De module Recruitment Analytics is een module die extra is toe te voegen aan HROffice. Door middel van deze module kun je rapportages inzien en geeft je een helder inzicht van je KPI’s, kandidaten, vacature en feedback data. Naast de veelgebruikte rapporten zoals doorlooptijden, kosten per hire, time to hire en het aantal vacatures per afdeling kun je ook volledige datasets exporteren naar Excel.

In deze handleiding vind je meer informatie over alle mogelijkheden van Recruitment Analytics.

De Recruitment Analytics module bevat de volgende rapportages:

Om de juiste informatie naar boven te halen in je data gebruik je de verschillende filtermogelijkheden, te vinden onder het trechter icoon. Zo haal je bijvoorbeeld data op van een bepaalde periode of vacature. Je kunt ook meerdere filters tegelijk gebruiken. De filters kunnen per rapportage verschillen op aan de hand van de informatie die te vinden is in de rapportage. Zo vind je bijvoorbeeld bij de rapportage ‘kandidaten details’ niet het filter ‘vacature plaatsingsdatum’ omdat deze niet van toepassing is.

De KPI-pagina is de landingspagina van het HROffice Recruitment Analytics dashboard. Op deze pagina vind je een aantal KPI’s is over de vacatures, kandidaten en kosten in één overzicht. De pagina is ingedeeld in twee regels, waarvan de bovenste regel volledig gedekt is door KPI’s en de onderste regel door twee staafdiagrammen, Kandidaten per vacature en Kandidaten per status. De bovenste regel is op zijn beurt opgedeeld in drie blokken. Van links naar rechts: Vacatures, Kandidaten, Kosten en tijd.

De gegevens zijn te filteren door middel van het instellen van het trechter icoon linksboven. Zo kun je filteren op een bepaalde periode, afdeling, collega of vacature. Ook kun je in de diagrammen gegevens selecteren waardoor je KPI’s hierop worden aangepast. Door nog een keer op het gegeven in de diagram te klikken ga je weer terug naar het hele overzicht.
​

Op de Kandidaten Details pagina vind je informatie over kandidaten, zie je in welke status de huidige kandidaten zich bevinden, wat de doorlooptijden zijn per status en hoeveel kandidaten per maand hebben gesolliciteerd. Bovenin de pagina staat een balk met KPI’s. Deze KPI’s geven in een overzicht weer hoe je ervoor staat. Deze overzichten zijn allen te filteren via de trechter.

De pagina Kandidaten Data bevat de onderliggende data van de kandidaten. Via deze pagina kan in een tabel overzicht de belangrijkste informatie per kandidaat gevonden worden. Bovenin de pagina staan 4 KPI’s, van links naar rechts:

De onderliggende data kun je filteren via de trechter en exporteren naar Excel door middel van de drie punten rechts bovenin.

Op de pagina Kandidaten Historie is de rauwe data van de kandidaat historie te vinden. Op deze pagina staan de mutaties van kandidaten. Voor elke mutatie die een kandidaat doormaakt is een rij terug te vinden in het rapport. Bovenaan de pagina staan twee KPI’s, de eerste is om hoeveel kandidaten de mutaties gaan. De tweede KPI is het aantal mutaties welk terug te vinden zijn in de tabel.

Een mutatie is een verandering van status van een kandidaat. In dit overzicht worden zowel systeem status wijzigingen als klant wijzigingen weergegeven.

De onderliggende data kun je filteren via de trechter en exporteren naar Excel doormiddel van de drie punten rechts bovenin.

Vacature details is de detailpagina die gaat over de vacature data en de stand van de vacatures. De pagina is opgedeeld in vier blokken met elk een eigen doel. Links boven staan negen KPI’s. Het KPI-blok is opgedeeld in:

In de grafieken op de pagina kun je verder nog zien wat voor status je vacatures hebben, hoeveel vacatures de beheerders van vacatures onder zich hebben en de verdeling van de vacatures over je afdelingen.

De gegevens zijn te filteren door middel van de trechter.

Op de pagina vacature data is de rauwe data van je vacatures te vinden. In de tabel vind je velden die horen bij de instellingen van je vacatures. Bovenaan de pagina zijn 5 KPI’s te zien. Van links naar rechts: Totaal aantal vacatures, Aangenomen kandidaten, Kandidaten, Vacature Kosten en Time to Hire. Elke vacature beslaat een enkele rij in de tabel.

De onderliggende data kun je filteren via de trechter en exporteren naar Excel door middel van de drie punten rechts bovenin.

