is. Hier begint een SPF-record altijd mee.

a
Hiermee wordt gedefinieerd dat de mail mag worden verzonden vanaf alle A-records in de DNS.

mx
Hiermee wordt gedefinieerd dat de mail mag worden verzonden vanaf de servers die zijn ingesteld als ontvangende server.

a:domein.nl
Hiermee wordt gedefinieerd dat de e-mail door de server achter het A-record van ‘voorbeelddomein.nl’ mag worden verzonden.

mx:domein.nl
Hiermee wordt gedefinieerd dat de e-mail door de server achter het MX-record van ‘voorbeelddomein.nl’ mag worden verzonden.

ip4:87.250.154.255
Hiermee wordt gedefinieerd dat de e-mail door de server achter het IPv4-adres ‘87.250.154.255’ mag worden verzonden.

include:domein.nl
Hiermee wordt gedefinieerd dat het SPF-record van ‘voorbeelddomein.nl’ moet worden gebruikt bij de eigen domeinnaam.
Voor HROffice kun je ‘include:smtp.hroffice.eu‘ toevoegen.

Aan het einde van het record kun je aangeven of er een SOFTFAIL of een DENY moet worden ingesteld.

~all
Softfail. Als een e-mailbericht wordt verzonden door een host of IP die niet in de SPF-record staat, dan wordt het bericht toch doorgelaten, maar kan het wel gemarkeerd worden.

-all
Deny. Als een e-mailbericht wordt verzonden door een host of IP die niet in de SPF-record staat, dan wordt het door de ontvangende server geweigerd.

Een SPF-record kan er uiteindelijk als volgt uit komen te zien: “v=spf1 mx a ip4:87.250.154.255 ~all”.

Je SPF-record toevoegen aan de DNS
Na het aanmaken van je SPF-record, moet je deze nog wel toevoegen aan de DNS. Maak in het DNS-overzicht van de domeinnaam een nieuw TXT-record aan. In het invulveld links vult u de hostnaam in waarvoor het SPF-record actief moet worden. Dit is meestal de domeinnaam zelf, en die hoeft dan niet ingevuld te worden. In het invulveld rechts vult u het volledige SPF-record in: van ‘v=spf1’ tot en met ‘all’, zonder aanhalingstekens.

Komen nu al mijn e-mails door het SPF-record altijd goed aan?
Nee. Het SPF-record kan helpen jouw e-mail bij de bestemming te krijgen, maar er zijn nog veel meer factoren die ervoor kunnen zorgen dat de e-mails alsnog als spam wordt gezien.

Kleurenfilters naar Dynamische filters

Niet genoeg aan de drie kleurenfilters? Nu eindeloze mogelijkheden dankzij dynamische filters. Lees hier alles over het gebruik.

Klanten die een eigen werken-bij-website hebben afgenomen, kunnen vacature gegevens weergeven op de vacaturedetailpagina. Deze gegevens kan 1 van de vaste vacaturewaarden zijn zoals salaris, opleidingsniveau of standplaats. Omdat de vaste waarden niet voor iedere klant van toepassing zijn, hebben we in het verleden de kleurenfilters rood, groen en blauw geïntroduceerd.

Met de uitgebreide werken-bij-websites van heden dag waren deze drie filters ook niet altijd voldoende, en daarbij ook nog eens redelijk beperkt. Je kon hier immers alleen kiezen voor een vrij tekstveld. Met die reden hebben we de kleurenfilters een nieuwe plek gegeven bij Dynamische filters.

De inhoud van de dynamische filters zijn in meerdere talen in te vullen, en het is mogelijk een keuze te maken uit verschillende inhoud types: numeriek, tekst, datum en drop-down menu. Deze mogelijkheden bieden ook opties om de inhoud van de filters niet alleen als vacaturedetails te tonen, maar ook om de velden op andere plekken in de werken-bij-website in te zetten.

Waar vind je na de update de huidige kleurenfilters terug en hoe kun je ze aanpassen?

