Now Loading

4. Beoordelingen

Handleiding Beoordelaar

Aangezien de recruitment afdeling met HROffice Recruitment gaat werken heeft dit ook impact op de manier van het beoordelen van kandidaten. Als beoordelaar van kandidaten zal jij namelijk ook met dit systeem gaan werken. Beoordelingen kunnen snel en efficiënt uitgevoerd worden en zullen plaatsvinden in een beveiligde (AVG-proof) omgeving. Deze handleiding laat zien wat je als beoordelaar kunt verwachten en hoe de beoordelingsmodule werkt.

Proces

  1. Je ontvangt een e-mail met een beoordelingsverzoek.
  2. Na inloggen in HROffice kom je direct in het kandidaatprofiel.
  3. Je beoordeelt de kandidaat.
  4. Je checkt of er nog meer kandidaten te beoordelen zijn.
  5. Als je alle kandidaten beoordeelt hebt log je uit.


Uitgebreide uitleg proces

  1. Je ontvangt een e-mail met een beoordelingsverzoek van de recruiter.
    Klik op de blauwe hyperlink in de eerste alinea om naar HROffice te gaan en in te loggen.

    Indien je nog geen HROffice account hebt kun je aan de recruiter vragen om een wachtwoordherstel link te versturen.Heb je al een account maar ben je het wachtwoord vergeten?
    Klik dan op ‘wachtwoord vergeten’ op de inlogpagina.
  2. Na inloggen in HROffice kom je direct in het kandidaat profiel.
    Details:
    Hier staan alle gegevens (behalve CV & motivatiebrief) van de kandidaat die hij/zij heeft achtergelaten in het sollicitatieformulier.

    Documenten:
    Dit bevat naast het CV ook andere documenten, zoals motivatiebrief of andere bijlagen.

    Vragenlijst:
    Indien de recruiter pre-selectie vragen heeft toegevoegd aan het sollicitatieproces, staan hier de antwoorden van de kandidaat.

    Mijn beoordeling:
    Hier kun je de beoordeling geven en terugkoppelen naar de recruiter.

    Details:
    Hier kun je zien op welke vacature de kandidaat gereageerd heeft.

    Live Interview:
    Indien er al een digitaal sollicitatiegesprek heeft plaatsgevonden kun je deze hier terugvinden.

  1. Je beoordeelt de kandidaat.

    Elke kandidaat kun je beoordelen met een cijfer van 1 tot 10 sterren. Deze beoordeling kun je onderbouwen door een commentaar te geven op de CV, motivatie of overige documenten.
    Als laatste geef je een eindoordeel richting de recruiter ‘Afwijzen’ of ‘Accepteren’.
    Let op: Hiermee geef je enkel een advies. De recruiter (of jijzelf) zal de afwijzing of uitnodiging voor volgende ronde nog wel moeten versturen.
  2. Je checkt of er nog meer kandidaten te beoordelen zijn.
    Via de knop ‘overzicht’ linksboven kun je naar de rest van de te beoordelen kandidaten gaan.
    Als deze er zijn kunnen kun je ook hiervan de beoordeling uitvoeren.
  1. Als je alle kandidaten beoordeelt hebt log je uit.
    Klik rechtsboven op je naar en kies de optie ‘uitloggen’ of sluit het tabblad.
     

Uitleg knoppen

Bulkacties

Meerdere kandidaten kunnen hiermee tegelijkertijd beoordeeld worden. De beoordeling zal dan hetzelfde zijn voor alle geselecteerde kandidaten

Zoeken

Zoek op een naam van een kandidaat.

In behandeling

Dit overzicht toont alle kandidaten die zich nog in het sollicitatieproces bevinden. Het kan voorkomen dat een reeds beoordeelde kandidaat weer in dit overzicht verschijnt. Dit gebeurt wanneer je bent gevraagd deze persoon nogmaals te beoordelen.