Op de pagina vacature historie details is de publicatie historie van vacatures te vinden. De pagina heeft bovenaan 5 KPI’s:

Naast de KPI’s is er ook nog een tabel weergave van de mutaties (links onder) en een taartdiagram met de verhouding tussen gepubliceerd en ongepubliceerd.

Op de pagina vacature historie data is de rauwe data van alle vacature historie te vinden. In de tabel vind je velden die horen bij de publicatie historie van je vacatures. Bovenaan de pagina zijn 5 KPI’s te zien. Van links naar rechts: Unieke vacatures, aantal mutaties, gepubliceerd, ongepubliceerd, gearchiveerd.

De onderliggende data kun je filteren via de trechter en exporteren naar Excel door middel van de drie punten rechts bovenin.

Op de pagina feedback details staat een overzicht van de te geven- en gevraagde beoordelingen. De pagina is opgedeeld in 3 kolommen met een tabel met daarboven bijhorende verschillende KPI’s: aangevraagde feedback, feedback deels voltooid en de gemiddelde responstijd van beoordelaars.

De onderliggende data kun je filteren via de trechter en exporteren naar Excel door middel van de drie punten rechts bovenin.

De pagina feedback data bevat de achterliggende data van de feedback details pagina. In de tabel staat alle gegeven feedback met daarbij welke kandidaat, vacature en beoordelaar bij de aanvraag horen. Bovenin de pagina staan nog twee KPI’s, de eerste KPI gaat over het aantal feedback ‘aantal beoordelingen’ die zijn aangevraagd en de tweede gaat over het aantal kandidaten waarvan feedback is opgevraagd.

De onderliggende data kun je filteren via de trechter en exporteren naar Excel door middel van de drie punten rechts bovenin.

De pagina preselectievragen data bevat de data van de preselectievragen die zijn toegevoegd aan het sollicitatieformulier. De pagina geeft een overzicht van alle beantwoorde preselectie vragen je kandidaten hebben beantwoord. Bovenaan de pagina staan twee KPI’s: het aantal antwoorden en aantal kandidaten die antwoord hebben gegeven op de preselectie vragen.

De onderliggende data kun je filteren via de trechter en exporteren naar Excel door middel van de drie punten rechts bovenin.

De laatste pagina van het dashboard is de pagina Google Analytics. Klanten kunnen hun werken-bij website laten aansluiten zodat ze in HROffice inzichten van Google Analytics verkrijgen over het aantal bezoeken, apparaat gebruik en de herkomst van sollicitaties. Het dashboard is in vier blokken opgedeeld met elk blok een eigen invulling over de werken-bij pagina. Bovenin de pagina staat aan de linker kant een datum filter selectie. Hierdoor is het mogelijk om de data te filteren op basis van een periode of een datum bereik. Door de knoppen kan de manier van selectie gewijzigd worden. Rechts bovenin staat informatie over de tijdigheid van de data, de huidige geselecteerde periode en de voorgaande periode, ook wel vergelijkingsperiode. Alle vergelijkingen en waardes die je ziet in het dashboard zijn op basis van de periodes die hier worden weergegeven.

Het blok linksboven bestaat uit een aantal KPI’s die in verband met elkaar staan. Op de bovenste rij van dit blok zijn de KPI’s: Bezoeken website, Sollicitaties, Sollicitatieratio terug te vinden. Goed om te weten is dat het hier gaat om bezoeken en niet bezoekers. Een unieke bezoeker identificeren met Google Analytics is lastig en onbetrouwbaar, terwijl een bezoek altijd uniek is. Een bezoek afzetten tegen een sollicitatie is daarom een goede pijler voor het sollicitatieratio. Hoeveel sollicitaties zijn er ten opzichte van het aantal bezoeken.

Op de tweede rij, van hetzelfde KPI blok, staan paginaweergaven, weergaven vacaturepagina’s en weergaven sollicitatiepagina’s. Deze kunnen per vacature of sollicitatiepagina worden gemeten.

Het blok rechtsboven geeft een verdeling van het aantal bezoeken en sollicitaties per apparaat weer. De categorieën zijn Desktop, Mobiel en Tablet.

Het blok linksonder bestaat uit tabellen met statistieken over campagnes of vacatures. Middels de knoppen kan gewisseld worden tussen campagnes en vacatures.

Rechtsonder is een visuele weergave gemaakt van de herkomst van sollicitaties en bezoeken. Zo kan geïdentificeerd worden vanuit welke bronnen de meeste sollicitaties of bezoeken komen. Ook in dit blok is het mogelijk om te wisselen tussen sollicitaties en bezoeken middels de buttons bovenin het blok.