Om te zorgen voor betrouwbare communicatie tussen u en kandidaten (bijvoorbeeld uitnodigingen, interviewbevestigingen en statusupdates), moet uw domein worden geauthenticeerd. Dit helpt ontvangende mailsystemen om e‑mails die namens uw domein worden verzonden te vertrouwen en verkleint de kans dat berichten in de spam terechtkomen.
Belangrijke deadline (1 juni 2026)
Na 1 juni 2026 is het verplicht dat uw domein correct is geauthenticeerd en geverifieerd om e‑mails vanuit uw eigen domein via HROffice Recruitment te kunnen blijven verzenden.
Als uw domein na 1 juni 2026 niet is geverifieerd
We blijven uw e‑mails versturen, maar om deliverability en compliance te garanderen:
Het “From”‑adres wordt gewijzigd naar: [email protected]
Uw oorspronkelijke afzenderadres (het adres dat u als “From” heeft ingesteld) wordt verplaatst naar het “Reply‑To”‑veld
Dit betekent dat kandidaten nog steeds kunnen antwoorden op uw oorspronkelijke afzenderadres, maar het zichtbare From‑adres zal niet langer uw domein zijn totdat de authenticatie is voltooid.
Als u eerder onze oude SPF/DKIM‑instellingen heeft geconfigureerd
Als u de oude SPF‑ of DKIM‑records van onze vorige mailoplossing heeft ingesteld, laat deze dan voorlopig staan. Dit zorgt voor een soepele overgang tijdens de migratie naar de nieuwe mailservice.
Wat u moet doen
Voeg drie (3) CNAME‑records toe in uw DNS.
Controleer of uw domein een DMARC‑record heeft. Zo niet, dan moet u dit aanmaken (instructies hieronder).
In alle voorbeelden moet u your‑domain.com vervangen door uw eigen domeinnaam.
Stap 1 — Voeg de vereiste CNAME‑records toe (alle 3)
1. Branded link / tracking domain (CNAME)
Type: CNAME
Host/Naam: mailhroffice.your-domain.com
Waarde/Doel: u59062550.eu.wl.sendgrid.net
2. DKIM‑record #1 (CNAME)
Type: CNAME
Host/Naam: hroffice._domainkey.your-domain.com
Waarde/Doel: hroffice.domainkey.u59062550.eu.wl.sendgrid.net
3. DKIM‑record #2 (CNAME)
Type: CNAME
Host/Naam: hroffice2._domainkey.your-domain.com
Waarde/Doel: hroffice2.domainkey.u59062550.eu.wl.sendgrid.net
Opmerkingen
Sommige DNS‑providers vragen alleen om het linkerdeel van de Host/Name (bijv. mailhroffice of hroffice._domainkey); zij voegen automatisch uw domein toe.
Als uw DNS‑provider een TTL toont, laat dan de standaardwaarde staan (aanbevolen). Als u moet kiezen: 1 uur (3600 seconden).
Gebruikt u Cloudflare, stel de CNAME‑records dan in op DNS only (niet geproxied), anders kan de verificatie mislukken.
Stap 2 — Controleer of DMARC bestaat (maak aan indien ontbrekend)
Wat u moet controleren
Recordtype: TXT
Host/Naam: _dmarc.your-domain.com
Als u al een DMARC‑record heeft
Overschrijf dit niet. Houd het bestaande DMARC‑record aan.
Als u nog geen DMARC‑record heeft
Voeg dit record toe:
Type: TXT
Host/Naam: _dmarc.your-domain.com
Waarde: v=DMARC1; p=none;
To‑do checklist (wat wij van u verwachten)
[ ] Voeg de 3 CNAME‑records toe voor your‑domain.com
[ ] Controleer of DMARC al bestaat
[ ] Voeg het DMARC‑record toe als dit ontbreekt
[ ] Laat uw bestaande (oude) SPF/DKIM‑records staan
[ ] Stuur een bevestiging naar [email protected] met:
[ ] Het domein dat u heeft bijgewerkt
[ ] Datum/tijd waarop u de DNS‑wijzigingen heeft opgeslagen
[ ] (Optioneel) Een screenshot van de aangemaakte DNS‑records
Troubleshooting (als de verificatie blijft hangen)
Veelvoorkomende oorzaken:
Er bestaat al een ander record voor dezelfde host (bijv. een A‑record waar een CNAME nodig is).
Host/Name is verkeerd ingevoerd (sommige providers voegen het domein per ongeluk dubbel toe).
Het record is aangemaakt in de verkeerde DNS‑zone.
Cloudflare‑proxy staat aan (moet DNS only zijn).
Als u problemen ondervindt, stuur ons dan een screenshot van uw aangemaakte DNS‑records — we helpen u snel verder.
Extra informatie voor uw IT‑team: wat is SendGrid?
HROffice Recruitment gebruikt SendGrid als transactional email delivery service voor systeemgegenereerde e‑mails (zoals kandidaatuitnodigingen, bevestigingen en statusupdates). Het gebruik van een gespecialiseerde maildelivery‑provider verbetert de afleverbetrouwbaarheid, stabiliteit en authenticatie over vele mailservers.
Zie hieronder het artikel met de informatie over de huidige situatie
https://support.hroffice.eu/nl/articles/84816-spf-record-instellen