  1. Ga naar Instellingen > Modules en kies Dynamische filters
  2. Je ziet nu een lijst met verschillende filters, je kunt je huidige kleurenfilters terug herkennen onder de namen Filter rood, Filter groen en Filter blauw
  3. Klik op het potloodje achter het filter om de inhoud te bekijken en te wijzigen
  4. Bij Opties kun je de inhoud van de filters wijzigen, de volgorde aanpassen en deze eventueel verwijderen
  5. Klik op Opslaan wanneer je een wijziging hebt gemaakt.

De kleurenfilters hebben altijd type ‘Dropdown’, dit kun je ook niet wijzigen.
Wij raden aan om de Identiteit van bestaande filteritems niet te wijzigen!


Hoe voeg je een nieuw item toe in je bestaande filter opties?

  1. Ga naar Instellingen > Modules en kies Dynamische filters
  2. Kies het filter waar je een extra item toe wilt voegen
  3. Scroll naar het einde van de pagina, klik op de button ‘Nieuw’
  4. Geef je nieuwe item een naam
  5. Geef het item een ID nummer, dit kan een aanvullend getal in de reeks zijn, zolang het maar een uniek getal binnen dit filter is
  6. Scroll naar boven en klik op Opslaan. Het item is nu toegevoegd aan de lijst


Hoe maak je gebruik van het nieuwe filter binnen een vacature?

  1. Ga naar de vacature waarop de filtering van toepassing is
  2. Klik op Bewerken
  3. Scroll naar beneden, en klik op Dynamische filters
  4. Kies nu je gewenste item uit het menu, bijvoorbeeld ‘Filter rood’
  5. In het dropdown menu kun je nu item kiezen dat bij deze vacature hoort
  6. Wil je meer items toevoegen dan 1 filter? Voeg deze dan toe in de balk ‘dynamische filters’ en selecteer in de dropdowns de bijpassende items

Vind je het lastig om de juiste filtering te herkennen binnen de vacature? Kies er dan voor om binnen de Instellingen van de dynamische filters de naam van het filter te wijzigen in iets dat makkelijk herkenbaar is, zoals bijvoorbeeld ‘Vakgebied’ of ‘Afdeling’.

Automatisch verwijderen

Je kunt nu per statuswijziging aangeven na hoeveel dagen kandidaten automatisch verwijderd mogen worden. Deze nieuwe functie maakt het makkelijker om in overeenstemming met de AVG-wetgeving kandidaten te kunnen verwerken.

Instellingen > Account > Automatisch verwijderen

Wil je zeker weten dat kandidaten tijdig verwijderd worden zodat je voldoet aan de AVG wetgeving? Stel dan bij je instellingen in wanneer je wilt dat kandidaten met een status worden verwijderd.

Je kiest een kandidaatstatus (bijvoorbeeld ‘Afgewezen’), en daarbij een aantal dagen (bijvoorbeeld 14).

Kandidaten die de status Afgewezen hebben, worden 14 dagen na het wijzigen naar deze status, automatisch verwijderd.

Afbeelding in handtekening plaatsen

In een mooie handtekening hoort natuurlijk het logo van je werkgever. We leggen je in stappen uit hoe je dit moet doen.

Om ervoor te zorgen dat je afbeelding in alle mail-clients worden getoont, dien je de afbeelding ergens te hosten (dus, een plek op het internet te geven waar een url aan hangt) en die url in de html van je e-mail handtekening te gebruiken.

Dat klinkt als abacadabra wanneer je dit nog nooit hebt gedaan, maar als je deze stappen volgt, kan iedereen het!