Afgerond

Dit overzicht toont alle kandidaten die jij hebt beoordeeld. Let op: dit betekent nog niet dat deze kandidaten al zijn aangenomen of afgewezen. Je kunt in dit overzicht nog eens terugkijken welke beoordelingen je aan eerdere kandidaten hebt gegeven ter vergelijking.

Sorteren

Sorteer de kandidaten op aanvraagdatum af- of oplopend. De aanvraagdatum is de datum waarop de uitnodiging ter beoordeling is verzonden.

Filters

Via deze knop kun je kandidaten filteren die hebben gesolliciteerd op een bepaalde vacature.

Vernieuwen

Met deze knop kun je het overzicht opnieuw laden.

Filters verwijderen

Verwijder alle opgeslagen filters en krijg alle kandidaten weer in beeld.


FAQ

Heb je een verzoek tot beoordelen ontvangen maar heb je geen wachtwoord?
De persoon die jou een uitnodiging tot beoordelen heeft gestuurd, moet eerst bij jouw account aangeven dat je een account met wachtwoord aan mag maken. Dit kan in Instellingen > Gebruikers. Deze persoon kan dan op het envelopje achter je naam klikken zodat je een uitnodiging ontvangt om met je e-mailadres eenmalig een wachtwoord aan te maken en vervolgens altijd jouw beoordelingsomgeving in kan.

Wachtwoord vergeten?
Ga naar de homepage (portal.hroffice.eu) en vul je e-mailadres in waarop je de uitnodiging hebt ontvangen in, en klik op ‘Wachtwoord vergeten’.

Weet je niet welk e-mailadres er bij je account hoort?
Heb je de stappen doorlopen om een account aan te maken? Dan is het e-mailadres van je account het adres waarop je de uitnodiging om te beoordelen hebt ontvangen. 

Wil je dit document downloaden? Klik hier.

Collega instellen als beoordelaar van kandidaten

Instellingen > Account > Gebruikers

Beoordelaars van kandidaten

Binnen HROffice is het mogelijk om binnen het kandidaatprofiel via ‘Beoordelingen’ feedback aan te vragen aan een collega. Deze collega ontvangt vervolgens een e-mail met link naar hun eigen omgeving binnen HROffice waar je collega een beoordeling kan geven.

Dit onderdeel bestaat uit het geven van een Rapportcijfer (1/10 sterren), Motivatie en Eindoordeel (accepteren/afwijzen). Het is mogelijk om je collega meermalig om beoordelingen te vragen.

Om een collega deze (of een andere) rol toe te kennen, vul je op de gebruikerspagina de gegevens van je collega in, en kies je de juiste rol.
Je kunt hier ook meteen aangeven of je collega e-mail notificaties per kandidaat dient te ontvangen.

Wanneer je je collega hebt toegevoegd, dien je hem/haar wel nog eerst uitnodiging te sturen om een wachtwoord aan te maken om in te kunnen loggen. Dit kan door (in Gebruikers) op het envelopje achter de naam van je collega te klikken.

Beoordelingen Module - Handleiding Administrator

Beoordelingen Module

In de Beoordelingen Module kun je op een overzichtelijke manier de kandidaten bekijken die jij nog moet beoordelen.

Zoeken
Zoek op kandidaatnaam.

In behandeling
Dit overzicht toont alle kandidaten die zich nog in het sollicitatieproces bevinden. Het kan voorkomen dat een reeds beoordeelde kandidaat weer in dit overzicht verschijnt. Dit gebeurt wanneer je bent gevraagd deze persoon nogmaals te beoordelen.

Afgerond
Dit overzicht toont alle kandidaten die jij hebt beoordeeld. Let op: dit betekent nog niet dat deze kandidaten al zijn aangenomen of afgewezen.

Sorteren
Sorteer de kandidaten op aanvraagdatum af- of oplopend. De aanvraagdatum is de datum waarop de uitnodiging ter beoordeling is verzonden.

Filters
Zoeken naar een specifieke vacature doe je door te filteren.

Verversen
Om opnieuw te laden, klik je op deze knop.