Logo toevoegen

  1. Plaats je afbeelding ergens op het internet. Weet je zelf niet hoe dit moet? Vraag het dan aan je IT-manager of hij dit voor je wilt verzorgen. Vanuit je IT-manager ontvang je dan de URL die je gaat toevoegen aan je handtekening.
    Let op! Het formaat van de afbeelding die je hebt gehost, is ook het formaat van de afbeelding die je in je handtekening terug zal zien.
  2. Nu ga je de afbeelding toevoegen in je handtekening.
  3. Ga naar Instellingen > Profiel
  4. Scroll naar beneden naar Handtekening en klik op het html-symbool (</>) in de editor.
  5. Je ziet nu ongeveer zoiets:
    Met vriendelijke groet,<br/>
    <br/>
    <strong>Demo Gebruiker</strong><br/>
    Functie Titel<br/>
    <br/>
    Naam Bedrijf<br/>
    (t) +31 (0)12 345 6789 (direct)<br/>
    (m) +31 (0)6 1234 5678<br/>
    (e) <a href=”mailto:demo.gebruiker@bedrijf.nl”>demo.gebruiker@bedrijf.nl</a><br/>
    (w) <a href=”http://www.website.nl/”>http://www.website.nl/</a><br/>
  6. Nu wil je hier je afbeelding aan toevoegen. Ik wil graag mijn logo tussen mijn functie titel en de naam van mijn bedrijf plaatsen.
    Ik wil daarboven en onder een witregel. Een witregel geef je in html aan met <br/>.
    Een afbeelding geef je in de volgende html code aan:
    <img alt=”” src=”https://hroffice.eu/wp-content/uploads/2019/06/logo.png” />
  7. Wil je ook nog social iconen aangeven? Dan voeg je het volgende stukje nog toe waarbij je steeds eerst de URL naar je social pagina invult, en daarna de url naar de afbeelding van het icoon dat je wilt gebruiken:
    <br />
    <a href=”http://linkedin.com/bedrijfsnaam”><img alt=”download” width=”25″ height=”25″ src=”https://i.ibb.co/WGFjn9w/download.png” border=”0″ /></a>&nbsp;<a href=”http://facebook.com/bedrijfsnaam”><img alt=”download-1″ width=”25″ height=”25″ src=”https://i.ibb.co/2YgjGhM/download-1.png” border=”0″ /></a>&nbsp;<a href=”https://instragram.com/bedrijfsnaam”><img alt=”download-2″ width=”25″ height=”25″ src=”https://i.ibb.co/Q6BC951/download-2.png” border=”0″ /><br />
    </a>
  8. In de code van je handtekening komt het er dan als volgt uit te zien:
    Met vriendelijke groet,<br/>
    <br/>
    <strong>Demo Gebruiker</strong><br/>
    Functie Titel<br/>
    <br/>
    <img alt=”” src=”https://hroffice.eu/wp-content/uploads/2019/06/logo.png” /><br/>
    <br/>
    Naam Bedrijf<br/>
    (t) +31 (0)12 345 6789 (direct)<br/>
    (m) +31 (0)6 1234 5678<br/>
    (e) <a href=”mailto:demo.gebruiker@bedrijf.nl”>demo.gebruiker@bedrijf.nl</a><br/>
    (w) <a href=”http://www.website.nl/”>http://www.website.nl/</a><br/>
    <br />
    <a href=”http://linkedin.com/bedrijfsnaam”><img alt=”download” width=”25″ height=”25″ src=”https://i.ibb.co/WGFjn9w/download.png” border=”0″ /></a>&nbsp;<a href=”http://facebook.com/bedrijfsnaam”><img alt=”download-1″ width=”25″ height=”25″ src=”https://i.ibb.co/2YgjGhM/download-1.png” border=”0″ /></a>&nbsp;<a href=”https://instragram.com/bedrijfsnaam”><img alt=”download-2″ width=”25″ height=”25″ src=”https://i.ibb.co/Q6BC951/download-2.png” border=”0″ /><br />
    </a>
  9. In beeld is dat als volgt:
  10. Niet vergeten je handtekening op te slaan, en je bent klaar!

Heb je bovenstaande stappen doorgelopen en komt het er toch niet helemaal goed uit? Schroom dan niet om contact op te nemen via mail, telefoon of chat met de support afdeling. Wij helpen je graag!

Rollen & Rechten

Wil je meer weten over het inzien en aanmaken van rollen? En welke rechten je hieraan kunt toekennen? Lees dan verder.

Instellingen > Account > Rollen / rechten

Rollen / rechten
Er zijn 3 standaard rollen welke meegeven kunnen worden aan een gebruiker:

  1. Administrator | Alle rechten
  2. Gebruiker | Enkel toegang tot kandidaten overzicht
  3. Recruiter | Enkel toegang tot vacature overzicht

Naast de standaard rollen in HROffice, kun je kunt als administrator zelf bepalen welke rollen je nog toe wilt voegen. Vervolgens kun je bepalen welke rechten er aan deze rol verbonden zijn.

Op deze pagina zie je in een snel overzicht welke rollen je hebt aangemaakt, en hoeveel gebruikers die rol hebben. Je kunt het aantal gebruikers aanklikken en komt dan direct op de pagina waar je de gebruikers kunt zien, aanpassen, toevoegen en verwijderen.

Je kunt de je eigen gemaakte rollen de volgende rechten toekennen:

  • Instellingen
    • Toegang tot instellingen account
    • Toegang tot instellingen carrière pagina
    • Toegang tot integraties
    • Toegang tot modules
    • Toegang tot templates
  • Kandidaten
    • Recht om profielen van kandidaten te bewerken
    • Toegang tot overzicht kandidaten
    • Talent pool
    • Recht om talentpool te wijzigen
    • Toegang tot talentpool overzicht
  • Vacatures
    • Recht om vacatures te bewerken
    • Recht om vacatures te publiceren
    • Toegang tot vacatures
  • Campagnes
    • Recht om campagnes aan te passen
    • Recht om campagnes te publiceren
    • Recht om campagnes in te zien

Mini Job Portal

Instellingen > werken-bij-website > Configuratie

Maak je gebruik van de Mini Job Portal welke je bij aanschaf van het ATS erbij krijgt? Op deze pagina krijg je uitleg over de diverse instellingen en hoe je de pagina kunt personaliseren naar de look & feel van jouw onderneming. Je kunt de volgende elementen aanpassen:

Logo
Je kunt een logo uploaden van maximaal 100 pixels hoog

Afbeelding header
Je kunt hier het beste een afbeelding kiezen met een generiek patroon. Kies je wel een afbeelding met bijvoorbeeld een persoon erop afgebeeld? Zorg dan dat de foto zo is uitgelijnd dat de persoon pas in beeld is halverwege de afbeelding. Dit heeft te maken met de header op je Mini Job Portal die over je foto heen valt.

Omdat de tekst die over de foto heen wordt geplaatst, wit is, raden we je aan een donkere header als achtergrond te plaatsen.

Tekst header
Kies hier een krachtige titel om kandidaten te verwelkomen

Subtekst header
Vul hier optioneel een korte subtekst in.

Titel kaart
Geef hier de kaart een titel, bijvoorbeeld ‘Onze locatie’

Tekst kaart
Vul hier bijvoorbeeld je adres in.

SEO
Vul hier zoveel mogelijk informatie in om ervoor te zorgen dat je pagina goed gevonden wordt in Google.

Website URL
Vul hier de URL van je corporate website in.

Privacy URL
Je kunt hier doorlinken naar de privacy URL van je corporate pagina.

Social URL’s
Vul hier de social kanalen in die jouw onderneming in gebruik heeft.

Locatie 1
Wil je een kaart tonen op je pagina? Vul dan hier de adresgegevens van je onderneming in.

Eigen functiecategorie
Heb je veel vacatures? Dan kun je het je kandidaten makkelijker maken door ze op bepaalde functiecategorieen te laten filteren. Dit doe je als volgt:

  • Voeg de functiecategorieen toe bij Instellingen > Modules > Eigen functiecategorie.
  • Klik op Aanmaken en vul hier de functiecategorie in, klik op Opslaan.
  • Alles toegevoegd? Open dan je vacature en klik op Bewerken.
  • Kies in de dropdown ‘Eigen functiecategorie’ de juiste functiecategorie en klik op Opslaan.
  • Je functiecategorie verschijnt nu vanzelf op je Mini Job Portal.