Filters verwijderen
Verwijder alle opgeslagen filters en krijg alle kandidaten weer in beeld.

Beoordelingskaart
In de beoordelingskaart zie je in een snel overzicht de gegevens en status van de kandidaat.
Links bovenaan zie je:

  • De naam van de kandidaat
  • De titel van de vacature waar de kandidaat op heeft gesolliciteerd
  • De entiteit waar de vacature is uitgezet

Ook zie je de laatste datum waarop een aanvraag voor beoordeling verzonden is, je ziet of de kandidaat documenten heeft bijgevoegd (pdf icoon), of de kandidaat al een positief of negatief advies heeft gekregen (groen of rood duimpje) en je ziet welke beoordeling de kandidaat heeft gekregen (aantal sterren).

Wanneer je op de tegel klikt, kom je in het detailoverzicht, met een menu aan de linkerkant.
Hier zie je:

  • Korte details over de kandidaat
  • Documenten (CV/motivatiebrief/foto/etc) van de kandidaat
  • Antwoorden die op een eventuele vragenlijst zijn gegeven
  • Je eigen beoordeling. Wanneer je de rol van admin hebt, zie je hier alle beoordelingen
  • Volledig vacatureoverzicht met alle details


Een collega uitnodigen om een kandidaat te beoordelen

Wil je de mening van je collega over een kandidaat?
Let op! Dan moet je je collega eerst toevoegen als kandidaat beoordelaar. Vergeet niet op het envelopje achter de naam van je collega te klikken zodat je collega eenmalig met zijn/haar e-mailadres een wachtwoord aan kan maken voor zijn/haar eigen omgeving.

Volg daarna de volgende stappen:

  1. Zoek de kandidaat op in het kandidaatoverzicht.
  2. Klik op ‘Acties’ in de kandidatenkaart en selecteer ‘beoordeling aanvragen’. Je komt hier ook wanneer je in het kandidaatprofiel op ‘Beoordelingen’ klikt.
  3. Kies je collega uit de gebruikerslijst en verstuur de uitnodiging.

Vanuit de beoordelaars rol
Ben je uitgenodigd om een kandidaat te beoordelen?
Dan volg je de volgende stappen:

  1. Klik op de link in de mail die je hebt ontvangen en log in
  2. Je komt nu in het beoordelingsscherm terecht
  3. Lees de kandidaatdetails door en klik op ‘Mijn beoordeling’ om een cijfer te geven, deze te onderbouwen in de tekst en je advies om de kandidaat te accepteren of af te wijzen

Wanneer je weer op de link in je mail klikt, kun je altijd weer terug naar je beoordeling om deze nog een keer in te zien of aan te passen.

Wanneer je nog een verouderde pincode-uitnodiging open hebt staan
Wanneer je een uitnodiging tot beoordelen voor 7 maart hebt ontvangen, maar deze na 7 maart wilt beoordelen, kom je vanzelf op een webpagina met inlogscherm in plaats van je gebruikelijke beoordelingspagina.
Op deze pagina kun je je pincode invoeren en een wachtwoord kiezen voor je beoordelingsaccount. Hierna kom je terecht in de hierboven omschreven omgeving.

Let op: hierna zal je altijd inloggen met je e-mailadres en gekozen wachtwoord voordat je je beoordeling kunt geven.

Wachtwoord vergeten?
Ga naar de homepage (portal.hroffice.eu) en vul je e-mailadres in waarop je de uitnodiging hebt ontvangen in, en klik op ‘Wachtwoord vergeten’.

Weet je niet welk e-mailadres er bij je account hoort?
Heb je de stappen doorlopen om een account aan te maken? Dan is het e-mailadres van je account het adres waarop je de uitnodiging om te beoordelen hebt ontvangen.

Collega toevoegen in de rol van de Beoordelaar?
Ga in het menu instellingen naar Gebruikers, en maak daar een nieuwe gebruiker aan met de rol Beoordelaar kandidaat.