Organisatiestructuur opzetten

Instellingen > Account > Organisatiestructuur

Organisatiestructuur

Op deze pagina kun je al jouw entiteiten toevoegen. We gebruiken deze generieke titel, omdat je misschien eigenaar bent van 1 adviesbureau in Amsterdam, maar misschien ben je ook wel de directeur van een internationaal concern met vestigingen in meerdere landen. Het mooie is: iedereen is welkom bij HROffice. Ga als volgt te werk voor het meest overzichtelijke resultaat:

  1. Begin bij de ‘hoogste’ vestiging, vaak het hoofdkantoor.
    Voorbeeld: HROffice Hoofdkantoor
  2. Voeg de volgende laag toe, dit kan van alles zijn. Bijvoorbeeld de regio’s waaronder je filialen zijn verdeeld, provincies, landen, etc.
    Voorbeeld: HROffice Nederland
  3. Voeg de volgende laag toe, ook dit is afhankelijk van jouw eigen bedrijfsstructuur.
    Voorbeeld: HROffice Noord-Holland
  4. Voeg de laatste laag toe. Ook hier weer: wat bij jouw bedrijfsstructuur hoort.
    Voorbeeld: HROffice Heemstede

Heb jij alleen het adviesbureau in Amsterdam? Dan kun je stap 2, 3 en 4 dus overslaan.

Wat je verder nog moet weten is dat er binnen deze structuur er maximaal 4 lagen aan entiteiten aangemaakt kunnen worden en dat het proces een top down benadering heeft. Gebruikers kunnen dus niet van beneden naar boven kijken of opzij, maar dus wel van boven naar beneden.

Nieuwe gebruikers aanmaken

Instellingen > Account > Gebruikers

Gebruikers
Hier kunnen nieuwe gebruikers voor HROffice worden aangemaakt indien er voldoende gebruikersslots aanwezig zijn. Wil je extra gebruikers afnemen? Neem dan even contact op met je accountmanager bij HROffice.

Op deze pagina is het ook mogelijk om een handtekening toe te voegen.

Je kunt gebruikers op verschillende niveaus toevoegen. Zo kun je de HR Medewerker op het hoofdkantoor toevoegen, en de Teamleider van de winkel in Amsterdam op haar eigen niveau.
De HR Medewerker kan op deze manier wel meekijken in Amsterdam, maar de teamleider ziet alleen haar eigen winkel wanneer zij is ingelogd in HROffice.

Bij ‘Acties ‘ staat een potlood-icoon waarmee de instellingen van de desbetreffende gebruiker gewijzigd kunnen worden. Het envelop-icoon zal de betreffende gebruiker een e-mail versturen met instructies om het wachtwoord van HROffice te wijzigen.
In dit scherm kun je tevens gebruikers aan een entiteit binnen de organisatiestructuur toewijzen.

Algemene instellingen aanpassen

Instellingen > Account > Algemene instellingen

Algemene instellingen
Op deze pagina kun je bepalen of je je kandidaten automatisch wil laten verwijderen middels de door jou ingestelde AVG regels. Het is hiermee mogelijk om zelf te bepalen hoelang kandidaat gegevens opgeslagen worden in het systeem. Let wel; dit dient wel in overeenstemming te zijn met het privacy statement dat bij de sollicitatie moet worden afgetekend.
Wil je dit instellen? Volg deze stappen:

  1. Selecteer inschakel van de functie (op niveau vestiging of gehele organisatie)
  2. Kies bij welke status(sen) je de kandidaat automatisch wilt verwijderen
  3. Vul het aantal dagen in waarop de verwijdering in gang moet worden gezet na het wijzigen van de status.

Bedrijfsprofiel aanpassen

Instellingen > Account > Bedrijfsprofiel

Bedrijfsprofiel
Op deze pagina kun je het bedrijfsprofiel aanpassen. Deze gegevens worden gebruikt bij eventuele aankopen binnen HROffice en worden daar waar mogelijk gebruikt bij de publicatie van je vacatures.
Op deze pagina kun je de volgende gegevens wijzigen:

  • Bedrijfsgegevens
  • Bedrijfslogo
  • Routebeschrijving (Alleen gebruikt bij interview module)
  • Bedrijfslocatie (via google maps)
  • Bedrijfs-post & factuur gegevens

Ook kun je hier aangeven of de support afdeling van HROffice toegang mag krijgen tot jouw account. Het is verstandig deze functie toe te staan, om zo sneller service te krijgen wanneer je contact hebt met het support centrum.

Mijn profiel aanpassen

Instellingen > Account > Profiel

Mijn profiel
Op deze pagina, onder het menu-item ‘Instellingen’, kun je je eigen instellingen aanpassen. De wijzigingen zijn alleen van toepassing op je eigen account.

Op deze pagina kun je:

  • Je contactgegevens wijzigen
  • Je wachtwoord wijzigen
  • Je taal selecteren
  • Je e-mail handtekening aanmaken of aanpassen
  • Je instellingen voor het ontvangen van notificaties wijzigen

E-mail template maken

Instellingen > Templates > Ontvangstbevestigingen/Interviews/Beoordelingen/etc.

Templates

Om tijd te besparen en je communicatie met kandidaten te stroomlijnen, kun je vooraf e-mail templates aanmaken.

De tekst van de e-mail templates kan gevuld worden met dynamische velden waardoor informatie (indien uitgevraagd aan de kandidaat) hier automatisch ingezet zal worden. Dit kan bijvoorbeeld de bedrijfsnaam zijn, bedrijfslocatie, maar ook de naam van de kandidaat.

De dynamische velden maken het mogelijk om via een bulk actie kandidaten toch een gepersonaliseerde e-mail te sturen.

Het e-mailadres dat je in het template invult bij ‘Van’, is automatisch de afzender van de mailing. Wanneer je een dynamisch veld voor de afzender gebruikt, wordt de handtekening van deze persoon meegenomen in de mailing.

TIP: Let op dat je alle templates goed test voordat je deze activeert.

Tweestapsverificatie

Wil je de login tot je ATS extra goed beveiligen? We leggen je hier uit hoe je de tweestapsverificatie kunt toepassen en gebruiken.

Instellingen > Account > Tweestapsverificatie

Wil je zeker weten dat de juiste mensen in jouw ATS inloggen? Kies er dan voor om de Tweestapsverificatie aan te zetten. Middels deze functie wordt tijdens inloggen naast het wachtwoord altijd gevraagd om een extra beveiligingscode in te voeren. Voor het gebruik van deze functie heeft iedere medewerker een mobiele telefoon of tablet nodig, met daarop de Google Authenticator app geïnstalleerd en geactiveerd.

Voor het gebruiken van de tweestapsverificatie (ook wel bekend als de Two factor authentication), is het daarom belangrijk om als eerst de Google Authenticator te installeren.
Klik hier voor Android toestellen, of klik hier voor iPhone of iPad installatie.

Wil je de Tweestapsverificatie nu aanzetten?

  1. Ga dan naar Instellingen > Account > Tweestapsverificatie.
  2. Vink het hokje aan zodat de functie actief wordt en klik op Opslaan.
  3. Scan de QR code met de Google Authenticator en voeg hiermee deze pagina toe aan de app.

Wanneer je nu inlogt, vul je eerst je wachtwoord in en klik je op inloggen.
Hierna wordt je gevraagd om een code. Open de Google Authenticator app. Voer de code in die in beeld staat en klik op Inloggen. Hierna zul je toegang krijgen tot het ATS.

 

Let op: de code die Google Authenticator genereert is tijdelijk, dus wanneer de code niet werkt, probeer dan opnieuw de nieuw verschenen code in te voeren.